دفتر کار مجازی (Virtual Office) چیست؟ + مزایا و معایب

روند تحولات مشاغل مانند بسیاری موارد دیگر در دنیای امروز به سمت دیجیتال شدن پیش می‌رود. نوع دفاتر کاری نیز به همین صورت دستخوش تغییراتی بوده است. دفتر کار مجازی این امکان را می‌دهد که از هر کجا که می‌خواهیم کار کنیم و در هزینه‌های مربوط به فضای فیزیکی، مانند نگهداری و مبلمان، انرژی زیست‌محیطی و رفت‌و‌آمد‌های طولانی صرفه‌جویی کنیم.

این نوع از کار کردن پس از پندمیک کرونا به شدت مورد استقبال قرار گرفت. کار در شرایط استاندارد یک محیط اداری، به دلیل تحرکات اجتماعی و محدودیت‌های فیزیکی، با گسترش COVID-19 بسیار دشوار شد. این وضعیت باعث شد برخی از مشاغل خاص دفتر کار مجازی را به عنوان یک استراتژی بقا برای اقتصاد و حفظ معیشت خود تأسیس کنند. یک دفتر کار مجازی می‌تواند راهی عالی برای بهره‌مندی از مزایای داشتن دفتر فیزیکی بدون اجاره یا خرید فضای فیزیکی باشد. در این مطلب به این خواهیم پرداخت که ماهیت دفاتر مجازی، مزایا و معایب آنها و نحوه راه‌اندازی آن‌ها چیست.

دفتر کار مجازی چیست؟

طبق تعریف Messenger and Gschwind (2016) اصطلاح دفتر مجازی به فضای اداری اشاره دارد که کارکنان می توانند از طریق ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) برای کار از راه دور به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.

پیدایش دفاتر مجازی

اگر‌چه هنوز این شیوه کار مدرن به نظر می‌رسد، اما مفهوم جدیدی نیست و سالهاست که وجود دارد! شاید اولین دفتر خدمات مجازی می‌تواند به سال 1966 برگردد، که شرکت Fegen Lawsuits خدمات منشی، مرکز تماس و پذیرش را به مشاغل مجازی ارائه می‌داد.

با این وجود، اصطلاح «دفتر مجازی» اولین بار در اواخر دهه 1990 توسط تیموتی فریس، نویسنده «هفته کار چهار ساعته» ابداع شد. فریس در کتاب خود آن را چنین توصیف کرد:

روشی جدید برای کسب‌و‌کار که از جدیدترین فناوری‌ها بهره می‌برد و به افراد اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر کجا که می‌خواهند کار کنند.

پس از انتشار کتاب فریس، فضای کاری مجازی محبوبیت بیشتری پیدا کرد. در سال 2006، حدود 30000 فضای کاری مجازی در سراسر جهان وجود داشت و تا سال 2016، این تعداد به بیش از یک میلیون رسید. این روند همواره رشدی صعودی داشته و روالی که برای آن پیش‌بینی می‌شود نیز رو به رشد است.

دلایل اصلی رشد دفاتر کار مجازی

مانند هر چیز دیگر، چند دلیل برای یک رشد مداوم وجود دارد که در کنار هم موثر واقع شده‌اند، ولی شاید مهم‌ترین دلایل موارد زیر باشند:

1) در سال‌های اخیر تعداد فریلنسرها و مشاغل انفرادی به شدت افزایش یافته است.

2) رشد فناوری، کار از راه دور را از همیشه آسان‌تر کرده است.

3) اقتصاد دیجیتالی منجر به کاهش تعداد کارکنان تمام وقت شده است.

همه این عوامل به محبوبیت روزافزون فضاهای کاری مجازی کمک کرده است. این فضاها به ویژه برای کسب و کارهای کوچک و استارت آپ ها محبوب‌تر هم شده‌اند، زیرا مقرون به صرفه هستند و انعطاف پذیری بالایی را ارائه می‌دهند که فضاهای اداری استاندارد نمی‌توانند با آن رقابت کنند.

اولین دفتر خدمات مجازی می‌تواند به سال 1966 برگردد، که شرکت Fegen Lawsuits خدمات منشی، مرکز تماس و پذیرش را به مشاغل مجازی ارائه می‌داد.

مزایای یک دفتر مجازی

کار اصلی یک دفتر کار مجازی این است که تیم را حتی اگر از نظر فیزیکی از یکدیگر دور باشند به هم نزدیک و در ارتباط نگه دارد. مزایای متعددی وجود دارد که می توان از این شیوه برای کار به دست آورد. برخی از مهمترین آنها در زیر ذکر شده است:

1) حرفه ای بودن

کسب‌وکار‌هایی که مکان فیزیکی ندارند، برای اینکه بتوانند همچنان در بازار رقابتی امروز بمانند، باید درجاتی از حرفه‌ای بودن آدرس کسب‌وکار خود را حفظ کنند. برای حفظ این حرفه‌ای بودن نمی‌توان مشتریان و مخاطبان بالقوه‌تان را آگاه کنید که از روی مبل خانه یا یک میز کامپیوتر کوچک در اتاق خود کار می‌کنید. چیزی که از استفاده از آدرس منزلتان به عنوان آدرس کسب و کارتان بدتر است، استفاده از صندوق پستی است. هنگامی که مشتریان بالقوه این نوع آدرس‌ها را می‌بینند، ممکن است در مورد هویت و قانونی بودن شما احساس نگرانی کنند.

دفاتر کار مجازی یک آدرس معتبر در اختیار شما قرار می دهد، که وجهه کسب‌و‌کار شما را ارتقا می‌دهد و به مشتریان این آگاهی را می‌دهد که متوجه شوند کار خود را جدی می‌گیرید.

2) پس انداز کنید

مزیت بسیار مهم دیگر، صرفه‌جویی بسیار زیاد در هزینه عدم پرداخت اجاره برای فضای اداری فیزیکی است. همچنین سایر هزینه های مرتبط با یک دفتر سنتی مانند تجهیز آن و خرید تجهیزات اداری و غیره نیز بسیار کاهش یافته یا حذف می‌شوند. داشتن یک دفتر مجازی نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری می‌شود، بلکه باعث صرفه جویی در وقت و هزینه برای رفت و آمد هر‌روزه به دفتر می‌شود. اگر 2 ساعت در روز را صرف رفت‌و‌آمد می‌کنید، این نشان‌دهنده‌ی 10 ساعت در هفته است که می‌توانستید روی کسب و کار خود درآمد کسب کنید.

3) کاهش ریسک

سومین مزیت بزرگ داشتن یک دفتر کار مجازی، کاهش ریسک راه‌اندازی کسب و کار کوچک است. عدم نیاز به تمام هزینه‌های اثاثیه و تجهیزات اداری به این معنی است که شما تعهدات غیر عملیاتی کمتری دارید. اگر کسب و کار کوچک شما بخواهد در بازار‌های دیگری گسترش یابد نیز، به راحتی می‌توانید راه‌حل دفتر مجازی ارزان قیمت را در بازار دیگری راه اندازی کنید و به این صورت ظاهراً در آن بازار حضور فیزیکی دارید.

4) انعطاف پذیری

یکی از مزایای دیگر این است که شما انعطاف پذیری لازم برای کار در هر زمان که برای شما راحت است، در هر کجا که هستید را دارید. شما همچنین می‌توانید وظایف عادی کاری خود را بدون اینکه تمام روز در یک دفتر کار محبوس باشید از خانه، سفر یا در جاده انجام دهید. این امر به ویژه اگر از راه حل دفتر مجازی VoIP استفاده می‌کنید، که به شما یک برنامه می‌دهد که در هر نقطه از جهان قابل دسترسی باشد، بیشتر صادق است.

هنگامی که دفتر مجازی خود را در یک مرکز تجاری اداری دارید، در صورت نیاز به ملاقات حضوری با مشتریان یا همکاران، می توانید به اتاق‌های جلسه دسترسی داشته باشید. شما همچنین به دستگاه های فتوکپی با هزینه بسیار کم برای هر نسخه و همچنین فکس های دریافتی به صورت رایگان دسترسی دارید.

5) خدمات پست الکترونیکی

مشتریان بعضی دفاتر مجازی از مزیت استفاده از برنامه خدمات پست الکترونیکی هم استفاده می‌کنند، تا در مواقعی که مشتریان نیاز به ارسال نامه برای شرکت دارند، این آدرس به آنها داده شود. پس از ارسال، دفاتر کار مجازی نامه ها و فکس های داخلی و بین المللی را به آدرس منزل یا هر آدرس دیگری که داده می‌شود ارسال می‌کنند.

6) پیام تلفنی و خدمات پستی

با برخی دفاتر مجازی، شما می‌توانید خدمات پاسخگویی تلفنی را هم در اختیار داشته باشید.به صورت 24 ساعته و در 7 روز هفته پاسخگوی تلفن دیجیتال دریافت خواهید کرد و تماس‌های ورودی نامحدودی خواهید داشت.

با داشتن یک شماره تلفن اختصاصی تجاری می‌توانید تماس های شخصی و حرفه‌ای خود را بدون نیاز به تلفن ثابت اداری فیزیکی جدا کنید. همچنین مطمئن خواهید شد که به همه تماس‌های مهم کاری شما همیشه پاسخ داده می‌شود.

7) دسترسی بهتر به استعدادها

دفاتر مجازی همچنین به شما این امکان را می‌دهند که کارمندانی را از هر کجای دنیا استخدام کنید و به شبکه حرفه‌ای جهانی بپیوندید. این بدان معناست که شما بدون توجه به موقعیت مکانی می توانید بهترین استعدادها را برای کسب و کار خود بیابید و جذب کنید.

معایب دفاتر مجازی

از بسیاری جهات، دفاتر مجازی شیوه کار ما را بهبود بخشیده‌اند، اما مانند هر چیز دیگر در دنیا، هیچ چیز نمی‌تواند 100% کامل باشد. پس بهتر است معایب دفاتر مجازی را هم بررسی کنیم تا بتوانیم با چشمی باز‌تر تصمیم بگیریم که آیا برای ما نیز گزینه مناسبی است یا نه.

1) نیاز به یک مکان فیزیکی برای تکمیل کار

در کسب‌وکار‌هایی که از دفاتر مجازی استفاده می‌کنند، کارکنان کار خود را از مکان‌های مختلف انجام می‌دهند. اساساً، هیچ دفتری وجود ندارد که کارمندان بتوانند به همکاران و مشتریان گزارش دهند یا با آنها ملاقات کنند. بنابراین، برای مشاغلی که نیاز به فضای فیزیکی و تعاملات حضوری روزانه برای انجام کار دارند، ممکن است یک دفتر کار مجازی بهترین راه حل نباشد.

2) عدم تعامل اجتماعی حضوری

برخی بر این باورند که یک نقطه ضعف کار در دفتر مجازی عدم تعامل اجتماعی بین کارمندان است. در حالی که برخی به راحتی این موضوع را نادیده می گیرند. به ویژه برای برون‌گراهایی که در تعامل انسانی پیشرفت می‌کنند، می‌تواند این عدم حضور در اجتماع دشوار باشد. مگر اینکه کارمند از یک کتابخانه یا یک کافه یا هر فضای دیگری استفاده کند تا این تعامل اجتماعی را به دست آورد.

3) نداشتن انگیزه

یکی دیگر از معایب کار در یک دفتر مجازی، حواس‌پرتی و بی‌انگیزگی است. زیرا گاهی اوقات باعث کاهش روحیه و بهره‌وری می شود. برای فردی که دارای مسائل مربوط به انضباط شخصی است و بهترین کار را با نظارت مداوم انجام می‌دهد، دفتر مجازی می‌تواند باعث بی انگیزگی شود.

4) چالش ارتباطات

مشکلات ارتباطی بین کارمندان را می‌توان به عنوان نقطه ضعف یک دفتر مجازی دانست. برقراری ارتباط از طریق ایمیل، پیامک، رسانه‌های اجتماعی یا حتی کنفرانس از راه دور مانند مکالمات حضوری نیست. این به این دلیل است که اغلب ما ممکن است سرنخ‌های غیرکلامی ظریف را در ارتباطات نوشتاری از دست بدهیم. این مورد می‌تواند منجر به ارتباط ضعیف یا تفسیر نادرست نظرات یا یادداشت‌های فرد شود، اما زمانی که کارکنان از این مشکلات آگاه شوند (یا حداقل به ارتباطات غیرکلامی عادت کنند) این موضوع کمتر موجب مشکل خواهد شد.

اصطلاح «دفتر مجازی» اولین بار در اواخر دهه 1990 توسط تیموتی فریس، نویسنده «هفته کار چهار ساعته» ابداع شد. فریس در کتاب خود آن را چنین توصیف کرد: «روشی جدید برای کسب‌و‌کار که از جدیدترین فناوری‌ها بهره می‌برد و به افراد اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر کجا که می‌خواهند کار کنند.»

راه اندازی دفتر مجازی خودتان

اکنون که به این موضوع پرداختیم که دفاتر مجازی چیست و مزایا و معایب آنها چه چیز‌هایی می‌تواند باشد، می‌توانیم بهتر تصمیم بگیریم. اگر علاقه‌مند به راه‌اندازی دفتر مجازی برای کسب‌و‌کار خود هستید، چند کار اصلی برای انجام دادن دارید:

1) یک استراتژی درست داشته باشید

قبل از راه اندازی یک دفتر مجازی، باید یک استراتژی داشته باشید. اولین قدم این است که اهداف خود را بشناسید. با داشتن دفتر مجازی امیدوار به داشتن چه چیزی هستید؟ هنگامی که اهداف خود را شناختید، می توانید شروع به تنظیم یک برنامه کنید.

باید تصمیم بگیرید که به چه نوع فضایی نیاز دارید، به چه نوع تجهیزاتی نیاز دارید و چگونه فضای کاری مجازی خود را مدیریت خواهید کرد. همچنین باید در نظر بگیرید که چگونه دفتر مجازی خود را معرفی کنید و آن را به مشتریان بالقوه جذاب نشان دهید. یکی از مهم‌ترین بخش‌های دفتر کار مجازی، داشتن یک «مرکز تماس» حرفه‌ای است. بنابراین در این مسیر نیاز به دانش کافی برای راه‌ اندازی مرکز تماس نیز خواهید داشت.

2) خدمات مورد نیاز خود را انتخاب کنید

آیا به اتاق جلسه یا توان برقراری تماس تلفنی نیاز دارید؟ آیا برای انجام برخی کارها به یک دفتر خصوصی نیاز دارید؟ یا فقط به آدرس کسب و کار نیاز دارید؟ هنگامی که بدانید به چه خدماتی نیاز دارید، می توانید به دنبال ارائه دهندگان دفتر کار مجازی باشید که بهترین انتخاب برای شما هستند.

3) یک شرکت ارائه دهنده مسئول انتخاب کنید

شاید شرکت های اداری مجازی زیادی برای انتخاب وجود داشته باشند، ولی مهم این است که خدمات‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که مسئولیت پذیر بوده و شهرت خوبی داشته باشد. کمی تحقیق کنید و بررسی های آنلاین را بخوانید تا ایده بگیرید که کدام ارائه‌دهندگان برای شما بهترین هستند. هنگامی که انتخاب‌های خود را محدود کردید، با هر ارائه‌دهنده تماس بگیرید و در مورد خدمات آنها سؤال بپرسید.

4) آدرس کسب و کار خود را انتخاب کنید

آدرس کسب و کار شما چیزی بیش از یک مکان برای شرکت شما است. این آدرس همچنین نشان دهنده برند شما و استاندارد‌هایی است که بر پایه آن کار می‌کنید.

با آدرس کسب و کار خود، نه تنها یک دفتر مجازی راه اندازی می کنید، بلکه به مشتریان و مخاطبان خود مکانی می دهید تا شما را پیدا کنند. و از آنجایی که آدرس کسب و کار شما مجازی است، می توانید آن را در هر شهر یا فضایی که انتخاب می‌کنید داشته باشید.

5) ابزارهای مناسب را بخواهید

شما باید ابزار مناسبی برای مدیریت دفتر کار مجازی خود داشته باشید. باید بتوانید با تیم خود ارتباط برقرار کنید، فایل ها را به اشتراک بگذارید و سازماندهی کنید. تلفن و فکس‌های خود را دریافت کنید و تمام ابزاری که نیاز دارید در دسترس داشته باشید.

6) دفتر مجازی خود را تبلیغ کنید

از آنجایی که اینترنت فضای وسیعی است، می توانید از آن برای تبلیغ فضای کاری مجازی خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که آدرس دفتر کار مجازی خود را در وب سایت و در امضای ایمیل خود وارد کرده‌اید. همچنین می‌توانید عکس‌ها و فیلم‌های فضای اداری مجازی خود را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

دفتر کار مجازی یا واقعی؟ مسئله این است!

به طور کلی، دفاتر مجازی یک راه عالی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف پذیری برای کسب و کار شما هستند. قبل از راه اندازی، تحقیق خود را در مورد بهترین بسته‌های دفتر مجازی انجام دهید، یک استراتژی ایجاد کنید و خود را با ابزارهای مناسب تجهیز کنید تا اطمینان حاصل کنید که دفتر مجازی شما موفق است.

داشتن شیوه‌های مناسب، به شما کمک می‌کند تا معایب دفاتر مجازی را به حداقل برسانید. ارتباط خوب، نقشی حیاتی در درگیر نگه داشتن کارکنان و با انگیزه نگه داشتن آنها دارد. برای غلبه بر موانع حضور نداشتن اعضای تیم، مهم است که مطمئن شوید که کار خوب را تشخیص می‌دهید، اعتماد، صداقت و شفافیت را با همه کارمندان ایجاد می‌کنید و همچنین نیرو‌های فعال و با‌انگیزه را تشویق می‌کنید.

خوشبختانه ابزارها و استراتژی‌های زیادی هم وجود دارد که می‌توانید برای موفقیت در یک تیم مجازی و مقابله با این چالش‌ها استفاده کنید. استفاده از اتاق‌های جلسات مجازی هم نه تنها به شما کمک می‌کند تا از هرگونه سوء تفاهم جلوگیری کنید، بلکه بهره‌وری شما را نیز افزایش می‌دهد. هنگامی که در یک تیم مجازی کار می‌کنید، مهم است که تلاش بیشتری برای بهبود روابط انجام دهید. شرکت‌ها باید فرهنگ مجازی خود را ارزیابی کنند و استراتژی‌هایی را اجرا کنند تا این فرهنگ را سرگرم‌کننده‌تر ولذت‌بخش‌تر کنند.

بخش مهمی از برقراری روابط با هم تیمی‌ها کمک به ایجاد و حفظ اعتماد است. آنچه از تیم خود انتظار دارید را به وضوح بیان کنید. ابزارهایی را که برای موفقیت نیاز دارند در اختیار آنها قرار دهید و مطمئن شوید که هر کاری از دستتان بر می آید برای کمک به پیشرفت آنها انجام می‌دهید.