تلفن گویا چیست؟ مزایا و کاربرد سیستم IVR
شایدبدانید تلفن گویا چیست؟ تلفن گویا یا منشی دیجیتال تماس‌گیرنده را به مقصد موردنظر هدایت می‌کند و IVR به‌صورت شبانه‌روزی پاسخگویی می‌کند. برقراری ارتباط با مشتریان به بهترین شکل ممکن برای ارائه خدمات و محصولات مهم‌ترین ویژگی است که هر کسب‌و‌کاری باید به آن بپردازد. سیستم تلفن گویا با پیشرفت تکنولوژی و فناوری در دل کسبوکارها نفوذ کرده است و جای سیستم تلفنی سنتی را گرفته است.
درست است که امروزه تماس‌های صوتی از طریق برنامه‌های مختلف مثل واتساپ و تلگرام به‌راحتی امکان‌پذیر است ولی برای بسیاری از سازمان‌ها و کسبوکارها این‌گونه برقراری ارتباط اصولی به نظر نمی‌آید. استفاده از سیستم تلفن گویا یکی از پر‌کاربرد‌ترین نحوه ارتباط با مشتریان است. این منشی دیجیتال قابلیت این را دارد که کارایی و بهره‌وری سازمان را افزایش دهد و با کارآمد‌ترین تکنولوژی با تماس‌گیرنده ارتباط برقرار کند و یک خوشامدگویی دل‌چسب برای او داشته باشد.
سیستم تلفن گویا تماس‌گیرنده را به مقصد مورد‌نظرش هدایت می‌کند و در طول شبانه‌روز پاسخگویی خودکار دارد. این سیستم با این‌گونه پاسخگویی و مدیریت تماس موجب موفقیت کسبوکارها برای پشتیبانی مشتریان می‌شود. در ادامه راویستک قصد دارد درباره اینکه سیستم تلفن گویا چیست و مزایا و کاربرد آن صحبت کند.
تلفن گویا چیست؟
پاسخ صوتی تعاملی یا IVR یک ویژگی سیستم تلفن تجاری خودکار است که با تماسگیرندگان ارتباط برقرار می‌کند و با دادن گزینه‌هایی به آن‌ها از طریق منو، اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند. سپس اقداماتی را بر اساس پاسخ‌های تماس‌گیرنده از طریق صفحه‌کلید تلفن یا پاسخ صوتی آن‌ها انجام می‌دهد. تلفن گویا با توجه به انتخاب تماسگیرندگان تعیین می‌کند که اطلاعاتی را ارائه بدهد یا اگر موضوع پیچیده‌تر است آن‌ها را به یک عامل انسانی هدایت کند تا بهتر بتواند نیاز آن‌ها را برطرف کند. تلفن گویا یا IVR پیام‌های از پیش ضبط‌شده یا فناوری تبدیل متن به گفتار را به یک رابط چند فرکانس دوگانه ترکیب می‌کند تا تماسگیرندگان به‌راحتی اطلاعات را دریافت کنند.
تاریخچه تلفن گویا
در ابتدا درباره اینکه تلفن گویا چیست صحبت کردیم، در ادامه به تاریخچه آن می‌پردازیم. در سال 1936 در آزمایشگاه بل پروژه‌ای درزمینهٔ فناوری گفتار شروع شد که نتیجه آن دستگاهی به نام وادر شد. در سال 1961 سیستم بل روشی جدید شماره‌گیری طراحی کرد و در سال 1962 در نمایشگاه سیاتل از تلفنی رونمایی کرد که قادر بود کد‌های منطقه‌ای را با استفاده از فناوری DTMF شماره‌گیری کند.
در دهه 70 بااین‌وجود که استفاده از تلفن‌های گویا افزایش پیداکرده بود ولی فناوری آن پیچیده و هزینه‌بر بود و سیستم‌های تلفن گویای اولیه با واژگان کمی محدود بودند.
در اوایل دهه 80 لئون فربر وقتی‌که قیمت فناوری Hard Drive به محله به‌صرفه بودن رسید، سیستمی ارائه داد که گفتار دیجیتالی شده را بر روی دیسک ذخیره، پیام صوتی مناسب را پخش و پاسخ DTMF انسانی را پردازش کند. در اواخر دهه 90 با گسترش بیشتر فناوری شرکت‌ها برای یکپارچه‌سازی تلفن و کامپیوتر اقدام می‌کردند و تلفن گویا تبدیل به عنصر حیاتی برای گردآوری داده‌های مشتریان جهت پاسخگویی درست شد.
انواع تلفن گویا
انواع مختلفی از تلفن گویا وجود دارد که بر اساس نحوه عملکرد، ویژگی‌ها و کاربرد تقسیم می‌شوند. با توجه به اینکه می‌دانید تلفن گویا چیست، برخی از رایج‌ترین انواع تلفن گویا عبارت‌اند از:
- تلفن گویا مبتنی بر سخت‌افزار: این تلفن گویا یک دستگاه سخت‌افزاری است که به تلفن یا شبکه تلفنی متصل می‌شود. این IVR به پخش پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده می‌پردازد و تماسگیرندگان را به مسیر‌های مختلف هدایت می‌کند.
- تلفن گویا مبتنی بر نرم‌افزار: این نوع تلفن گویا یک برنامه نرم‌افزاری است که روی کامپیوتر یا سرور اجرا می‌شود. این سیستم پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده را پخش می‌کند و سپس به راهنمایی تماسگیرندگان می‌پردازد.
- تلفن گویا ابری: این نوع تلفن گویا در فضای ابری میزبانی می‌شود. این بدان معناست که نیازی به سخت‌افزار یا نرم‌افزار محلی نیست. تماسگیرندگان می‌توانند از طریق تلفن، تلفن همراه یا وب‌سایت با سیستم تماس بگیرند.
- تلفن گویا تعاملی:این تلفن گویا از تماسگیرندگان می‌خواهد تا با استفاده از صفحه‌کلید یا دکمه‌های فشاری، اقداماتی را انجام دهند. به‌عنوان‌مثال، تماسگیرندگان ممکن است بتوانند شماره داخلی را وارد کنند یا گزینه‌ای را از منوی صوتی انتخاب کنند.
- تلفن گویا هوشمند:این سیستم تلفن گویا از هوش مصنوعی برای ارائه خدمات پیشرفته مانند تشخیص گفتار و چت بات استفاده می‌کند. به‌عنوان‌مثال، تلفن گویا هوشمند ممکن است بتواند سؤالات تماسگیرندگان را درک و پاسخ دهد یا آن‌ها را به‌صورت خودکار به بخش مناسب هدایت کند.
مطالعه شود: مرکز تلفن ابری
مزایای تلفن گویا چیست؟
به طور کلی برای سازمان‌ها و نهادهایی که به صورت مستقیم و شبانه‌روزی با مشتری‌های خود در ارتباط هستند، وجود راه‌های فوری ارتباط تلفنی یکی از اهم موضوعاتی است که باید به آن توجه شود. تا کنون متوجه شدیم تلفن گویا چیست، در ادامه به بررسی مزایای تلفن گویا برای کسبوکارها می‌پردازیم:
خدمات‌رسانی بهتر به مشتریان:
در سیستم تلفن گویا با سرعت بیشتری می‌توان به مشتریان پاسخ داد و مشتریان می‌توانند پاسخ خود را با دنبال کردن دستورالعمل‌ها و انتخاب درست از لیست دریافت کنند. ای موضوع سبب می‌شود که زمان انتظار برای مشتری کاهش یابد و در زمان صرفه‌جویی شود. سیستم IVR حجم تماس‌های ورودی را از این طریق کم می‌کند و بدین ترتیب مشتریان زمان کمتری در صف انتظار می‌مانند و نتیجه آن رضایت بیشتر مشتری می‌شود.
افزایش امنیت
با توجه به اینکه می‌دانیم تلفن گویا چیست، برخی از سیستم‌های تلفن گویا از فناوری تشخیص صدا برای تأیید هویت افراد استفاده می‌کنند و یک لایه امنیتی بیشتری اضافه می‌کنند. این می‌تواند برای اطلاعات شخصی بسیار حساس، مانند امنیت اجتماعی و شماره تلفن، بررسی و اطلاعات حساب پس‌انداز و نتایج آزمایشگاهی مفید باشد.
در دسترس بودن مدام
شما می‌دانید تلفن گویا چیست و بهترین بخش در مورد تلفن گویا این است که کار کردن آن به انسان وابسته نیست. هنگامی‌که برنامه‌ریزی شد، به کار خود ادامه می‌دهد مگر اینکه پیکربندی دیگری انجام شود.
این بدان معناست که برخلاف ما انسان‌ها، نیازی به خواب یا استراحت ندارد. مشتریان حتی در نیمه‌های شب می‌توانند با شرکت شما تماس بگیرند و با استفاده از تلفن گویا و فهرست راهنما، پاسخ خود را دریافت کنند. آن‌ها حتی در روز‌های تعطیل و ساعات غیر اداری می‌توانند در خصوص خدمات شما سؤالات و مشکلات خود را بدون ارتباط مستقیم با نمایندگان شما برطرف کنند و به‌صورت نامحدود از طرف شما پشتیبانی شوند.
امکان شخصی‌سازی تماس‌ها
سیستم تلفن گویا با شخصی‌سازی کمک می‌کند تا ارتباط شما با مشتریان بهبود یابد. شما با این روش می‌توانید با در دست داشتن اطلاعات کاربری تماس‌گیرنده، سیستم پاسخگویی را بر اساس اطلاعات شخصی او تنظیم کنید و با توجه به نام آن‌ها یا اطلاعات تماسشان پاسخ را از واحد درست ارسال کنید. شما می‌توانید زبان را انتخاب کنید و گزینه‌ها را بر اساس زبان انتخابی تنظیم کنید.
ایجاد تصویر حرفه‌ای از کسبوکار
تا کنون درباره اینکه تلفن گویا چیست صحبت کردیم، سیستم تلفن گویا کمک می‌کند تا مشتریان بادید بهتری به کسبوکار شما نگاه کنند و شما به نظر آن‌ها حرفه‌ای‌تر بیایید. درگذشته IVR گران بود و زیرساخت آن سخت بود به همین دلیل اکثر مردم فکر می‌کردند سازمان‌های بزرگ فقط می‌توانند از آن استفاده کنند ولی اکنون سیستم تلفن گویا یک راه‌حل برای ارتباط درست با مشتری است که بسیار مقرون‌به‌صرفه است. شرکت‌های کوچک برای خلق تصویر ذهنی بهتر در مشتری و شرکت‌های بزرگ برای ارائه بهتر خدمات و مدیریت تماس‌ها بهتر از تلفن گویا بهره ببرند.
افزایش بازدهی و کاهش خطا
تلفن گویا برخلاف انسان مستعد اشتباه و خطا نیست و با مسیریابی درست و انتقال تماس به واحد و نماینده مرتبط موجب می‌شود که مشتری سریع پاسخ خود را دریافت کند و این‌گونه بازدهی کسبوکار افزایش پیدا می‌کند. چون سیستم تلفن گویا به واحد و افراد مرتبط متصل می‌شود در‌نتیجه امکان خطا در پاسخ و راهنمایی اشتباه کم می‌شود. در پاسخگویی سنتی انسانی که مسئول پاسخ تماس‌ها است ممکن است به مشتریان اشتباه پاسخ دهد یا به فرد یا واحد نامربوط وصل کند.
صرفه جوی در هزینه‌ها
شما می‌دانید تلفن گویا چیست و زمانی که از تلفن گویا استفاده می‌کنید دیگر نیازی به منشی نخواهد بود و بیشتر سؤالات را که نیروی انسانی پاسخ آن‌ها را می‌داد توسط این سیستم پاسخگویی می‌شود گه این موضوع باعث کاهش هزینه‌های نیروی اضافی می‌شود. درواقع تلفن گویا یک منشی با هوش مصنوعی است که مشتریان را با اطلاعات درست در زمینه‌های مرتبط پشتیبانی می‌کند. این موضوع علاوه بر کاهش هزینه جذب نیروی انسانی کمک می‌کند تا از پتانسیل افراد در واحد‌های دیگر بهره ببرید.
زمانی برای اطلاع‌رسانی‌ها
تلفن گویا بهترین ابزاری است که می‌توانید در کنار ارائه اطلاعات به تماسگیرندگان، کسب‌و‌کارتان هم به آن‌ها معرفی کنید. درواقع ممکن است با شنیدن متوجه اطلاعات و خدماتی از شما می‌شود که قبل از این اطلاعی درباره آن‌ها نداشته است. اطلاعات خاصی را می‌توانید در تلفن گویا قرار دهید مثل اطلاعات مربوط به تغییر آدرس، جشنواره یا نمایشگاه. همچنین اگر بدانید بازاریابی تلفنی چیست، این سیستم در روند ارتباط با مشتریان بسیار تاثیر‌گذار است.
قابلیت‌های تلفن گویا چیست؟
درباره اینکه تلفن گویا چیست و این سیستم چه مزایایی دارد پرداختیم. سیستم تلفن گویا قابلیت‌هایی برای کسبوکارها و سازمان‌ها دارد که از آن نباید غافل شد. در ادامه به این قابلیت‌ها می‌پردازیم:
اطلاع‌رسانی:
قابلیت اطلاع‌رسانی در تلفن گویا می‌تواند به کسبوکارها و سازمان‌ها کمک کند تا اطلاعات مهم را به‌صورت خودکار به مخاطبان خود اطلاع دهند. این اطلاع‌رسانی می‌تواند به دو صورت پویا و ایستا باشد. اطلاعات ایستا اطلاعاتی است که به‌صورت خودکار از تلفن پخش می‌شود. این قابلیت می‌تواند برای اهداف مختلفی استفاده شود ازجمله:
- اطلاع‌رسانی در مورد محصولات و خدمات جدید
- اطلاع‌رسانی در مورد رویدادهای ویژه
- اطلاع‌رسانی در مورد تغییرات در ساعات کاری
- اطلاع‌رسانی در مورد خرابی‌های خدمات
فهمیدیم تلفن گویا چیست پس نرم‌افزار تلفن گویا به بانک‌های اطلاعاتی مثل Access, SQL Server, Oracle می‌تواند متصل شود و با گرفتن کد‌های ورودی، گزارش یا متنی را به‌صورت پویا تولید کند. اطلاع‌رسانی به روش پویا مقادیر عددی، ساعت، تاریخ و وضعیت‌ها را به‌صورت هوشمند و با فرمت متنوع ارائه می‌دهد. این قابلیت می‌تواند برای اهداف مختلفی استفاده شود ازجمله:
- مانده‌حساب مشتری، گردش حساب‌ها و یا گزارش‌های مالی
- میزان مکالمات، حجم اینترنت مصرفی، تعداد پیامک‌های موفق و…
- اطلاعات تحصیلی شامل دوره‌های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
- وضعیت پرونده‌ها، نامه‌ها و مکاتبات
- اعلام وضعیت آب‌وهوا، ساعت و …
در قابلیت اطلاع‌رسانی تلفن گویا بهتر این نکات را رعایت کنید:
- پیام‌ها کوتاه، مختصر و مفید باشند.
- از زبان ساده و قابل‌فهم استفاده کنید.
- اطلاعات تماس خود را در انتهای پیام‌ها ارائه دهید.
پیشنهاد می‌شود: VOIP چیست؟
انتقال مکالمه:
این قابلیت در تلفن گویا به تماسگیرندگان این امکان را می‌دهد تا تماس خود را به واحد یا فردی دیگر منتقل کنند. انتقال مکالمه ابزاری ارزشمند برای کسبوکارها به‌حساب می‌آید و کمک می‌کند تا تماس‌ها را به‌صورت کارآمد مدیریت کنند و مطمئن شوند که تماسگیرندگان به کمک موردنیاز خود دسترسی پیدا می‌کنند.
با توجه به اینکه می‌دانیم تلفن گویا چیست، قابلیت انتقال مکالمه معمولاً به‌صورت دستی انجام می‌شود. تماس‌گیرنده به یک پیام صوتی هدایت می‌شود که به آن‌ها امکان می‌دهد بخش یا شخص موردنظر خود را انتخاب کنند. سپس، تماس به‌طور خودکار به آن بخش یا شخص منتقل می‌شود. ولی در بعضی از سیستم‌های تلفن گویا، انتقال مکالمه به‌صورت خودکار انجام می‌شود. این سیستم‌ها از هوش مصنوعی یا یادگیری ماشین برای شناسایی تماس‌های مناسب و انتقال آن‌ها استفاده می‌کنند.
صندوق صوتی
درباره اینکه تلفن گویا چیست صحبت شد، گفتنی است صندوق صوتی در تلفن گویا، یک ویژگی است که به کاربران امکان می‌دهد پیام‌های صوتی را دریافت و ذخیره کنند. با استفاده از صندوق صوتی، کاربران می‌توانند پیام‌های خود را پس از ارائه دستورات مشخص، ضبط و ذخیره کنند. سپس می‌توانند این پیام‌ها را به محضر خود بازگردانند و آن‌ها را گوش کنند. این ویژگی برای کاربرانی که در حال حاضر مشغول هستند یا قادر به پاسخگویی نیستند، بسیار مفید است. برای بهره‌وری بیشتر از این قابلیت بهتر نکات زیر را رعایت کنید:
- پیام‌های صوتی واضح و مختصر باشند.
- اطلاعات تماس خود را در انتهای پیام‌ها ارائه دهید.
- پیام‌های صوتی دریافتی را به‌طور منظم بررسی کنید.
پیام گو
سیستم پیام گو در تلفن گویا یک سیستم مبتنی بر نرم‌افزار است که به کسبوکارها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده را برای مشتریان خود ارسال کنند. با استفاده از این سرویس، کاربران می‌توانند پس از ارائه دستورات مشخص، پیام‌های خود را ضبط و ذخیره کنند. سپس می‌توانند این پیام‌ها را به محضر خود بازگردانند و آن‌ها را گوش کنند.
تلفن گویا چیست و پیام در آن چگونه فعال می‌شود؟ سیستم پیام گو در تلفن گویا معمولاً به‌صورت خودکار فعال می‌شود. هنگامی‌که تماس‌گیرنده با یک شماره تلفن که سیستم پیام گو دارد تماس می‌گیرد، پیام صوتی از پیش ضبط‌شده پخش می‌شود. این پیام صوتی می‌تواند اطلاعات مختلفی را در مورد ساعات کاری، اطلاعات تماس و پیام‌های مهم ارائه دهد.
سیستم رزرو کردن به‌صورت خودکار
این قابلیت تلفن گویا در مراکزی که سیستم رزرو کردن دارند، اجرا می‌شود. این سیستم به تماسگیرندگان این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به صحبت با یک اپراتور، یک قرار ملاقات یا نوبت رزرو کنند. سازمان‌های خدماتی مثل بیمارستان‌ها، هتل‌ها و … می‌توانند از این قابلیت بهره ببرند.
برای پیاده‌سازی سیستم رزرو خودکار در تلفن گویا بهتر است این نکات را رعایت کنید:
- منو‌های صوتی واضح و مختصر باشند.
- اطلاعات دقیق در مورد زمان‌ها و تاریخ‌های موجود ارائه دهید.
- فرآیند رزرو را ساده و آسان کنید.
- سیستم خود را به‌طور منظم آزمایش کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کند.
سیستم نظرسنجی
سیستم نظرسنجی در تلفن گویا یا Voice Survey System به معنای ساده‌تر، یک سیستم است که امکان جمع‌آوری نظرات و اطلاعات از طریق تلفن را فراهم می‌کند. این سیستم از صداهای ضبط‌شده مشتریان استفاده می‌کند تا سؤالات و نظرسنجی‌های مختلف را به‌ویژه در مورد تجربه مشتری، رضایت او و درک از محصول یا خدمات شما، انجام دهد.
با توجه به اینکه می‌دانید تلفن گویا چیست، برای پیاده‌سازی یک سیستم نظرسنجی کارآمد در تلفن گویا بهتر است این دو نکته را رعایت کنید:
- موضوعات نظرسنجی خود را مرتبط و مؤثر انتخاب کنید.
- از تماسگیرندگان بخواهید تا بازخورد خود را به‌طور کامل بیان کنند.
با استفاده از سیستم نظرسنجی در تلفن گویا، شرکت‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به رضایت مشتری را به‌صورت سریع و کارا جمع‌آوری کنند و در بهبود کیفیت محصول و خدمات خود پیشرفت کنند. همچنین، این سیستم به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا با بالا بردن سطح رضایت مشتریان، لیست مشتریان خود را گسترش دهند و باعث ارتقای فروش و سودآوری شوند.
سیستم رأی‌گیری
سیستم رأی‌گیری در تلفن گویا یا Voice Voting System یک سیستم است که به شرکت‌ها، سازمان‌ها، یا ارگان‌ها امکان می‌دهد تا رأی‌گیری و جمع‌آوری آراء و نظرات مختلف از طریق تماس تلفنی انجام دهند. این سیستم معمولاً برای مواردی مانند انتخابات، نظرسنجی‌ها، تصمیم‌گیری‌های گروهی، یا هر نوع فرآیند نیاز به شمارش و جمع‌آوری آراء دارد. در این سیستم رأی‌گیری می‌تواند به چند صورت اجرا شود، ازجمله:
- رأی‌گیری یک‌بارمصرف: طی این رأی‌گیری فقط یک‌بار از تماسگیرندگان سؤال می‌شود.
- رأی‌گیری دوره‌ای: این نوع رأی‌گیری به‌طور منظم و زمان مشخص از تماسگیرندگان پرسیده می‌شود.
- رأی‌گیری سفارشی: این نوع رأی‌گیری متناسب با نیاز‌های خاص یک کسبوکار طراحی می‌شود.
سفارش گیری
سفارش گیری در تلفن گویا یک سیستم است که به مشتریان امکان می‌دهد که از طریق تماس تلفنی سفارش محصولات یا خدمات را به شرکت یا سازمان موردنظر دهند. این سیستم به شرکت‌ها و کسبوکارها امکان می‌دهد تا فرآیند سفارش گیری و پذیرش سفارش‌های مشتریان را بهبود بخشند و به‌صورت اتوماتیک و کارا اطلاعات سفارش‌ها را ثبت و پردازش کنند.شما می‌دانید تلفن گویا چیست پس گفتنی است در سیستم تلفن گویا دو نوع سفارش گیری وجود دارد:
- سفارش گیری ساده: این نوع سفارش گیری فقط اطلاعات اساسی مانند محصول یا خدمات موردنظر و اطلاعات تماس را جمع‌آوری می‌کند.
- سفارش گیری پیشرفته: این نوع سفارش گیری اطلاعات بیشتری مانند اطلاعات محصول یا خدمات، اطلاعات سفارش و اطلاعات پرداخت را جمع‌آوری می‌کند.
سفارش گیری در تلفن گویا می‌تواند در صنایع مختلف مورداستفاده قرار بگیرد، ازجمله رستوران‌ها، فروشگاه‌ها، خدمات پستی، شرکت‌های توزیع و حمل‌ونقل و بسیاری از دیگر کسبوکارها که نیاز به سفارش گیری مشتریان دارند.
مطالعه شود:مزایای سیستم تلفن VoIP
اعلام کردن بدهی مشتریان
مکانیسم اعلام کردن بدهی مشتریان در تلفن گویا می‌تواند به‌صورت ساده یا پیچیده، بسته به نیاز و امکانات موجود در سیستم تلفن گویا انجام شود. در ادامه، نحوه انجام این کار توصیف‌شده است:
- شناسایی مشتری: اولین قدم، شناسایی مشتری است. این کار می‌تواند با استفاده از شماره تلفن، شماره مشتری یا سایر اطلاعات شناسایی انجام شود.
- اعلام بدهی: پس از شناسایی مشتری، باید بدهی او اعلام شود. این کار باید به‌طور واضح و مختصر انجام شود.
- ارائه راه‌حل: پس از اعلام بدهی، باید راه‌حلی برای پرداخت آن ارائه شود. این راه‌حل می‌تواند شامل تسویه‌حساب، اقساط یا سایر گزینه‌ها باشد.
- ثبت اطلاعات: اطلاعات تماس مشتری و اطلاعات بدهی باید ثبت شود. این اطلاعات برای پیگیری بعدی موردنیاز است.
ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف
ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف در تلفن گویا به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا سیستم تلفن گویا خود را با وب‌سرویس‌های مختلف ارتباط برقرار کند. این ارتباطات می‌توانند از طریق وب‌سرویس‌های RESTful یا API های مخصوص باشند. این ارتباطات امکان انتقال اطلاعات بین سیستم تلفن گویا و سایر سیستم‌ها را برای اهداف مختلف فراهم می‌کنند.
این قابلیت‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- امکان دسترسی به اطلاعات از سیستم‌های دیگر: این سیستم می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا اطلاعات از سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های CRM، ERP یا سیستم‌های مالی را به سیستم تلفن گویا خود اضافه کنند. این امر می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا تماس‌های ورودی را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند و اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار تماسگیرندگان قرار دهند.
- امکان انجام اقدامات خودکار: این قابلیت می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا اقدامات خودکار را در سیستم تلفن گویا خود ایجاد کنند. این اقدامات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- ارسال ایمیل یا پیامک به تماسگیرندگان
- ایجاد تیکت در سیستم پشتیبانی
- انتقال تماس به یک اپراتور
- امکان ایجاد تجربه‌های سفارشی برای تماسگیرندگان: این سیستم می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا تجربه‌های سفارشی برای تماسگیرندگان ایجاد کنند. این امر می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا تماسگیرندگان را بهتر جذب کنند و رضایت آن‌ها را افزایش دهند.
برای راه‌اندازی سامانه تلفن گویا به چه سخت‌افزاری نیاز داریم؟
تا کنون درباره اینکه تلفن گویا چیست و مزایا و قابلیت‌های این سیستم چیست صحبت شد. سخت‌افزار موردنیاز برای راه‌اندازی سامانه تلفن گویا به عوامل مختلفی مانند اندازه کسبوکار، تعداد تماس‌ها و ویژگی‌های موردنیاز بستگی دارد. به‌طور‌کلی، سخت‌افزار موردنیاز برای راه‌اندازی سامانه تلفن گویا شامل موارد زیر است:
خط تلفن
اولین موردی که برای راه‌اندازی سامانه تلفن گویا نیاز دارید، خط تلفن است. می‌توانید از خط تلفن ثابت یا خط تلفن همراه استفاده کنید.
تجهیزات تلفن
تجهیزات تلفن شامل تلفن، هدست و نرم‌افزار تلفن است. تلفن و هدست برای برقراری تماس و مکالمه با تماسگیرندگان موردنیاز است. نرم‌افزار تلفن برای کنترل تماس‌ها و مدیریت سامانه تلفن گویا موردنیاز است.
سرور
سرور برای ذخیره داده‌ها و اجرای نرم‌افزار تلفن گویا موردنیاز است. اگر کسبوکار شما کوچک است، می‌توانید از یک سرور مجازی استفاده کنید. اگر کسبوکار شما بزرگ است، باید از یک سرور فیزیکی استفاده کنید.
IP PBX
IP PBX یا سانترال Voip یک سیستم تلفنی است که از طریق پروتکل اینترنت (IP) کار می‌کند. IP PBXها انعطاف‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر از سیستم‌های تلفنی سنتی هستند. برای آشنایی با سانترال مقاله سانترال چیست را مطالعه کنید.
سخت‌افزار VoIP
سخت‌افزار VoIP برای برقراری تماس‌های تلفنی از طریق اینترنت موردنیاز است.
نرم‌افزار‌های موردنیاز برای راه‌اندازی سیستم تلفن گویا
علاوه برسخت‌افزار‌ها برای راه اندازی تلفن گویا به بعضی از نرم‌افزار‌ها احتیاج است. شما می‌دانید تلفن گویا چیست و سخت‌افزار‌های آن را هم شناختید پس در ادامه به نرم‌افزار‌های مورد نیاز می‌پردازیم:
نرم‌افزار تلفن گویا: نرم‌افزاری که امکان تماس گیری، مدیریت تماس‌ها و ارسال پیام‌ها را فراهم می‌کند.
پایگاه داده: برای ذخیره‌سازی اطلاعات مشتریان، سفارش‌ها و سایر اطلاعات مرتبط.
سیستم مدیریت سفارش: برای پردازش سفارش‌ها و مدیریت آن‌ها.
امنیت و حفاظت از داده: برای محافظت از اطلاعات حساس مشتریان و تماس‌ها.
اتصال به وب‌سرویس‌ها و API ها: برای ارتباط با سایر سیستم‌ها و وب‌سرویس‌های موردنیاز.
رابط کاربری: برای اداره و پیکربندی سامانه تلفن گویا.
راه‌اندازی و پشتیبانی: برنامه‌های راه‌اندازی و پشتیبانی تلفن گویا.
روش استفاده از تلفن گویا
سیستم تلفن گویا چیست؟تلفن گویا یک راه آسان برای مشتریان است تا با شما ارتباط برقرار کنند. برای استفاده از این سیستم، مشتریان می‌توانند با شماره تلفن مخصوصی که شما فراهم کرده‌اید تماس بگیرند. در زمان تماس، یک منوی گزینه‌ها به آن‌ها ارائه می‌شود تا بتوانند گزینه موردنظر خود را انتخاب کنند. مثلاً اگر بخواهند سفارش ثبت کنند، به آن‌ها گزینه‌های مرتبط با سفارش گیری اعلام می‌شود.
با این روش، مشتریان می‌توانند به‌راحتی از خدمات یا محصولات شما استفاده کنند و شما هم بهبود در فرآیند سفارش گیری و ارتباط با مشتریان خود داشته باشید. همچنین، مکانیم اعلام بدهی مشتریان نیز می‌تواند به این سیستم اضافه شود تا اطلاعات مالی مربوط به هر مشتری به‌طور خودکار ثبت و اعلام شود.
تلفن گویا برای چه کسب‌و‌کاری مناسب است؟
با توجه به اینکه دانستید تلفن گویا چیست پاسخ به پرسش فوق آسانتر می‌شود.تلفن گویا برای کسب‌و‌کارهایی که حجم بالایی از تماس‌های ورودی دارند، لازم است. این کسبوکارها می‌توانند از تلفن گویا برای مدیریت تماس‌های ورودی و بهبود تجربه مشتری استفاده کنند.
این کسبوکارها بهتر است از تلفن گویا استفاده کنند:
- کسب‌و‌کارهای خدمات مشتری: کسب‌و‌کارهای خدمات مشتری مانند شرکت‌های هواپیمایی، شرکت‌های بیمه و شرکت‌های فناوری از تلفن گویا برای پاسخگویی به سؤالات و مشکلات مشتریان استفاده می‌کنند.
- کسب‌و‌کارهای خرده‌فروشی: کسب‌و‌کارهای خرده‌فروشی مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای و فروشگاه‌های آنلاین از تلفن گویا برای ارائه خدمات به مشتریان مانند سفارش آنلاین و پیگیری سفارش استفاده می‌کنند.
- کسب‌و‌کارهای دولتی: کسب‌و‌کارهای دولتی مانند ادارات دولتی و خدمات عمومی از تلفن گویا برای ارائه خدمات به شهروندان استفاده می‌کنند.
کلام پایانی
در این مقاله به این پرسش که تلفن گویا چیست پرداختیم و فهمیدیم تلفن گویا یا سیستم منشی دیجیتال با پخش پیام خودکار پاسخگوی تماسگیرندگان به یک سازمان یا کسبوکار است. امروزه استفاده از این تجهیزات فراگیر شده است و هر کسبوکار کوچک و بزرگی از تلفن گویا بهره می‌برند و همچنین استفاده از تلفن گویا در خدماتVoip یکی از روش‌های برقراری با تماسگیرندگان است. در این مقاله درباره اینکه سیستم تلفن گویا تماس‌ها را مدیریت و پاسخگویی می‌کند تا به درخواست تماسگیرندگان در کمترین زمان رسیدگی شود، اشاره شد.
از طرفی مزایای تلفن گویا برای صاحبان کسبوکار مانند تصویرسازی قوی از برند، نظارت و بهبود فرایند کاری مجموعه، بهره‌وری عملیاتی بیشتر، در دسترس بودن همیشگی و پاسخگویی شبانه‌روزی و همچنین استفاده بهینه از زمان پاسخگویی برای بازاریابی بیان شد و مشخص شد این سرویس به‌راحتی راه‌اندازی می‌شود و تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پیچیده‌ای نمی‌خواهد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!