سیستم تلفن VOIP برای هتل ها به چه صورت است؟

در دنیای رقابتی عصر جدید، هتل‌ها برای جذب و حفظ مشتریان خود به دنبال روش‌هایی برای ارتقای خدمات و امکانات خود هستند. سیستم تلفن (VOIP) به‌عنوان یک راه حلی نوین و مقرون به‌صرفه، مزایای متعددی در راستای پیشرفت و بهبود کارایی برای هتل‌ها فراهم می‌سازد.
در این مقاله به بررسی سیستم تلفن VOIP برای هتل ها، خدمات و مزایای آن می‌پردازیم. پس با راویستک همراه باشید.

سیستم تلفن هتل چیست؟

سیستم ارتباطی هتل یک بخش حیاتی از عملیات هتل است که به مهمانان و کارکنان امکان می‌دهد تا به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این سیستم باید طیف وسیعی از ویژگی‌ها را ارائه دهد تا نیازهای مختلف هتل را برآورده کند.
این سیستم شامل تجهیزات و امکاناتی مانند تلفن‌های اتاق، سانترال، اپراتور، صندوق صوتی، و سیستم‌های پیام‌رسانی می‌شود.
در سیستم ارتباطی هتل باید امکان برقراری تماس بین اتاق‌های مهمانان، بخش‌های مختلف هتل مانند پذیرش، رستوران، خدمات ‌اتاق، و همچنین خطوط خارجی فراهم شود. علاوه‌بر آن، کارکنان هتل برای ارائه خدمات به مهمانان اعم از رزرو رستوران، درخواست خدمات اتاق و دریافت اطلاعات هتل نیز می‌توانند از سیستم تلفنی ویپ استفاده کنند.
به‌صورت کلی، برای ارتباط موثرتر میان مدیران و کارکنان بخش‌های متفاوت هتل استفاده از سیستم تلفنی VoIP، پیشنهاد می‌شود.
انتخاب سیستم تلفن ویپ مناسب برای هتل ها به عوامل مختلفی مانند تعداد اتاق‌ها، تعداد کارکنان، نیازهای هتل، و بودجه هتل بستگی دارد که در ادامه مطلب کامل در این باره به‌صورت کلی توضیح داده‌ایم.

خدمات VOIP برای هتل ها و مراکز اقامتی

همانطور که پیشتر نیز گفته شد، خدمات VoIP برای هتل‌ها و مراکز اقامتی به عنوان یک راه حل مدرن و کارآمد برای ارتباطات تلفنی در این صنعت مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از سیستم VoIP، هتل‌ها می‌توانند قابلیت ارتباطی و تجربه اقامتی مهمانان را بهبود بخشند. برخی از خدمات VoIP برای هتل‌ها شامل موارد زیر است:

رزرواسیون خودکار

مهمانان می توانند از طریق تماس با هتل و انتخاب منوی رزرو، اتاق خود را به صورت خودکار رزرو کنند.
سیستم ویپ می تواند اطلاعات مربوط به رزرو، مانند تاریخ ورود و خروج، نوع اتاق و تعداد مهمانان را جمع آوری کند.
سیستم ویپ می‌تواند به طور خودکار درگاه پرداخت را برای رزرو آنلاین فعال کند.

سیستم صدور قبض

سیستم ویپ می تواند به طور خودکار جزئیات تماس های مهمانان را ثبت کند.
سیستم ویپ می تواند بر اساس تعرفه های تعیین شده، صورتحساب تلفن مهمانان را صادر کند.
سیستم ویپ می تواند صورتحساب را به ایمیل یا اتاق مهمان ارسال کند.

درخواست خدمات

مهمانان می توانند از طریق تلفن ویپ برای درخواست خدمات مختلف مانند روم سرویس، نظافت یا تعمیرات با هتل تماس بگیرند.
از طریق سیستم ویپ می‌توان درخواست‌ها را به طور خودکار به بخش مربوطه ارسال کرد.
سیستم ویپ به مهمانان در مورد وضعیت درخواستشان اطلاع رسانی می‌کند.

اطلاع رسانی

هتل ها می‌توانند از طریق سیستم ویپ به‌صورت خودکار در مورد رویدادهای هتل، ساعات صبحانه، خدمات و غیره به مهمانان اطلاع رسانی کند.
هتل‌ها می‌توانند از طریق سیستم ویپ پیام‌های خوش‌آمدگویی یا تبلیغاتی را برای مهمانان ارسال کنند. زیرا مهمانان از اینکه هتل به‌طور فعال به آنها خوش‌آمد می‌گوید و آنها را از خدمات و امکانات هتل آگاه می‌کند، تجربه به یاد ماندنی برای مهمانان رقم خواهد خورد.

تفاوت سیستم تلفن voip با سیستم تلفن سنتی در هتل ها

سیستم تلفن VOIP برای هتل ها با سیستم تلفن سنتی از چند جهت تفاوت دارد که عبارتند از:

1. نحوه ارتباط: در سیستم تلفن VoIP، صدا از طریق اینترنت انتقال می‌یابد، در حالی که در سیستم تلفن سنتی از خطوط تلفن سیمی و فیزیکی استفاده می‌شود.

2. هزینه: استفاده از سیستم تلفن VoIP برای هتل ها معمولاً ارزان‌تر از سیستم تلفن سنتی است، زیرا هزینه‌های مربوط به تماس‌ها و نگهداری تجهیزات کمتر است.

3. امکانات: سیستم تلفن VoIP قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به سیستم تلفن سنتی از جمله امکانات مانند تماس‌های چندگانه، انتقال تماس، ارسال پیام‌های صوتی و … دارد.

4. قابلیت انعطاف‌پذیری: سیستم تلفن ویپ به راحتی قابل تغییر و ارتقاء است، در حالی که سیستم تلفن سنتی نیاز به تغییرات فیزیکی و هزینه‌های بسیار بالاتر دارد.

5. کیفیت صدا: با استفاده از سیستم تلفن VoIP، معمولاً می‌توان کیفیت صدای بهتر و واضح‌تری را تجربه کرد، در حالی که در سیستم تلفن سنتی ممکن است با مشکلات کیفیت صدا مواجه شوید.

چگونه سیستم تلفن مناسبی برای هتل انتخاب کنیم؟

VoIP یک راه حل ارتباطی مدرن برای هتل ها است که به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی، از طریق اینترنت تماس برقرار می کند. قبل از خرید و فراهم نمودن سیستم تلفن مناسب برای هتل موارد زیر را در نظر بگیرید.
نیازهای هتل خود را مشخص کنید: قبل از انتخاب سیستم تلفن، نیازهای هتل خود را به طور کامل مشخص کنید.
بودجه خود را تعیین کنید: سیستم‌های تلفن مختلف با قیمت‌های مختلفی عرضه می‌شوند. قبل از انتخاب سیستم تلفن، بودجه خود را تعیین کنید.
مزایا و معایب سیستم‌های مختلف را بررسی کنید: مزایا و معایب سیستم‌های تلفن سنتی و VoIP را بررسی کنید و سیستم مناسب با نیازهای هتل خود را انتخاب کنید.
از شرکت‌های معتبر خدمات VOIP استفاده کنید: برای راه اندازی سیستم تلفن VoIP، از شرکت‌های معتبر و باتجربه‌ای که دارای پشتیبانی قوی هستند، استفاده کنید.

۴ مزیت اصلی سیستم تلفن VOIP برای هتل ها

خدمات VoIP برای هتل‌ها و مراکز اقامتی می‌تواند به عنوان یک راه حل مدرن و کارآمد برای ارتباطات تلفنی در این صنعت مورد استفاده قرار گیرد. برخی از مزایای VoIP که بیشترین اهمیت را برای هتل‌ها دارند عبارتند از:

کاهش هزینه ها

هزینه تماس: تماس های VoIP به طور قابل توجهی ارزان‌تر از تماس‌های سنتی PSTN هستند، به خصوص برای تماس های بین المللی.
هزینه تجهیزات: سیستم‌های VoIP نیاز به تجهیزات کمتری نسبت به سیستم های تلفن سنتی دارند، که می تواند به هتل‌ها در صرفه جویی در هزینه ها کمک کند.
هزینه نگهداری: سیستم های VoIP به طور کلی نیاز به نگهداری کمتری نسبت به سیستم‌های تلفن سنتی دارند.

افزایش کارایی

مدیریت تماس: سیستم های VoIP می توانند به هتل ها در مدیریت تماس ها به طور موثرتر کمک کنند، به عنوان مثال با ارائه صف های تماس، منشی دیجیتال و انتقال تماس.
ارتباطات داخلی: سیستم های VoIP می توانند به کارکنان هتل کمک کنند تا به طور موثرتر با یکدیگر از طریق چت داخلی و تماس های صوتی و تصویری ارتباط برقرار کنند.
خدمات مشتری: سیستم های VoIP می توانند به هتل ها در ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک کنند، به عنوان مثال با ارائه سیستم های پاسخگویی خودکار و اطلاع رسانی به اتاق.

ارتقای خدمات

پاسخگویی سریع و کارآمد به تماس‌های مهمانان: سیستم تلفن مناسب به شما کمک می‌کند تا به طور سریع و کارآمد به تماس‌های مهمانان پاسخ داده و نیازهای آنها را برآورده کنید.
ارائه خدمات به صورت شبانه‌روزی: سیستم تلفن هتل باید به گونه‌ای باشد که امکان ارائه خدمات به صورت 24 ساعته در 7 روز هفته را فراهم کند.
ارائه خدمات متنوع: سیستم‌های تلفن مدرن امکان ارائه خدمات متنوعی مانند صندوق صوتی، پیغام‌گیر، بیدار باش خودکار، و انتقال تماس را به شما می‌دهند.

قابلیت مقیاس پذیری

افزایش یا کاهش تعداد خطوط: سیستم های VoIP به راحتی قابل مقیاس بندی هستند، به این معنی که هتل‌ها می‌توانند به‌راحتی تعداد خطوط تلفن خود را متناسب با نیازهای خود افزایش یا کاهش دهند.
اتصال به چندین مکان: سیستم های VoIP می توانند به هتل‌ها در اتصال به چندین مکان، مانند هتل های دیگر یا دفاتر اداری نیز کمک کنند.

امکانات پیشرفته

کنفرانس صوتی و تصویری: سیستم‌های VoIP می‌توانند به هتل‌ها در میزبانی کنفرانس‌های صوتی و تصویری با مهمانان و شرکای تجاری کمک کنند.
ضبط تماس: این سیستم امکان ضبط تماس‌های تلفنی برای اهداف آموزشی و امنیتی را برای هتل‌ها فراهم می‌سازد.
در اینجا چند نمونه از مزایای خاص VoIP برای هتل ها آورده شده است:
رزرواسیون خودکار: سیستم های VoIP می‌توانند به مهمانان اجازه ­دهند تا بدون نیاز به صحبت با اپراتور، اتاق خود را رزرو کنند.
درخواست خدمات: سیستم‌های VoIP به مهمانان اجازه می‌­دهند تا از طریق تلفن درخواست خدمات مانند روم سرویس یا نظافت را ارائه دهند.
چند زبانه بودن: سیستم های VoIP می ­توانند به زبان ­های مختلف پیکربندی شوند، که می‌تواند به هتل‌ها در ارائه خدمات بهتر به مهمانان بین ­المللی کمک کند.
در کل، سیستم تلفن VOIP برای هتل ها می‌توانند مزایای متعددی از جمله کاهش هزینه ­ها، افزایش کارایی، قابلیت مقیاس ­پذیری و امکانات پیشرفته را برای هتل ها ارائه ­دهند.

مطالعه بیشتر: VoIP چیست؟

کلام پایانی
سیستم تلفن VOIP برای هتل ها یکی از بخش‌های مهم هتل است که نقش کلیدی در ارائه خدمات به مهمانان و مدیریت ارتباطات هتل ایفا می‌کند. انتخاب سیستم تلفن مناسب می‌تواند به هتل‌ها در ارتقای خدمات، افزایش رضایت مهمانان، و کاهش هزینه‌ها کمک کند.
هنگام انتخاب سیستم تلفن هتل، باید به قابلیت‌ها و ویژگی‌های سیستم، قیمت و هزینه‌های سیستم، قابلیت ارتقای سیستم، و پشتیبانی و خدمات پس از فروش توجه کنید.