سانترال چیست؟ نحوه استفاده از تلفن سانترال
در این مقاله از راویستک به این موضوع می‌پردازیم که سانترال چیست، چه کاربردی دارد و چگونه باید از VOIP آن استفاده کرد. تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها برای اینکه بهم متصل باشند، نیاز به ارتباط بهینه دارند. یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط، استفاده از تلفن‌های سانترال است که برای چنین مکان‌هایی کاربرد فراوان دارد.
سانترال چیست؟
احتمالا نام سانترال را شنیده‌اید، اما اطلاعاتی در مورد آن ندارید. اگر در پی راهاندازی کسب‌وکار خود هستید، پس حتما به تلفن سانترال نیاز خواهید داشت. اما سانترال چیست؟ سانترال یا مرکز تلفن یکی از ابزارهای ارتباطی بین همکاران است که امروزه در بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. از این سیستم برای بهبود روند کار در شرکت‌ها بکار گرفته می‌شود. البته امروزه با توجه به بیشتر شدن استارت آپ‌ها از این دستگاه ارتباطی استفاده بیشتری می‌شود.
برای اینکه تفاوت بین مرکز تلفن و مرکز تماس را متوجه شوید، پیشنهاد می‌کنیم حتما سری به مقاله نرم افزار مرکز تماس چیست بزنید.
کاربرد سانترال چیست؟
بطور کلی کاربرد تلفن سانترال یا همان مرکز تلفن، مدیریت خطوط تلفن است اما این موضوع فقط یکی از کاربردهایش است. از دیگر کاربردهای تلفن سانترال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
تجمیع خطوط مخابراتی
یکی از ویژگی‌های مهم سانترال، تجمیع خطوط مخابراتی است. این به این معناست که سانترال تمامی خطوط مخابراتی را در یک تلفن برای شما جمع آوری می‌کند. این ویژگی مهم به شما این امکان را می‌دهد که به‌راحتی تمام تماس‌های ورودی را مدیریت کنید و ازاین ارتباطات بهره‌وری بالاتری داشته باشید.
ایجاد خطوط داخلی
سانترال همچنین می‌تواند با ایجاد خطوط داخلی متفاوت، کارمندان شرکت را نیز با هم مرتبط کند. این مورد به مدیران و کارمندان این اجازه را می‌دهد تا بایکدیگر به‌سرعت و بدون نیاز تماس‌های شهری برقرار کنند.
استفاده همزمان از چند خط شهری
سانترال به شما این امکان را می‌دهد که از چندین خط شهری به‌صورت همزمان استفاده کنید. هر کارمند به خطی که آزاد باشد وصل می‌شود و می‌تواند تماس بگیرد. به این ترتیب، شماره‌های اختصاصی داخلی به کارمندان یا اتاق‌ها اختصاص داده می‌شود.
افزایش تعداد داخلی‌ها
هر کارمند یا هر اتاق می‌توانند به تعداد دلخواه داخلی داشته باشند تا در صورت نیاز استفاده نمایند. این امکان به شما این اجازه را می‌دهد که تعداد داخلی‌ها را بر اساس نیاز خود افزایش دهید و از این امکان بهره‌برداری کنید.
بهبود بهره وری
تعداد خطوط داخلی که سانترال به شما عرضه می‌کند معمولاً بیشتر از خطوط تلفنی است که به آن متصل کرده اید. به این معنا که با داشتن سانترال، می‌توانید از تماس‌ها به بهره‌وری بیشتری دست یابید. به عنوان مثال، یک سانترال کم ظرفیت که ۳ خط شهری به آن متصل می‌شود می‌تواند ۸ خط داخلی به شما عرضه کند.
منشی تلفنی
یکی دیگر از قابلیت‌های تلفن سانترال، داشتن منشی تلفنی اتوماتیک است که به آن تلفن گویا هم می‌گویند. استفاده از این تلفن با این قابلیت در هر شرکتی از نوع بزرگ و کوچکش امکان‌پذیر است، زیرا هر شرکتی ممکن است بخش‌های متنوعی مانند مدیریت داخلی، بخش فروش، بخش خدمات پس از فروش و دیگر بخش‌ها را داشته باشد که استفاده از این تلفن شما را از داشتن یک نیروی انسانی بی‌نیاز خواهد کرد. زمانی که فردی با شرکت شما تماس می‌گیرد، پیامی ضبط شده برای او پخش می‌شود و فرد با گرفتن کدهای مورد نظر به بخشی که نیاز دارد، متصل می‌شود.
امکانات سیستم سانترال چیست؟
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم سانترال، جمع‌آوری خطوط شهری در یک تلفن است. اما در کنار این مورد، سیستم سانترال امکانات دیگری نیز دارد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم:
• کیفیت صدای بالا
• امکان متصل کردن هدست
• امکان انتقال و نگه داشتن تماس
• راهاندازی آسان
• کلیدهایی برای دسترسی آسان و سریع به داخلی‌های سازمان
• داشتن بلندگوی دوطرفه
• امکان برقرار کردن تماس
• امکان ضبط صدا
اجزای دستگاه سانترال
بهترین راهنمای انتخاب و استفاده در دنیای ارتباطات مدرن، دستگاه‌های سانترال نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند. این دستگاه‌ها در سیستم‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند و بسته به نوع کاربری و نیازهای هر سازمان یا کسب وکار، اجزای مختلفی را شامل می‌شوند. از اجزای دستگاه سانترال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
تعداد و انواع داخلی‌ها
یکی از اجزای اساسی هر دستگاه سانترال، تعداد داخلی‌های موجود در آن است. این تعداد می‌تواند از یک داخلی تا صدها داخلی متغیر باشد. برای تنظیم یک دستگاه سانترال، باید تعیین کنید که چند داخلی برای سازمان یا کسب‌وکار خود نیاز دارید. انتخاب تعداد مناسب داخلی‌ها بسیار مهم است تا ارتباطات داخلی به بهترین شکل انجام شود.
قابلیت‌های دستگاه سانترال
هر دستگاه سانترال دارای قابلیت‌های خاص خود است که باید با دقت بررسی شوند. برخی از این دستگاه‌ها دارای قابلیت نصب خطوط تلفن شهری آنالوگ و دیجیتال هستند. همچنین، ممکن است بر روی برخی از دستگاه‌ها کارت‌های ارتباط سانترال با VoIP نیز نصب شود. برای انتخاب بهترین دستگاه سانترال، باید نیازهای خود را به دقت بررسی کنید و قابلیت‌های مورد نیاز خود را مشخص کنید.
اتصال دستگاه‌های وابسته
دستگاه سانترال می‌تواند به دستگاه‌های وابسته به خطوط مخابراتی مانند فکس نیز متصل شود. این اتصال‌ها با استفاده از کابل‌ها یا فیبرنوری انجام می‌شود. این اتصال‌ها امکان ارتباط با دستگاه‌های مختلف را فراهم می‌کنند و این به سازمان یا کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا به بهترین شکل از امکانات سانترال استفاده کنید.
انواع دستگاه های سانترال
تلفن‌های سانترال بعد از اینکه وارد دنیای کسب‌وکار شدند، در تکنولوژی آنها تغییراتی ایجاد شد و ویژگی‌های مختلفی به آن اضافه شد. به همین دلیل در امروزه انواع مختلفی از دستگاه‌های سانترال در بازار وجود دارد که هر سازمان و شرکتی با توجه به نیاز خود، آنها را انتخاب می‌کند. در ادامه این مطلب انواع دستگاه های سانترال را به شما توضیح خواهیم داد.
تلفن سانترال هایبرید
یکی از انواع تلفن سانترال، نوع هایبرید آن است که به تلفن‌های رومیزی معروف هستند. ارتباط سانترال با این نوع از تلفن‌ها به‌وسیله زوج بوق و دیتا است که از طریق آن امکان ارسال و دریافت اطلاعات وجود دارد.
تلفن سانترال آنالوگ
این مدل از تلفن سانترال به‌وسیله دو سیم به تلفن مرکزی وصل می‌شود که امکاناتی از قبیل نمایش شماره تلفن را دارا می‌باشد. از این نوع تلفن در سازمان‌هایی که بزرگ نیستند، استفاده می‌شود. مزیت تلفن سانترال آنالوگ پایین بودن قیمت آن نسبت به دیگر انواع تلفن سانترال است.
تلفن سانترال دیجیتال
ارتباط تلفن سانترال دیجیتال با تلفن مرکزی از طریق یک زوج ارتباطی حاصل می‌شود که به‌شکل همزمان به دریافت و ارسال اطلاعات می‌پردازد. همینطور امکان متصل شدن گوشی‌های دیجیتال از طریق پورت خروجی به همدیگر نیز امکان‌پذیر است. تلفن سانترال دیجیتال از تمامی ابعاد شباهت زیادی به تلفن هایبرید دارد و تنها تفاوت این دو در نحوه اتصالشان به باکس سانترال است.
تلفن سانترال تحت شبکه IP
از هوشمندترین تلفن‌های سانترال می‌توان به تلفن سانترال تحت شبکه IP اشاره کرد که امکان اتصال به شبکه محلی را نیز دارند. کاربرانی که از تلفن تحت شبکه IP استفاده می‌کنند، به حضور فیزیکی در شرکت نیازی ندارند و با بکارگیری اینترنت می‌توان در هر مکانی وارد سیستم شد و با مشتریان ارتباط برقرار کرد. این نوع از تلفن سانترال برای شرکت‌هایی که به‌صورت شبانه‌روزی به مشتریان خود خدمات ارائه می‌دهند، مناسب است.
سانترال کم ظرفیت
از تلفن سانترال کم ظرفیت بیشتر برای کسب‌وکارهای کوچک استفاده می‌شود. این نوع از تلفن دارای دو نوع است که نوع اول آن به 3 خط تلفن شهری و نوع دوم آن به 6 خط تلفن شهری متصل می‌شود. علاوه‌براین به‌ترتیب، امکان اتصال به 8 و 16 خط داخلی را نیز دارد.
چنانچه شرکت شما از نوع کسب‌وکارهای کوچک است، می‌توانید در ابتدای کار خود از 3 خط شهری شروع کرده و به‌تدریج و گسترش شرکتتان، دستگاه سانترال خود را به 6 خط افزایش دهید.
تلفن سانترال کم ظرفیت امکاناتی مانند قابلیت نصب کارت نمایشگر را دارد که این مورد در تمامی تلفن‌های اداری کاربردی است. برای دسترسی به خدمات VOIP همین حالا اقدام کنید.
سانترال پر ظرفیت
همانطور که از نام این تلفن مشخص است، از تلفن سانترال پرظرفیت برای شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شود. خطوط تلفن ورودی به سانترال پرظرفیت 96 خط و در حالت حداکثری 640 خط است. اگر بخواهیم از امکانات تلفن سانترال پرظرفیت بگوییم، می‌توانیم به امکان پشت خط ماندن چند کاربر اشاره کنیم. امکان دیگری که استفاده از تلفن سانترال پر ظرفیت در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد، امکان نصب کارت های VOIP است. همینطور می‌توان خطوط شهری دیجیتال و تلفن آنالوگ را به شکل همزمان بکار برد.
مزایای استفاده از سیستم سانترال
یکی از مهم‌ترین مواردی که در مورد تلفن های سانترال وجود دارد، مدیریت خطوط تلفن است. اما در کنار این قابلیت، استفاده از تلفن های سانترال مزایای دیگری نیز دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
یکی از مزیت‌های بسیار مهم در مورد استفاده از تلفن سانترال، رایگان بودن این سیستم برای برقراری ارتباط با خطوط داخلی است. در این نوع از تلفن‌ها، اپراتورها دیگر زمان زیادی را برای ارتباط و هدایت آنها به واحد داخلی موردنظر نمی‌گذارند و در زمان بسیار کوتاهی مشتری را به خط داخلی مورد نظرشان متصل می‌کنند.
از دیگر مزایای استفاده از تلفن سانترال قابلیت ضبط تماس‌ها و پیگریشان است. همینطور کم شدن هزینه‌های خطوط و نظارت بهتر آن، داشتن منشی تلفنی، پیج کردن کارمندان بخش‌های مختلف شرکت، طول عمر بالا و راهاندازی آسان آن، از دیگر مزیت‌های این نوع تلفن محسوب می‌شود.
نکات مهم انتخاب تلفن سانترال
زمانی که می‌خواهید برای سازمان و یا شرکت خود تلفن سانترال انتخاب کنید، می‌بایست برخی نکات را درنظر بگیرید تا آنچه که مورد نیازتان است، بکار بگیرید. از نکات مهم انتخاب تلفن سانترال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
قابلیت اضافه کردن گزینه ها در تلفن سانترال
زمانی که قصد خرید تلفن سانترال را دارید، باید این مورد را در نظر بگیرید در صورتیکه شرکت شما ارتقاء پیدا کرد، آیا امکان اضافه کردن برخی گزینه‌ها به تلفن سانترال وجود دارد؟ بنابراین تلفنی را انتخاب کنید که این امکانات را داشته باشد.
درنظر گرفتن نیازهای شرکت
توجه به تعداد خطوط ورودی در شرکت، یکی دیگر از نکات خرید تلفن سانترال است. اگر به دنبال خرید تلفن سانترال با قیمت مناسب هستید، سانترال کم ظرفیت می‌تواند گزینه مناسبی باشد، اما اگر شرکت شما در دسته شرکت‌های بزرگ است، قائدتا سانترال پر ظرفیت انتخاب بهتری است.
انعطاف پذیر بودن تلفن
همانطور که در این مقاله به توضیح انواع تلفن های سانترال پرداختیم، به این نتیجه رسیدیم که تمامی این تلفن‌ها قابلیت اضافه کردن هرگونه امکاناتی را ندارند. بنابراین بسیار مهم است که تلفن سانترالی را انتخاب کنید که انعطاف‌پذیر بوده و قابلیت اضافه کردن امکانات را داشته باشد.
نحوه عملکرد تلفن سانترال
تلفن های سانترال بطور کلی چند خط تلفن شهری را با یک تلفن رومیزی مدیریت می‌کند. در واقع دلیل اصلی خرید تلفن سانترال استفاده از یک تلفن به جای خرید چندین تلفن است که این موضوع محدودیت خرید خط تلفن شهری، کمتر شدن هزینه‌ها و در نهایت امنیت بالای این دسته از تلفن‌ها را دربر خواهد داشت.
نحوه عملکرد تلفن سانترال به این شکل است که در این تلفن، تعدادی پورت به ورودی خط شهری و تعدادی نیز به خروجی خطوط داخلی متصل می‌شود. البته در این میان باید ماهیت کاری یک شرکت و شلوغ بودن خط‌ها را نیز درنظر گرفت. تمامی این موارد توسط نصاب تلفن سانترال و با بکارگیری محاسبات تخصصی صورت می‌گیرد.
زمانی که تلفن سانترال زنگ می‌خورد و کاربر شماره داخلی مورد نظر را می‌گیرد، کدهای DTMF خط اصلی مشخص شده و بعد از عملیات رمزگشایی برای برقراری مکالمه، به یکی از خطوط اصلی متصل می‌شود.
برای اینکه با نحوه عملکرد دستگاه سانترال بیشتر آشنا شوید، لازم دستگاه مرکزی PBX یا باکس سانترال را نیز بشناسید. دستگاهی که از آن نام بردیم، یکی از اجزای اصلی برای تامین داخلی‌های شرکت است. بعد از اینکه خطوط شهری را توسط باکس سانترال به خطوط داخلی تبدیل کردید، برای ادامه کار و استفاده از خطوط داخلی به تلفن سانترال نیاز خواهید داشت.
هزینه های راه اندازی دستگاه سانترال
حال که با تمامی ابعاد دستگاه سانترال آشنا شدید، احتمالا می‌خواهید بدانید که هزینه راهاندازی دستگاه سانترال چگونه است؟ باید بدانید که در ابتدا راهاندازی این دستگاه هزینه‌هایی دربر دارد، اما بعد از آن هزینه‌های تلفن داخلی به‌صورت رایگان بوده و نیازی به قرار دادن خطن تلفن مجزا برای هر بخش نیست. اینکه از یک یا چند تلفن برای شرکتتان استفاده کنید، به نیاز شما بستگی دارد و براساس آن می‌توانید داخلی‌های مختلفی را طراحی کنید.
نتیجه‌گیری
در این مقاله از راویستک سعی کردیم تا در مورد سانترال که یک ابزار حیاتی برای بهبود ارتباطات تلفنی در سازمان‌ها است، اطلاعات کاملی در اختیار شما قرار دهیم. این تکنولوژی به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌ها را به شکل بهینه مدیریت کنید، ارتباطات داخلی را تسهیل کرده و ضمن بهبود بهره‌وری کارمندان خود، از آن برای بازاریابی و به‌وجود آوردن روابط عمومی بهتر با مشتریان خود استفاده کنید. اگر قصد دارید تا سیستم سانترال را در سازمان خود راهاندازی کنید، می‌توانید از طریق سایت با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!