دفتر کار مجازی

دفتر کار مجازی (Virtual Office) چیست؟ + مزایا و معایب

روند تحولات مشاغل مانند بسیاری موارد دیگر در دنیای امروز به سمت دیجیتال شدن پیش می‌رود. نوع دفاتر کاری نیز به همین صورت دستخوش تغییراتی بوده است. دفتر کار مجازی این امکان را می‌دهد که از هر کجا که می‌خواهیم کار کنیم و در هزینه‌های مربوط به فضای فیزیکی، مانند نگهداری و مبلمان، انرژی زیست‌محیطی و رفت‌و‌آمد‌های طولانی صرفه‌جویی کنیم.

این نوع از کار کردن پس از پندمیک کرونا به شدت مورد استقبال قرار گرفت. کار در شرایط استاندارد یک محیط اداری، به دلیل تحرکات اجتماعی و محدودیت‌های فیزیکی، با گسترش COVID-19 بسیار دشوار شد. این وضعیت باعث شد برخی از مشاغل خاص دفتر کار مجازی را به عنوان یک استراتژی بقا برای اقتصاد و حفظ معیشت خود تأسیس کنند. یک دفتر کار مجازی می‌تواند راهی عالی برای بهره‌مندی از مزایای داشتن دفتر فیزیکی بدون اجاره یا خرید فضای فیزیکی باشد. در این مطلب به این خواهیم پرداخت که ماهیت دفاتر مجازی، مزایا و معایب آنها و نحوه راه‌اندازی آن‌ها چیست.

دفتر کار مجازی چیست؟

طبق تعریف Messenger and Gschwind (2016) اصطلاح دفتر مجازی به فضای اداری اشاره دارد که کارکنان می توانند از طریق ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) برای کار از راه دور به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.

پیدایش دفاتر مجازی

اگر‌چه هنوز این شیوه کار مدرن به نظر می‌رسد، اما مفهوم جدیدی نیست و سالهاست که وجود دارد! شاید اولین دفتر خدمات مجازی می‌تواند به سال 1966 برگردد، که شرکت Fegen Lawsuits خدمات منشی، مرکز تماس و پذیرش را به مشاغل مجازی ارائه می‌داد.

با این وجود، اصطلاح «دفتر مجازی» اولین بار در اواخر دهه 1990 توسط تیموتی فریس، نویسنده «هفته کار چهار ساعته» ابداع شد. فریس در کتاب خود آن را چنین توصیف کرد:

روشی جدید برای کسب‌و‌کار که از جدیدترین فناوری‌ها بهره می‌برد و به افراد اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر کجا که می‌خواهند کار کنند.

پس از انتشار کتاب فریس، فضای کاری مجازی محبوبیت بیشتری پیدا کرد. در سال 2006، حدود 30000 فضای کاری مجازی در سراسر جهان وجود داشت و تا سال 2016، این تعداد به بیش از یک میلیون رسید. این روند همواره رشدی صعودی داشته و روالی که برای آن پیش‌بینی می‌شود نیز رو به رشد است.

دفتر کار مجازی

دلایل اصلی رشد دفاتر کار مجازی

مانند هر چیز دیگر، چند دلیل برای یک رشد مداوم وجود دارد که در کنار هم موثر واقع شده‌اند، ولی شاید مهم‌ترین دلایل موارد زیر باشند:

1) در سال‌های اخیر تعداد فریلنسرها و مشاغل انفرادی به شدت افزایش یافته است.

2) رشد فناوری، کار از راه دور را از همیشه آسان‌تر کرده است.

3) اقتصاد دیجیتالی منجر به کاهش تعداد کارکنان تمام وقت شده است.

همه این عوامل به محبوبیت روزافزون فضاهای کاری مجازی کمک کرده است. این فضاها به ویژه برای کسب و کارهای کوچک و استارت آپ ها محبوب‌تر هم شده‌اند، زیرا مقرون به صرفه هستند و انعطاف پذیری بالایی را ارائه می‌دهند که فضاهای اداری استاندارد نمی‌توانند با آن رقابت کنند.

اولین دفتر خدمات مجازی می‌تواند به سال 1966 برگردد، که شرکت Fegen Lawsuits خدمات منشی، مرکز تماس و پذیرش را به مشاغل مجازی ارائه می‌داد.

مزایای یک دفتر مجازی

کار اصلی یک دفتر کار مجازی این است که تیم را حتی اگر از نظر فیزیکی از یکدیگر دور باشند به هم نزدیک و در ارتباط نگه دارد. مزایای متعددی وجود دارد که می توان از این شیوه برای کار به دست آورد. برخی از مهمترین آنها در زیر ذکر شده است:

1) حرفه ای بودن

کسب‌وکار‌هایی که مکان فیزیکی ندارند، برای اینکه بتوانند همچنان در بازار رقابتی امروز بمانند، باید درجاتی از حرفه‌ای بودن آدرس کسب‌وکار خود را حفظ کنند. برای حفظ این حرفه‌ای بودن نمی‌توان مشتریان و مخاطبان بالقوه‌تان را آگاه کنید که از روی مبل خانه یا یک میز کامپیوتر کوچک در اتاق خود کار می‌کنید. چیزی که از استفاده از آدرس منزلتان به عنوان آدرس کسب و کارتان بدتر است، استفاده از صندوق پستی است. هنگامی که مشتریان بالقوه این نوع آدرس‌ها را می‌بینند، ممکن است در مورد هویت و قانونی بودن شما احساس نگرانی کنند.

دفاتر کار مجازی یک آدرس معتبر در اختیار شما قرار می دهد، که وجهه کسب‌و‌کار شما را ارتقا می‌دهد و به مشتریان این آگاهی را می‌دهد که متوجه شوند کار خود را جدی می‌گیرید.

2) پس انداز کنید

مزیت بسیار مهم دیگر، صرفه‌جویی بسیار زیاد در هزینه عدم پرداخت اجاره برای فضای اداری فیزیکی است. همچنین سایر هزینه های مرتبط با یک دفتر سنتی مانند تجهیز آن و خرید تجهیزات اداری و غیره نیز بسیار کاهش یافته یا حذف می‌شوند. داشتن یک دفتر مجازی نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری می‌شود، بلکه باعث صرفه جویی در وقت و هزینه برای رفت و آمد هر‌روزه به دفتر می‌شود. اگر 2 ساعت در روز را صرف رفت‌و‌آمد می‌کنید، این نشان‌دهنده‌ی 10 ساعت در هفته است که می‌توانستید روی کسب و کار خود درآمد کسب کنید.

3) کاهش ریسک

سومین مزیت بزرگ داشتن یک دفتر کار مجازی، کاهش ریسک راه‌اندازی کسب و کار کوچک است. عدم نیاز به تمام هزینه‌های اثاثیه و تجهیزات اداری به این معنی است که شما تعهدات غیر عملیاتی کمتری دارید. اگر کسب و کار کوچک شما بخواهد در بازار‌های دیگری گسترش یابد نیز، به راحتی می‌توانید راه‌حل دفتر مجازی ارزان قیمت را در بازار دیگری راه اندازی کنید و به این صورت ظاهراً در آن بازار حضور فیزیکی دارید.

4) انعطاف پذیری

یکی از مزایای دیگر این است که شما انعطاف پذیری لازم برای کار در هر زمان که برای شما راحت است، در هر کجا که هستید را دارید. شما همچنین می‌توانید وظایف عادی کاری خود را بدون اینکه تمام روز در یک دفتر کار محبوس باشید از خانه، سفر یا در جاده انجام دهید. این امر به ویژه اگر از راه حل دفتر مجازی VoIP استفاده می‌کنید، که به شما یک برنامه می‌دهد که در هر نقطه از جهان قابل دسترسی باشد، بیشتر صادق است.

هنگامی که دفتر مجازی خود را در یک مرکز تجاری اداری دارید، در صورت نیاز به ملاقات حضوری با مشتریان یا همکاران، می توانید به اتاق‌های جلسه دسترسی داشته باشید. شما همچنین به دستگاه های فتوکپی با هزینه بسیار کم برای هر نسخه و همچنین فکس های دریافتی به صورت رایگان دسترسی دارید.

5) خدمات پست الکترونیکی

مشتریان بعضی دفاتر مجازی از مزیت استفاده از برنامه خدمات پست الکترونیکی هم استفاده می‌کنند، تا در مواقعی که مشتریان نیاز به ارسال نامه برای شرکت دارند، این آدرس به آنها داده شود. پس از ارسال، دفاتر کار مجازی نامه ها و فکس های داخلی و بین المللی را به آدرس منزل یا هر آدرس دیگری که داده می‌شود ارسال می‌کنند.

6) پیام تلفنی و خدمات پستی

با برخی دفاتر مجازی، شما می‌توانید خدمات پاسخگویی تلفنی را هم در اختیار داشته باشید.به صورت 24 ساعته و در 7 روز هفته پاسخگوی تلفن دیجیتال دریافت خواهید کرد و تماس‌های ورودی نامحدودی خواهید داشت.

با داشتن یک شماره تلفن اختصاصی تجاری می‌توانید تماس های شخصی و حرفه‌ای خود را بدون نیاز به تلفن ثابت اداری فیزیکی جدا کنید. همچنین مطمئن خواهید شد که به همه تماس‌های مهم کاری شما همیشه پاسخ داده می‌شود.

7) دسترسی بهتر به استعدادها

دفاتر مجازی همچنین به شما این امکان را می‌دهند که کارمندانی را از هر کجای دنیا استخدام کنید و به شبکه حرفه‌ای جهانی بپیوندید. این بدان معناست که شما بدون توجه به موقعیت مکانی می توانید بهترین استعدادها را برای کسب و کار خود بیابید و جذب کنید.

معایب استفاده از دفتر کار مجازی و منشی مجازی

معایب دفاتر مجازی

از بسیاری جهات، دفاتر مجازی شیوه کار ما را بهبود بخشیده‌اند، اما مانند هر چیز دیگر در دنیا، هیچ چیز نمی‌تواند 100% کامل باشد. پس بهتر است معایب دفاتر مجازی را هم بررسی کنیم تا بتوانیم با چشمی باز‌تر تصمیم بگیریم که آیا برای ما نیز گزینه مناسبی است یا نه.

1) نیاز به یک مکان فیزیکی برای تکمیل کار

در کسب‌وکار‌هایی که از دفاتر مجازی استفاده می‌کنند، کارکنان کار خود را از مکان‌های مختلف انجام می‌دهند. اساساً، هیچ دفتری وجود ندارد که کارمندان بتوانند به همکاران و مشتریان گزارش دهند یا با آنها ملاقات کنند. بنابراین، برای مشاغلی که نیاز به فضای فیزیکی و تعاملات حضوری روزانه برای انجام کار دارند، ممکن است یک دفتر کار مجازی بهترین راه حل نباشد.

2) عدم تعامل اجتماعی حضوری

برخی بر این باورند که یک نقطه ضعف کار در دفتر مجازی عدم تعامل اجتماعی بین کارمندان است. در حالی که برخی به راحتی این موضوع را نادیده می گیرند. به ویژه برای برون‌گراهایی که در تعامل انسانی پیشرفت می‌کنند، می‌تواند این عدم حضور در اجتماع دشوار باشد. مگر اینکه کارمند از یک کتابخانه یا یک کافه یا هر فضای دیگری استفاده کند تا این تعامل اجتماعی را به دست آورد.

3) نداشتن انگیزه

یکی دیگر از معایب کار در یک دفتر مجازی، حواس‌پرتی و بی‌انگیزگی است. زیرا گاهی اوقات باعث کاهش روحیه و بهره‌وری می شود. برای فردی که دارای مسائل مربوط به انضباط شخصی است و بهترین کار را با نظارت مداوم انجام می‌دهد، دفتر مجازی می‌تواند باعث بی انگیزگی شود.

4) چالش ارتباطات

مشکلات ارتباطی بین کارمندان را می‌توان به عنوان نقطه ضعف یک دفتر مجازی دانست. برقراری ارتباط از طریق ایمیل، پیامک، رسانه‌های اجتماعی یا حتی کنفرانس از راه دور مانند مکالمات حضوری نیست. این به این دلیل است که اغلب ما ممکن است سرنخ‌های غیرکلامی ظریف را در ارتباطات نوشتاری از دست بدهیم. این مورد می‌تواند منجر به ارتباط ضعیف یا تفسیر نادرست نظرات یا یادداشت‌های فرد شود، اما زمانی که کارکنان از این مشکلات آگاه شوند (یا حداقل به ارتباطات غیرکلامی عادت کنند) این موضوع کمتر موجب مشکل خواهد شد.

اصطلاح «دفتر مجازی» اولین بار در اواخر دهه 1990 توسط تیموتی فریس، نویسنده «هفته کار چهار ساعته» ابداع شد. فریس در کتاب خود آن را چنین توصیف کرد: «روشی جدید برای کسب‌و‌کار که از جدیدترین فناوری‌ها بهره می‌برد و به افراد اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر کجا که می‌خواهند کار کنند.»

راه اندازی دفتر مجازی خودتان

اکنون که به این موضوع پرداختیم که دفاتر مجازی چیست و مزایا و معایب آنها چه چیز‌هایی می‌تواند باشد، می‌توانیم بهتر تصمیم بگیریم. اگر علاقه‌مند به راه‌اندازی دفتر مجازی برای کسب‌و‌کار خود هستید، چند کار اصلی برای انجام دادن دارید:

1) یک استراتژی درست داشته باشید

قبل از راه اندازی یک دفتر مجازی، باید یک استراتژی داشته باشید. اولین قدم این است که اهداف خود را بشناسید. با داشتن دفتر مجازی امیدوار به داشتن چه چیزی هستید؟ هنگامی که اهداف خود را شناختید، می توانید شروع به تنظیم یک برنامه کنید.

باید تصمیم بگیرید که به چه نوع فضایی نیاز دارید، به چه نوع تجهیزاتی نیاز دارید و چگونه فضای کاری مجازی خود را مدیریت خواهید کرد. همچنین باید در نظر بگیرید که چگونه دفتر مجازی خود را معرفی کنید و آن را به مشتریان بالقوه جذاب نشان دهید. یکی از مهم‌ترین بخش‌های دفتر کار مجازی، داشتن یک «مرکز تماس» حرفه‌ای است. بنابراین در این مسیر نیاز به دانش کافی برای راه‌ اندازی مرکز تماس نیز خواهید داشت.

2) خدمات مورد نیاز خود را انتخاب کنید

آیا به اتاق جلسه یا توان برقراری تماس تلفنی نیاز دارید؟ آیا برای انجام برخی کارها به یک دفتر خصوصی نیاز دارید؟ یا فقط به آدرس کسب و کار نیاز دارید؟ هنگامی که بدانید به چه خدماتی نیاز دارید، می توانید به دنبال ارائه دهندگان دفتر کار مجازی باشید که بهترین انتخاب برای شما هستند.

3) یک شرکت ارائه دهنده مسئول انتخاب کنید

شاید شرکت های اداری مجازی زیادی برای انتخاب وجود داشته باشند، ولی مهم این است که خدمات‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که مسئولیت پذیر بوده و شهرت خوبی داشته باشد. کمی تحقیق کنید و بررسی های آنلاین را بخوانید تا ایده بگیرید که کدام ارائه‌دهندگان برای شما بهترین هستند. هنگامی که انتخاب‌های خود را محدود کردید، با هر ارائه‌دهنده تماس بگیرید و در مورد خدمات آنها سؤال بپرسید.

4) آدرس کسب و کار خود را انتخاب کنید

آدرس کسب و کار شما چیزی بیش از یک مکان برای شرکت شما است. این آدرس همچنین نشان دهنده برند شما و استاندارد‌هایی است که بر پایه آن کار می‌کنید.

با آدرس کسب و کار خود، نه تنها یک دفتر مجازی راه اندازی می کنید، بلکه به مشتریان و مخاطبان خود مکانی می دهید تا شما را پیدا کنند. و از آنجایی که آدرس کسب و کار شما مجازی است، می توانید آن را در هر شهر یا فضایی که انتخاب می‌کنید داشته باشید.

5) ابزارهای مناسب را بخواهید

شما باید ابزار مناسبی برای مدیریت دفتر کار مجازی خود داشته باشید. باید بتوانید با تیم خود ارتباط برقرار کنید، فایل ها را به اشتراک بگذارید و سازماندهی کنید. تلفن و فکس‌های خود را دریافت کنید و تمام ابزاری که نیاز دارید در دسترس داشته باشید.

6) دفتر مجازی خود را تبلیغ کنید

از آنجایی که اینترنت فضای وسیعی است، می توانید از آن برای تبلیغ فضای کاری مجازی خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که آدرس دفتر کار مجازی خود را در وب سایت و در امضای ایمیل خود وارد کرده‌اید. همچنین می‌توانید عکس‌ها و فیلم‌های فضای اداری مجازی خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

منشی مجازی و دفتر کار مجازی

دفتر کار مجازی یا واقعی؟ مسئله این است!

به طور کلی، دفاتر مجازی یک راه عالی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف پذیری برای کسب و کار شما هستند. قبل از راه اندازی، تحقیق خود را در مورد بهترین بسته‌های دفتر مجازی انجام دهید، یک استراتژی ایجاد کنید و خود را با ابزارهای مناسب تجهیز کنید تا اطمینان حاصل کنید که دفتر مجازی شما موفق است.

داشتن شیوه‌های مناسب، به شما کمک می‌کند تا معایب دفاتر مجازی را به حداقل برسانید. ارتباط خوب، نقشی حیاتی در درگیر نگه داشتن کارکنان و با انگیزه نگه داشتن آنها دارد. برای غلبه بر موانع حضور نداشتن اعضای تیم، مهم است که مطمئن شوید که کار خوب را تشخیص می‌دهید، اعتماد، صداقت و شفافیت را با همه کارمندان ایجاد می‌کنید و همچنین نیرو‌های فعال و با‌انگیزه را تشویق می‌کنید.

خوشبختانه ابزارها و استراتژی‌های زیادی هم وجود دارد که می‌توانید برای موفقیت در یک تیم مجازی و مقابله با این چالش‌ها استفاده کنید. استفاده از اتاق‌های جلسات مجازی هم نه تنها به شما کمک می‌کند تا از هرگونه سوء تفاهم جلوگیری کنید، بلکه بهره‌وری شما را نیز افزایش می‌دهد. هنگامی که در یک تیم مجازی کار می‌کنید، مهم است که تلاش بیشتری برای بهبود روابط انجام دهید. شرکت‌ها باید فرهنگ مجازی خود را ارزیابی کنند و استراتژی‌هایی را اجرا کنند تا این فرهنگ را سرگرم‌کننده‌تر ولذت‌بخش‌تر کنند.

بخش مهمی از برقراری روابط با هم تیمی‌ها کمک به ایجاد و حفظ اعتماد است. آنچه از تیم خود انتظار دارید را به وضوح بیان کنید. ابزارهایی را که برای موفقیت نیاز دارند در اختیار آنها قرار دهید و مطمئن شوید که هر کاری از دستتان بر می آید برای کمک به پیشرفت آنها انجام می‌دهید.

سانترال پاناسونیک

سانترال پاناسونیک (Panasonic) + مزایا و معایب

در حالی که امروز ارتباطات مهم‌ترین نقش را در دنیای پر رقابت کسب‌و‌کار‌ها دارد، توجه به شیوه‌های ارتباطی و روش‌ها و تکنولوژی‌های مرتبط با آن، نقش مهمی را در موفقیت تجاری بازی می‌کند. ارتباط و تماس از طریق تلفن هم به عنوان یکی از شیوه‌های سنتی ارتباطی، همچنان مورد توجه است، ولی با توجه به نیاز‌های جدید و رو به رشد مشتریان و کسب و کار‌ها، پیشرفت‌هایی داشته و دستخوش تغییراتی بوده است. تلفن‌های ساده، سانترال پاناسونیک و سیستم تلفن تحت شبکه همگی تا کنون تلاش در بهبود شرایط داشته و نقشی را در این نوع از ارتباطات داشته‌اند.

سانترال پاناسونیک چیست؟

دستگاه سانترال در تعریف کلی نوعی از تجهیزات مخابراتی است که از طریق اتصال به خطوط تلفن شهری، امکان استفاده از یک یا چند خط را برای کارمندان سازمان فراهم می آورد. در گذشته محدودیت‌های مخابراتی به گونه‌ای بوده اند که برای هر شخص پاسخگو باید تلفن و خط تلفن جداگانه قرار داده می‌شد، و امکان استفاده از خطوط برای کل سازمان وجود نداشت.

با وجود سانترال، برای برقراری تماس‌ها نیاز به خرید چندین خط مختلف نبوده و با اتصال خطوط شهری به سانترال استفاده آنها برای تمام سازمان مهیا شد. برند ژاپنی پاناسونیک چنان مورد استقبال و همگانی شد که نام آن با سانترال تلفنی گره خورد. به گونه‌ای که مرکز‌تماس‌های سنتی به نام سانترال پاناسونیک شناخته شده اند.

یکی از دلایل فراگیری این برند هم در دسترس بودن آن، وجود نمایندگی‌های فنی و تجهیزات با کیفیت ژاپنی آن و پایداری آنها بود. با توجه به شرایط سیاسی ایران نیز این تامین از شرق ممکن‌تر می‌نمود. سانترال مانند یک شبکه خصوصی تلفن است که نقش مخابرات را بازی می‌کند. شرکت‌ها از سانترال برای مدیریت خطوط تلفن داخلی و تماس‌های خود استفاده می‌کنند و ارتباط افراد درون شرکت و به صورت داخلی با یکدیگر نیز از همین طریق فراهم می‌شود.

حالا با این اطلاعات می‌توانیم جلوتر برویم و کمی درمورد مزایا و معایب سانترال پاناسونیک صحبت کنیم.

نقش و کاربرد مرکز تلفن پاناسونیک

سانترال به‌عنوان مغز سیستم تلفنی هرروزه و با رشد تکنولوژی‌های روز در حال پیشرفت است. بهره‌گیری از این فناوری باعث می‌شود تا ارتباطات به سمت رشد کسب وکار‌ها پیش بروند. مرکز تلفن پاناسونیک نیز به عنوان نسلی از این روند، نقش خود را در ارتباطات تجاری بازی کرده است.با استفاده از سانترال می‌توان تماس‌های ورودی را ساماندهی  کرد و از مواردی نظیر کاهش هزینه‌های جانبی، کاهش نیاز به نیروی انسانی ، سهولت بیشتر و اطمینان از پایداری استفاده کرد.

مزایای سانترال پاناسونیک

تعدادی از مزایای سانترال پاناسونیک

اصلی‌ترین کاربرد سانترال پاناسونیک  ساماندهی خطوط تلفن است اما  موارد زیر را نیز هرگز نمی‌توان نادیده گرفت:

1) تعریف داخلی و مکالمات بین داخلی‌ها به صورت رایگان و ساده

در سانترال پاناسونیک امکان تعریف و تخصیص داخلی وجود دارد. به این ترتیب با ایجاد خطوط داخلی ، کاربران از طریق داخلی به یکدیگر متصل می‌شوند. در واقع هر کاربر که نیاز به تلفن دارد، شماره داخلی مختص به خود را دارد، و افراد با گرفتن این شماره داخلی موفق به برقراری تماس می‌شوند.هر کاربر می‌تواند به تعداد مورد نیاز داخلی داشته باشد و تماس‌های داخلی نیز بدون هزینه در سازمان انجام می‌شوند.

2) استفاده از خطوط به صورت مشترک

مرکز تلفن پاناسونیک این توانایی را می‌دهد که از خطوط متفاوت شهری بطور همزمان استفاده شود. در واقع تعداد داخلی‌های تعریف شده بیشتر از تعداد خطوط شهری هستند و زمانی که یک داخلی مشغول باشد، شخص آزاد دیگر می‌تواند پاسخگو باشد و به صورت مشترک از سانترال استفاده کرد. این تعداد بسته به ظرفیت سانترال مشخص و قابل تعریف است. مثلا یک سانترال پاناسونیک کم ظرفیت که به اصطلاح 3 به 8 نامیده می‌شود، قابلیت اتصال سه خط شهری و تعریف هشت داخلی خواهد داشت.

3) منشی تلفنی

یک مزیت دیگر سانترال، منشی تلفنی یا تلفن گویا است. به جای اینکه شخص تماس‌ها را پاسخ داده و به مقاصد مورد‌نظر وصل کند، این کار توسط سانترال انجام می‌شود. در واقع فردی که با شماره شرکت تماس می‌گیرد توسط یک پیام خودکار ضبط شده که قبلا بر اساس سناریوی مشخص نوشته شده است، به بخش‌های مختلف هدایت می‌شود، و با فشردن دکمه به مقصد خود انتقال می‌یابد. در ضمن این امکان بدست می‌آید که در زمان عدم حضور نمایندگان و اپراتور‌ها، مشتریان پیام گذاشته و یا پاسخ سوالات از متداول را به صورت خودکار بشنوند.

4) محدود کردن و نظارت تماس‌ها و خطوط

بخشی از هزینه‌ها و عدم تمرکز کاری مربوط به تماس‌های ضروری برخی بخش‌های سازمان است. با استفاده از سانترال پاناسونیک، می‌توان بر خطوط و داخلی‌ها نظارت و برنامه‌ریزی داشت، و در صورت لزوم محدودیت‌هایی نیز اعمال کرد. به‌عنوان مثال شاید شماره‌گیری خطوط خارج از کشور برای بیشتر بخش‌های شرکت غیر‌لازم باشد، و یا برخی بخش‌ها صرفا نیاز دارند تا تماس‌های داخلی دریافت کنند، و موارد دیگر که هیچ کس بهتر از خود شما به آنها واقف نیست.

5) انتظار پشت خطوط، انتقال تماس، تعریف گروه و…

سانترال در خیلی از موارد  به شما کمک می کند تا با تماس تلفنی راحت‌تر برخورد کنید. گروه‌هایی تعریف کنید که با هم زنگ بخورند، از داخلی‌های دیگر خط خود را پاسخ دهید، تماس را به داخلی دیگر منتقل کنید، و امکانات دیگری که در مدیریت تماس به شما کمک می‌کند.

معایب سانترال پاناسونیک

معایبی از سانترال پاناسونیک

همانطور که گفته شد در ادامه نسل‌های مرکز تلفن، سانترال پاناسونیک پله جذابی بود که سودمندی‌هایی را در اختیار کاربران خود قرار داد. ولی حالا که به کمک تکنولوژی و ورود دیجیتال به زندگی امروز پیش رفته ایم، می‌توانیم در مورد معایب این سیستم نیز به چشمی باز‌تر نگاه کنیم. هر‌چند طی سالیان گذشته پاناسونیک نیز سعی به به‌روز‌رسانی سیستم های تلفنی و ورود به دنیای دیجیتال داشته است، اما هنوز هم بیشترتجهیزات آنالوگ این برند مورد استفاده قرار می گیرد.

1) وابستگی به یک برند

وقتی از سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنید درنظر داشته باشید که این تنها برندی است که باید برای اجزای سیستم هم از آن استفاده کنید. این مرکز تلفن امکان استفاده از برند‌های دیگر را جز پاناسشونیک برای گوشی‌های تلفن یا سایر ماژول‌ها نمی‌دهد

2) انجام تنظیمات ساده، فقط با حضور فیزیکی

در مورد سانترال پاناسونیک انجام هرگونه تغییرات جزیی در سیستم تنها با حضور فیزیکی در محل ممکن است. نیاز به حضور کارشناس فنی برای اعمال تغییرات جزیی مانند دایورت تماس یا تغییر سناریوی تلفن گویا چیزی است که نه تنها پویایی سیستم را پایین آورده، بلکه به صرف هزینه و وابستگی منجر می‌شود.

3) مشکلات سیم‌کشی

در گذشته دستگاه‌های تلفن نیاز به سیم‌کشی ثابت داشتند و از این رو محدودیت‌های بسیاری نیز وجود داشت. امروزه با گسترش استفاده شبکه و پیشرفت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، این نیاز مرتفع شده و برای داشتن سیستم تلفنی الزامی به سیم‌کشی وجود ندارد. در مورد مرکز تلفن پاناسونیک همچنان این محدودیت وجود دارد، و سیم‌کشی دستگاه‌های تلفن علاوه بر تهدید منابع مس و آسیب به محیط زیست، هزینه‌های سیم‌کشی، نگهداری، پرت کردن فضا و غیره را نیز به همراه دارد.

4) هزینه بالا

در مورد سانترال‌های پاناسونیک، برای اعمال هر تغییر کوچک و ارتقای سیستم، نیاز به خرید لایسنس جدید به وجود می‌آید که شامل هزینه‌های بالای دلاری خواهد بود. ماهیت این سانترال‌های سنتی امکانات محدود و حداقلی است، با این حال همین تغییرات اندک هزینههای از پیش تعیین نشده‌ای را متوجه شما خواهد کرد. از طرفی، به دلیل مشکلات واردات قانونی تلفن های سانترال پاناسونیک به ایران،  بسیاری از تجهیزات این شرکت با واسطه و با قیمت‌های غیرواقعی وارد و فروخته می‌شوند.

توقف تولید سانترال پاناسونیک

توقف تولید سانترال پاناسونیک

از سال 2019 میلادی که ویروس کووید شروع به شیوع کرد و به مرحله پندمیک رسید، دید سازمانی نیز در کنار بسیاری از موارد دیگر تغییرات بسیاری کرده و دستخوش بازبینی‌هایی شد. به این ترتیب تمایل به استفاده از سیستم‌های تحت شبکه بیش از پیش افزایش کرد و مهاجرت به سرویس‌های مبتنی بر ابر مثل مرکز تلفن ابری با سرعت افزایش یافت.

به این ترتیب بود که سهام شرکت‌هایی مانند Zoom یا Team شتاب صعودی بالایی پیدا کرده و بعضی مشاغل نیز تصمیم به تعدیل یا تعطیلی کامل گرفتند.

در پایان سال 2020 زمانی که شایعه توقف محصولات سیستم‌تلفنی پاناسونیک نیز به شدت قوت یافته بود، رئیس واحد بازرگانیِ ارتباطات تجاری پاناسونیک اعلام کرد که تولید این محصولات به زودی پایان خواهند یافت. قطعا با توجه به فراگیری گسترده سانترال پاناسونیک، توقف ساخت این محصولات به یک باره مقدور نبوده و تمهیداتی نیز جهت پشتیبانی و تامین قطعات آن گرفته شد.

در زیر به دلایلی که برای توقف تولید سانترال پاناسونیک (لیست محصولات متوقف‌شده) آورده شد، به صورت تیتروار اشاره می‌کنیم:

  • کاهش تقاضای خرید و تمایل به استفاده از سرویس‌های ابری
  • عدم تطابق تکنولوژیکی بین منابع موجود، نیاز‌های بازار و روند آینده بازار
  • عقب ماندن از رقابت تحقیق و توسعه بازار
  • کاهش درآمد و منابع مالی
  • تغییر جهت سریع بازار به سمت محصولاتی مانند زوم، با توجه به همه‌گیری ویروس کرونا

آینده ادامه دارد

نقش ارتباطات در بازار کار همچنان رو به افزایش است و تکنولوژی نیز در خدمت تقویت آن قدم بر‌می‌دارد. ارتباطات تلفنی نیز که زمانی سانترال پاناسونیک هم نقش بزرگی در کیفیت آن داشت، به مسیر خود ادامه می‌دهد تا به هر شکل و فرمی به کسب‌و‌کارها برای بهبود فعالیت آنها کمک کند.

امروزه ویپ با فناوری مرکز تلفن تحت شبکه سعی کرده تمام مشکلات پیش از خود را از میان بردارد و با کمک سرویس‌های ابری تمام نیاز بازار را پوشش دهد. چیزی که اهمیت دارد این است که در زمان درست و با اطلاع کامل از نیاز‌های کسب‌و‌کار خود بهترین انتخاب را برای پیشی گرفتن در بازار پر رقابت امروز انتخاب کنیم، و بتوانیم به بهترین شکل از ارتباطات در راستای توسعه فعالیت خود استفاده کنیم.