امکانات سیستم تلفن VOIP چیست؟
شما برای پیشرفت در کسبوکار خود نیاز دارید که از امکانات سیستم تلفن VOIP بهره ببرید زیرا در دهه‌های اخیر، فناوری‌های ارتباطی دیجیتالی به شکل چشمگیری رشد کرده‌اند و سیستم‌های تلفن VOIP یکی از جدیدترین و مهم‌ترین ابزار این مسیر توسعه به‌حساب می‌آیند.
این فناوری که از اینترنت برای انتقال صدا استفاده می‌کند، به شرکت‌ها و کاربران امکان ارتباط با کیفیت بالا و هزینه‌های کمتر را فراهم می‌کند. امکانات موجود در سیستم تلفن VOIP نه‌تنها بهبود در کارایی و امنیت ارتباطات را به ارمغان می‌آورد، بلکه ابزارها و ویژگی‌های متنوعی نیز برای کاربران فراهم می‌کند.
در این مقاله راویستک با بررسی این امکانات و نحوه استفاده از آن‌ها متوجه خواهید شد که VOIP چه تأثیری می‌تواند در توسعه کسبوکار شما داشته باشد.
امکانات سیستم تلفن VOIP
سیستم‌های تلفنی ویپ با ایجاد انقلابی در صنعت مخابرات، امکانات و مزایای دارد که هر سازمان و کسب‌و‌کاری استفاده از آن را اجتناب‌ناپذیر می‌دانند زیرا ویژگی‌های خاص VOIP در تلفن‌های رایج دیده نمی‌شود.
ویپ به کاربران خود این امکان را می‌دهد که آن‌ها بتوانند از طریق دستگاه‌های مختلف نظیر کامپیوتر، تلفن‌های هوشمند، مرورگرهای مخصوص و تلفن‌های مخصوص ویپ ارتباط صوتی برقرار کنند. در ادامه به معرفی کامل امکانات موجود در سیستم تلفن VOIP می‌پردازیم.
تلفن گویا (اپراتور خودکار)
پاسخگویی خودکار به تماس‌ها یکی از ویژگی‌های مهم و کاربردی در تلفن‌های VOIP است. با استفاده از این ویژگی، تلفن VOIP می‌تواند به‌طور خودکار به تماس‌ها پاسخ دهد و پیام‌هایی را به مخاطبان ارسال کند.
این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا در صورت عدم حضور یا اشغال بودن، پیام‌هایی را برای مخاطبان خود ارسال کنند و اطلاعات موردنیاز را برای آن‌ها به‌صورت خودکار ارائه دهند. همچنین این ویژگی می‌تواند در بهبود تجربه کاربری و افزایش کارایی ارتباطات تلفنی در محیط‌های کاری و تجاری مؤثر باشد.
زمانی که یک تماس‌گیرنده با شما تماس می‌گیرد، سیستم پاسخگویی خودکار یک پیام خوشامدگویی پخش می‌کند. سپس، سیستم از تماس‌گیرنده می‌خواهد تا با استفاده از کلیدهای تلفن، گزینه موردنظر خود را انتخاب کند. بر اساس انتخاب تماس‌گیرنده، سیستم تماس را به مقصد موردنظر هدایت می‌کند.
مرکز تماس (کال سنتر)
مرکز تماس یک قسمت اساسی و حیاتی از سیستم‌های تلفنی ویپ به‌حساب می‌آید که برای مدیریت و پردازش تماس‌ها در یک سازمان یا شرکت استفاده می‌شود. این مرکز تماس به‌وسیله نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای خاصی که به شبکه اینترنت متصل هستند، عمل می‌کند.
از طریق مرکز تماس، تماس‌های ورودی از مخاطبان دریافت می‌شوند و به کارشناسان یا بخش‌های مرتبط هدایت می‌شوند تا به آن‌ها پاسخ داده شود. این سیستم قادر است به‌طور هم‌زمان با تماس‌های گروهی و یا تکی سروکار داشته باشد و همچنین ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند پاسخگویی خودکار، صف‌های انتظار، ارسال پیام‌های صوتی و گزارش‌های تماس را فراهم کند. این امکانات باعث بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و ارتقاء تجربه مشتری می‌شوند.
سیستم پیجر
سیستم پیجر یکی از اجزای مهم در سیستم تلفنی VOIP است که به کاربران امکان می‌دهد پیام‌های متنی یا صوتی را دریافت کرده و به آن‌ها پاسخ دهند. این سیستم به‌وسیله شبکه اینترنت ارتباط برقرار می‌کند و معمولاً از طریق نرم‌افزارهای خاص و یا اپلیکیشن‌های موبایل قابل دسترسی است.
با استفاده از سیستم پیجر در تلفن VOIP، کاربران می‌توانند پیام‌های متنی یا صوتی را دریافت کرده و به آن‌ها پاسخ دهند، حتی درصورتی‌که در حال حاضر در دسترس نباشند. این سیستم امکاناتی مانند اطلاع‌رسانی فوری، مدیریت پیام‌ها و ارسال پیام‌های گروهی را فراهم می‌کند که به افزایش بهره‌وری و ارتقاء ارتباطات در سازمان‌ها کمک می‌کند.
دفترچه تلفن
امکانات دفترچه تلفن به‌عنوان یکی از خدمات VOIP شامل ویژگی‌های متنوعی است که به کاربران امکان می‌دهد اطلاعات تماس‌ها را مدیریت و سازمان‌دهی کنند.
سیستم‌های تلفن VOIP از دفترچه تلفن‌های مبتنی بر IP استفاده می‌کنند که به شما امکان می‌دهد اطلاعات مربوط به مخاطبین خود را به‌طور متمرکز ذخیره و مدیریت کنید. برخی از این امکانات عبارت‌اند از:
ذخیره و مدیریت مخاطبین
کاربران می‌توانند اطلاعات مخاطبین خود را شامل نام، شماره تلفن، ایمیل و سایر اطلاعات مرتبط ذخیره کنند و به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
دسته‌بندی مخاطبین
قابلیت دسته‌بندی و گروه‌بندی مخاطبین بر اساس معیارهای مختلف مانند شغل، شرکت یا دپارتمان به کاربران کمک می‌کند تا مخاطبان را به‌راحتی پیدا و مدیریت کنند.
جستجوی پیشرفته
قابلیت جستجوی پیشرفته در دفترچه تلفن به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌سرعت و با دقت مخاطبین موردنظر خود را پیدا کنند.
همگام‌سازی با دیگر دستگاه‌ها
امکان همگام‌سازی دفترچه تلفن با دیگر دستگاه‌ها مانند کامپیوترها، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها اطمینان می‌دهد که اطلاعات مخاطبین همواره به‌روز باشد و در دسترس کاربر باشد.
سیستم نظرسنجی
سیستم نظرسنجی به‌عنوان یکی از امکانات سیستم تلفن VOIP یک ابزار کارآمد به‌حساب می‌آید که به کاربران اجازه می‌دهد نظرات، انتقادات و پیشنهادات خود را به شکل مستقیم و سریع ارسال کنند. این سیستم معمولاً از طریق منوها یا دکمه‌های مخصوصی در رابط کاربری تلفن VOIP قابل دسترسی است.
با استفاده از سیستم نظرسنجی در تلفن VOIP، کاربران می‌توانند به سوالات مشخصه پاسخ دهند یا نظرات خود را به‌صورت متنی یا صوتی ارسال کنند. این نظرات سپس به سیستم مدیریت تلفن یا به بخش‌های مربوطه ارسال می‌شود تا در مسیرهای تصمیم‌گیری و بهبود عملکرد سازمان مورداستفاده قرار گیرد.
با ایجاد سیستم نظرسنجی در تلفن‌های VOIP، ارتباط بین کاربران و مدیران بهبود می‌یابد و این امکان به وجود می‌آید که مشکلات و نیازهای مختلف کاربران شناسایی و رفع شوند. این بهبود در فرآیندهای ارتباطی می‌تواند به افزایش رضایتمندی کاربران و بهبود عملکرد سازمان کمک کند.
تماس برگشتی
تماس برگشتی در سیستم تلفنی VOIP به معنای اتصال به مخاطب بعدازاینکه یک تماس از طرف او دریافت شده است. با این ویژگی کاربران می‌توانند به‌صورت خودکار یا دستی بازخورد به تماس‌های دریافتی دهند و به مخاطبان خودپاسخ دهند. این ویژگی معمولاً از طریق گزینه‌های متنوعی که در رابط کاربری تلفن VOIP فراهم می‌شود، امکان‌پذیر است.
با استفاده از تماس برگشتی، کاربران می‌توانند به‌راحتی به مخاطبان خود بازگشتی داشته باشند و به تماس‌های دریافتی پاسخ دهند. این ویژگی به افزایش کارایی و سرعت در ارتباطات تلفنی کمک می‌کند و بهبود در تجربه کاربری فراهم می‌کند.
تماس گیر خودکار
یکی از امکانات پیشرفته سیستم‌های تلفن ویپ است که به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌طور خودکار با لیست بزرگی از شماره تلفن‌ها تماس برقرار کنند. شما باید لیست شماره تلفن‌هایی را که می‌خواهید با آن‌ها تماس برقرار کنید، در سیستم بارگذاری کنید.
سپس شما می‌توانید زمان شروع تماس‌ها، تعداد تماس‌های هم‌زمان و پیامی که می‌خواهید برای تماس‌گیرندگان پخش شود را تنظیم کنید. سیستم VOIP به‌طور خودکار با شماره تلفن‌ها در لیست شما تماس برقرار می‌کند و پیام ضبط شده شما را پخش می‌کند.
برای اینکه بهتر بتوانید مفهوم ویپ را درک کنید، بهتر است مقاله VOIP چیست را مطالعه کنید.
مرکز تلفن قدرتمند و پیشرفته
این مرکز در سیستم تلفنی VOIP یک سیستم کامل و کارآمد است که امکانات متنوعی را برای مدیریت و ارتقاء ارتباطات تلفنی در یک سازمان یا شرکت فراهم می‌کند.
این مرکز تلفن با استفاده از فناوری VOIP، امکاناتی مانند تماس‌های ورودی و خروجی، انتقال تماس، ایجاد صف‌های انتظار، پاسخگویی خودکار و مدیریت تماس‌ها را فراهم می‌کند.
این سیستم قادر است به‌صورت هم‌زمان با تماس‌های متعدد سروکار داشته باشد و ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای مانند رمزنگاری تماس‌ها را ارائه دهد.
همچنین، مرکز تلفن VOIP قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و ابزارهای کاربردی مانند CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمان) را داراست که باعث بهبود هماهنگی و کارایی بیشتر در سازمان می‌شود.
با این سیستم، مدیران قادرند تا بهبود در فرآیندهای تماس با مشتریان، بهره‌وری بیشتر در ارتباطات داخلی و کاهش هزینه‌های مربوط به تماس‌های تلفنی را تجربه کنند. به‌طور کلی، مرکز تلفن قدرتمند در سیستم تلفنی VOIP ابزاری بسیار ارزشمند و لازم برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست که به دنبال بهبود و بهینه‌سازی ارتباطات تلفنی خود هستند.
ارتباط با شعب، دفاتر و نفرات خارج از مجموعه به‌صورت داخلی
با استفاده از این امکانات سیستم تلفن VOIP می‌توانید در هزینه‌های تماس‌های داخلی خود به‌طور قابل‌توجهی صرفه‌جویی کنید. دیگر نیازی به پرداخت هزینه‌های اضافی برای تماس با شعب و دفاتر مختلف در داخل کشور و خارج از کشور نیست.
همچنین مدیران و کارمندان در حین مأموریت نیز می‌توانند به‌صورت داخلی با یکدیگر و با دفاتر مختلف ارتباط برقرار کنند. دیگر نیازی به حضور فیزیکی در محل کار برای برقراری ارتباط با همکاران نیست.
به‌وسیله سیستم تلفن ویپ برقراری تماس داخلی بین دفاتر و شعب مختلف به‌سادگی و با شماره‌گیری داخلی امکان‌پذیر است. امکان صحبت کردن به‌صورت داخلی با مراکز و سایر دفاتر بر بستر تلفن همراه وجود دارد.
از طرفی به‌راحتی می‌توانید مکالمات را به شعب، دفاتر و تلفن همراه کارمندان و مدیران بدون در نظر گرفتن بعد مسافت انتقال دهید. این قابلیت برای مواقعی که نیاز به صحبت با شخص دیگری در مورد یک موضوع خاص وجود دارد، بسیار مفید است.
اتصال سیستم تلفنی به CRM
اتصال سیستم تلفنی به CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) در تلفن VOIP یک امکان بسیار مهم و کارآمد است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را بهبود بخشیده و اطلاعات مشتریان را به شکل بهینه‌تری مدیریت کنند.
با این اتصال، اطلاعات مربوط به تماس‌های تلفنی به‌طور خودکار در CRM ثبت می‌شود و به مدیران و کارمندان این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی اطلاعات مشتریان را مشاهده و مدیریت کنند.
با اتصال سیستم تلفنی به CRM در تلفن VOIP، امکاناتی مانند شناسایی خودکار مشتریان، ثبت خودکار فراخوانی‌ها، ارسال اطلاعات مشتری به‌طور هم‌زمان با تماس و ایجاد گزارشات تحلیلی در مورد تماس‌ها و تعاملات با مشتریان فراهم می‌شود.
این اتصال باعث افزایش بهره‌وری، بهبود تجربه مشتری و بهبود در فرآیندهای فروش و خدمات می‌شود. به‌طور کلی، یکپارچه‌سازی VoIP با CRM یک ابزار قدرتمند است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را بهبود بخشیده و به شکل هوشمندانه‌تری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.
انتقال خط تلفن ثابت از یک نقطه به یک نقطه دیگر
انتقال خط تلفن ثابت از یک نقطه یا شهر به یک نقطه یا شهر دیگر در سیستم تلفنی VOIP به کاربران کمک می‌کند تا شماره تلفن ثابت خود را به مقصد جدیدی منتقل کنند، حتی اگر محل اقامت یا مکان کسبوکار آن‌ها تغییر کند. در این فرایند کاربران می‌توانند از شماره تلفن ثابت موجود خود استفاده کرده و همچنان ارتباط با مخاطبان و مشتریان خود را حفظ کنند.
برای انتقال خط تلفن ثابت به سیستم تلفنی VOIP، کاربران معمولاً باید از طریق سرویس‌دهنده خود درخواستی برای انتقال شماره تلفن خود ارائه دهند. پس از این درخواست، سرویس‌دهنده اقدام به تنظیمات لازم در سیستم VOIP می‌کند تا شماره تلفن به مقصد جدیدی منتقل شود.
این فرایند معمولاً به‌عنوان «پورت شماره» شناخته می‌شود و ممکن است مدت زمانی طول بکشد تا تمامی تنظیمات انجام شود و انتقال خط به‌طور کامل انجام شود.
با انتقال خط تلفن ثابت به سیستم تلفنی VOIP، کاربران قادر خواهند بود تا از امکانات پیشرفته مانند مکالمات بین‌المللی با هزینه کمتر، ویژگی‌های متنوع مانند ایجاد صف‌های انتظار و ارسال پیام‌های صوتی بهره‌مند شوند.
صندوق صوتی
یکی از پرکاربردترین امکانات سیستم تلفن VOIP به‌حساب می‌آید که به کاربران امکان می‌دهد در زمان عدم حضور یا اشغال بودن خط، پیامی را برای تماس‌گیرندگان خود ضبط کنند.
شما می‌توانید یک پیام خوش‌آمد گویی و یا اطلاعات مربوط به زمان بازگشت خود را ضبط کنید. زمانی که یک تماس‌گیرنده با شما تماس می‌گیرد و شما به تماس او پاسخ نمی‌دهید، سیستم VOIP به‌طور خودکار پیام ضبط شده شما را برای او پخش می‌کند. شما می‌توانید از طریق تلفن VOIP، نرم‌افزار تلفن VOIP و یا وب به پیام‌های خود گوش دهید.
با استفاده از صندوق صوتی دیگر هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. همچنین می‌توانید به مشتریان خود نشان دهید که برای آن‌ها ارزش قائل هستید و به‌طور فعال به دنبال حل مشکلات آن‌ها هستید. شما می‌توانید به‌طور موثرتری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید و مشکلات آن‌ها را حل کنید.
راه‌اندازی خط سیپ ترانک
راه‌اندازی خط سیپ ترانک در سیستم تلفنی VOIP به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق یک اتصال اینترنتی به شبکه VOIP، به شکل دیجیتالی به خطوط تلفن خارجی متصل شوند و از خدمات تماس با شماره‌های داخلی و خارجی بهره‌مند شوند. برای راه‌اندازی خط سیپ ترانک، مراحل زیر را می‌توان انجام داد:
- ابتدا باید یک سرویس‌دهنده سیپ ترانک را انتخاب کنید که ارائه دهنده خدمات تماس‌های VOIP است.
- باید در سایت سرویس‌دهنده موردنظر ثبت‌نام کنید و اطلاعات اتصال (مانند آدرس سرور، نام کاربری و رمز عبور) را دریافت کنید.
- بعد از دریافت اطلاعات اتصال، باید تنظیمات لازم را در سیستم تلفن VOIP خود اعمال کنید. این شامل افزودن یک حساب کاربری سیپ ترانک و تنظیمات مربوط به پروتکل‌ها و کدک‌های صوتی می‌شود.
- بعد از تنظیمات، باید اتصال سیپ ترانک را تست کرده و از اینکه به‌درستی کار می‌کند اطمینان حاصل کنید.
- پس از تأیید اتصال، می‌توانید از خط سیپ ترانک برای تماس با شماره‌های داخلی و خارجی استفاده کنید و از امکانات پیشرفته مانند انتقال تماس و ضبط تماس استفاده کنید.
- با راه‌اندازی خط سیپ ترانک در سیستم تلفنی VOIP، امکانات متعددی را برای کاربران فراهم می‌شود و امکان مدیریت بهتر تماس‌ها و کاهش هزینه‌ها را فراهم می‌کند.
- شما می‌توانید برای درک بیشتر از خدمات سیستم تلفنی ویپ مقاله ویژگی مراکز پشتیبان VOIP را مطالعه بفرمایید.
اتصال شعب یک شرکت به هم دیگر
اتصال شعب یک شرکت به هم دیگر در سیستم تلفنی VOIP به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق شبکه اینترنت، ارتباطات تلفنی بین شعب و دفاتر مختلف را برقرار کنند. برای ایجاد این اتصال، می‌توان از روش‌های مختلفی استفاده کرد:
استفاده از شبکه اینترنت
این روش به کمک اینترنت اتصال بین شعب فراهم می‌کند. با استفاده از تکنولوژی VOIP، تماس‌های تلفنی از یک شعبه به شعبه دیگر به‌صورت دیجیتال انتقال می‌یابد.
استفاده از تکنولوژی VPN
ایجاد یک شبکه خصوصی مجازی (VPN) بین شعبه‌ها امکان ارتباط امن و خصوصی را فراهم می‌کند. این روش معمولاً برای اتصالات بین شعبه‌های دورافتاده یا در مناطقی با محدودیت‌های امنیتی استفاده می‌شود.
استفاده از سرویس‌های ابری
برخی از سرویس‌های تلفنی VOIP امکان اتصال شعبه‌های مختلف را از طریق سرورهای ابری فراهم می‌کنند. این سرویس‌ها از طریق اینترنت اتصالات تلفنی بین شعبه‌ها را فراهم می‌کنند.
با استفاده از این روش‌ها، شعب یک شرکت می‌توانند به‌طور مؤثر و کارآمد به یکدیگر متصل شوند و از امکانات پیشرفته مانند انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و به اشتراک‌گذاری منابع تلفنی بهره‌مند شوند. این اتصالات بهبود در ارتباطات داخلی و کارایی سازمان را افزایش می‌دهند و هزینه‌های ارتباطات را نیز کاهش می‌دهند.
ضبط، مانیتورینگ و شنود مکالمات تلفنی
ضبط مکالمات تلفنی قابلیتی در سیستم‌های تلفن VOIP است که به کاربران کمک می‌کند تا مکالمات تلفنی خود را ضبط کنند. با مانیتورینگ مکالمات تلفنی مدیران می‌توانند به مکالمات تلفنی کارمندان خود گوش دهند.
گوش دادن به مکالمات تلفنی بدون اطلاع طرفین مکالمه شنود به‌حساب می‌آید که یکی دیگر از امکانات سیستم تلفن VOIP محسوب می‌شود. برای این کار مدیران باید ضبط مکالمات را برای خط تلفن خود فعال کنند. آن‌ها می‌توانند نوع ضبط را به‌صورت دستی یا خودکار انتخاب کنند. سپس می‌توانند مکالمات ضبط شده را در حافظه داخلی سیستم VOIP یا در یک فضای ذخیره‌سازی خارجی ذخیره کنند.
تعریف ساعات کاری شرکت
کاربران از این طریق می‌توانند ساعات کاری شرکت خود را به سیستم معرفی کنند. کاربران می‌توانند تنظیم کنند که در خارج از ساعات کاری، سیستم VOIP به‌طور خودکار به تماس‌گیرندگان پیامی را پخش کند و یا آن‌ها را به صندوق صوتی هدایت کند.
با تعریف ساعات کاری شرکت، کاربران می‌توانند به مشتریان خود نشان دهند که برای آن‌ها ارزش قائل هستند و به‌طور فعال به دنبال حل مشکلات آن‌ها می‌گردند.
همچنین کاربران می‌توانند از تماس‌های غیرضروری در خارج از ساعات کاری جلوگیری کنند و تمرکز خود را بر روی وظایف مهم‌تر خود بگذارند.
برای تعریف کردن ساعت کاری شرکت در ویپ شما باید به هیئت‌رئیسه کاربری سیستم VOIP خود وارد شوید. بخش تنظیمات مربوط به ساعات کاری را پیدا کنید. ساعات کاری روزهای مختلف هفته را به‌طور جداگانه تعریف کنید. پیامی را برای پخش در خارج از ساعات کاری انتخاب کنید.
گزارش‌گیری از تماس‌های وارده و صادره
گزارش‌گیری از تماس‌های وارده و صادره ازجمله ویژگی‌های مهم و کارآمد است که به کاربران امکان می‌دهد تا به‌راحتی و به شکل مؤثری اطلاعات مربوط به تماس‌هایی که دریافت کرده یا انجام داده‌اند را مدیریت کنند.
این گزارش‌ها معمولاً شامل اطلاعاتی مانند تاریخ و زمان تماس، شماره تلفن مخاطب، مدت‌زمان مکالمه و نتیجه تماس می‌شوند. این گزارش‌ها کاربران را از مشکلات موجود مطلع کرده و امنیت VOIP را تامین می‌کنند.
با استفاده از گزارش‌گیری در سیستم تلفنی VOIP، مدیران و کاربران قادرند تا نمونه‌هایی از الگوی تماس‌های خود به دست آورند و از اطلاعات به دست آمده برای بهبود فرآیندهای ارتباطی و افزایش بهره‌وری استفاده کنند.
همچنین، این گزارش‌ها به کاربران کمک می‌کنند تا عملکرد خود را در مدت زمان مشخصی بررسی و ارزیابی کرده و به تصمیم‌گیری‌های بهتری دست یابند. با امکانات گزارش‌گیری می‌توان از مزایایی همچون بهبود در مدیریت زمان، کاهش هزینه‌ها، بهبود در خدمات به مشتریان و بهبود در ارتباطات داخلی بهره برد. این اطلاعات می‌توانند به‌عنوان ابزاری مؤثر برای بهبود کیفیت خدمات و بهبود فرآیندهای کسبوکار استفاده شوند.
فکس سرور
فکس سرور در سیستم تلفنی VOIP به‌عنوان یک واسطه بین دستگاه فکس و خط تلفن VOIP عمل می‌کند. فکس‌های ارسالی و دریافتی را به‌صورت دیجیتال تبدیل می‌کند و از طریق خط تلفن VOIP ارسال و دریافت می‌کند.
برای ارسال فکس از طریق فکس سرور، ابتدا فکس موردنظر را با استفاده از اسکنر اسکن می‌کنید. فایل اسکن شده را به فکس سرور ارسال می‌کنید. فکس سرور فایل اسکن شده را به فرمت دیجیتال تبدیل می‌کند.سپس فکس دیجیتال را فشرده کرده و از طریق خط تلفن VOIP ارسال می‌کند. فکس گیرنده فکس دیجیتال را دریافت کرده و آن را به تصویر تبدیل می‌کند.
کاربران با استفاده از فکس سرور می‌توانند در هزینه‌های ارسال و دریافت فکس به‌طور قابل‌توجهی صرفه‌جویی کنند و به‌طور کارآمدتر فکس‌ها را ارسال و دریافت کنند. آن‌ها می‌توانند به‌طور موثرتری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند و مشکلات آن‌ها را حل کنند.
فکس سرورها قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند ارسال و دریافت فکس به‌صورت گروهی، ذخیره فکس‌ها در کامپیوتر و ارسال فکس به‌صورت ایمیل را ارائه می‌دهند.قابلیت ارسال فکس به ایمیل در سیستم تلفنی VOIP به کاربران اجازه می‌دهد تا فکس‌های دریافتی خود را به‌صورت خودکار به آدرس ایمیل دلخواه ارسال کنند.
آن‌ها می‌توانند از این طرق به‌راحتی به فکس‌های خود از طریق ایمیل دسترسی داشته باشید. فکس‌های دریافتی را به‌صورت فایل PDF در ایمیل خود ذخیره کنند. به‌راحتی در میان فکس‌های دریافتی خود جستجو کنند و فکس‌های دریافتی را به‌راحتی با دیگران به اشتراک بگذارند.
سامانه نوبت‌دهی هوشمند تلفنی
سامانه نوبت‌دهی هوشمند تلفنی در VOIP یک ابزار پیشرفته است که کاربران می‌توانند از طریق آن، به‌صورت مؤثر و هوشمند نوبت‌دهی و مدیریت نوبت‌ها را انجام دهند.
این سامانه با استفاده از فناوری VOIP و امکانات هوش مصنوعی، به کاربران امکان می‌دهد تا به‌صورت خودکار و سیستماتیک نوبت‌های خود را مدیریت کنند و به بهبود در روند ارتباط با مشتریان و ارائه خدمات پرداخته شود.
با استفاده از این سامانه در سیستم تلفنی VOIP، مشتریان می‌توانند از طریق تماس تلفنی یا حتی از راه دیگری مانند وب‌سایت یا اپلیکیشن موبایل نوبت گرفته و آن را مدیریت کنند.
این سامانه قابلیت‌هایی مانند زمان‌بندی خودکار، ارسال یادآوری‌ها، انتقال نوبت‌ها و ایجاد گزارشات تحلیلی را فراهم می‌کند که به بهبود در مدیریت نوبت‌ها و بهره‌وری کمک می‌کند. با سامانه نوبت‌دهی، کسب‌وکارها می‌توانند به‌صورت بهینه‌تر با مشتریان خود ارتباط برقرار کرده و خدمات بهتری ارائه دهند. از مزایای دیگر این سامانه می‌توان به کاهش زمان انتظار مشتریان، افزایش رضایتمندی آن‌ها و افزایش بهره‌وری کارمندان اشاره کرد.
برای شناخت بیشتر ویژگی‌های سیستم تلفنی ویپ می‌توانید مقاله مزایای خط تلفن اینترنتی را مطالعه کنید.
سامانه مدیریت کنفرانس صوتی و تصویری
این سامانه به‌عنوان یکی از امکانات سیستم تلفن VOIP به کاربران کمک می‌کند تا کنفرانس‌های صوتی را با چندین شرکت‌کننده برگزار کنند. سامانه‌های مدیریت کنفرانس صوتی می‌توانند از چندین شرکت‌کننده در یک کنفرانس پشتیبانی کنند.
کاربران می‌توانند کنفرانس را ضبط کنند و آن را برای مراجعات بعدی ذخیره کنند و محتواها را مانند اسناد، تصاویر و ارائه‌ها را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارند. از ابزار پرسش و پاسخ سامانه برای پرسیدن سوالات از شرکت‌کنندگان استفاده کنند.
کنفرانس تصویری به کاربران امکان می‌دهد تا با چندین نفر به‌طور هم‌زمان، به‌صورت تصویری و صوتی ارتباط برقرار کنند. با استفاده از کنفرانس تصویری کاربران می‌توانند در هزینه‌های سفر و اقامت صرفه‌جویی کنند، جلسات را به‌طور کارآمدتر برگزار کنند و به‌طور موثرتری با همکاران، مشتریان و شرکای تجاری خود ارتباط برقرار کنند.
سامانه ارسال پیامک از طریق شبکه‌های اجتماعی
این سامانه در سیستم تلفنی VOIP یک ابزار قدرتمند است که به کاربران امکان می‌دهد تا به‌صورت مستقیم و سریع پیامک‌ها را از طریق شبکه‌های اجتماعی یا ارتباطات مخابراتی ارسال کنند.
این سامانه با استفاده از تکنولوژی VOIP و امکانات ارتباطی، به کاربران کمک می‌کند تا به‌صورت یکپارچه و هماهنگ پیامک‌های خود را از طریق مخابرات و شبکه‌های اجتماعی ارسال کنند.
با استفاده از این سامانه، کاربران می‌توانند از طریق تلفن VOIP خود به‌راحتی و به‌صورت خودکار پیامک‌های خود را به شماره‌های مختلف ارسال کنند.
سامانه ارسال پیامک از امکانات پیشرفته مانند ارسال پیامک از طریق اپلیکیشن‌های شبکه‌های اجتماعی مانند واتساپ، تلگرام و فیس‌بوک و همچنین ارسال از طریق شبکه‌های مخابراتی مثل اس‌ام‌اس (SMS) و پیام‌کوتاه (SMS) استفاده می‌کند.
با این سامانه، کاربران می‌توانند به‌صورت یکپارچه و هماهنگ پیامک‌های خود را از طریق شبکه‌های اجتماعی و مخابرات ارسال کرده و به بهبود ارتباطات و ارتباطات با مشتریان و همکاران خود کمک کنند.
سامانه ارسال پیامک امکان مدیریت و ردیابی پیامک‌ها را فراهم می‌کند و به کاربران اطمینان می‌دهد که پیامک‌های آن‌ها به‌صورت صحیح و به مقصد موردنظر ارسال می‌شوند.
مزایای سیستم تلفنی ویپ (VOIP)
در دنیای امروز، ارتباطات عنصری حیاتی برای هر کسبوکار و فردی محسوب می‌شود. سیستم‌های تلفن سنتی، با وجود سابقه طولانی، محدودیت‌هایی دارند و نیازهای روزافزون دنیای مدرن را به‌طور کامل برآورده نمی‌کنند.
در این میان، سیستم‌های تلفن ویپ (VoIP) به‌عنوان راه‌حلی نوین و کارآمد، انقلابی در دنیای ارتباطات ایجاد کرده‌اند. در ادامه به بررسی مزایای این سیستم تلفنی می‌پردازیم.
کاهش هزینه‌ها
VoIP به دلیل استفاده از زیرساخت‌های موجود اینترنت، می‌تواند هزینه‌های تماس‌های تلفنی را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهد.
افزایش انعطاف‌پذیری
ویپ امکاناتی مانند برقراری تماس از طریق تلفن‌های هوشمند، رایانه‌ها و سایر دستگاه‌های متصل به اینترنت را فراهم می‌کند.
قابلیت مقیاس بندی
سیستم‌های VoIP به‌راحتی قابل مقیاس بندی هستند و می‌توان از آن‌ها در سازمان‌های کوچک و بزرگ استفاده کرد.
امکانات پیشرفته
VoIP امکاناتی مانند کنفرانس‌های صوتی و تصویری، پست صوتی، صف انتظار تماس و بسیاری از امکانات دیگر را ارائه می‌دهد.
بهبود بهره‌وری
ویپ می‌تواند با ارائه ابزارهایی مانند صف انتظار تماس و مسیریابی خودکار تماس، به شما کمک کند تا بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.
قابلیت اطمینان بیشتر
VOIP می‌تواند قابل‌اعتمادتر از خطوط تلفن سنتی باشد، زیرا از چندین مسیر برای ارسال تماس استفاده می‌کند.
کلام پایانی
با توجه به امکانات پیشرفته و گسترده‌ای که سیستم تلفن VOIP فراهم می‌کند، می‌توان گفت که این فناوری ارتباطات یک ابزار بسیار قدرتمند و اساسی برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست. اما همچنان اشتباهات استفاده از VOIP به چشم می‌خورد.
از امکانات متنوع مانند پاسخگویی خودکار، مرکز تماس، اتصال به CRM، انتقال خط و سامانه نوبت‌دهی تا ارسال پیامک از طریق شبکه‌های اجتماعی، این سیستم قادر است به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتریان کمک کند.
با در نظر گرفتن همه این امکانات، می‌توان ادعا کرد که تلفن VOIP به‌عنوان یکی از پرکاربردترین و موثرترین ابزارهای ارتباطی در دنیای امروز مطرح است و برای سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!