نگهداری شبکه تلفن voip و معرفی ضوابط پشتیبانی ویپ

نگهداری شبکه تلفن VOIP شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرایندها می‌شود که هدف آن‌ها حفظ کیفیت صدا، امنیت اطلاعات و دسترسی مداوم به خدمات ارتباطی است. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل به‌روزرسانی نرم‌افزارها، مانیتورینگ عملکرد شبکه، مدیریت امنیت و پشتیبانی فنی باشد. با توجه به پیچیدگی و گستردگی این شبکه‌ها، نیاز به داشتن دانش و مهارت‌های فنی بالا برای نگهداری صحیح آن‌ها بیش از پیش احساس می‌شود.

امروزه، فناوری VoIP به یکی از ستون‌های اصلی ارتباطات تبدیل شده است. این فناوری نه تنها هزینه‌های ارتباطی را کاهش داده، بلکه امکانات و قابلیت‌های فراوانی را نیز به کاربران ارائه می‌دهد. با این حال، همانند هر فناوری دیگری، نگهداری و پشتیبانی شبکه تلفن VOIP برای تضمین عملکرد بهینه و قابل اعتماد آن‌ها امری حیاتی است.

در این مقاله راویستک، به بررسی روش‌ها و بهترین رویه‌های نگهداری شبکه‌های VoIP خواهیم پرداخت و اهمیت آن‌ها را در ایجاد یک سیستم ارتباطی پایدار و قابل اعتماد مورد بررسی قرار خواهیم داد.

منظور از نگهداری شبکه تلفن VOIP چیست؟

نگهداری از شبکه تلفن VoIP شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات است که هدف آن‌ها حفظ عملکرد بهینه، پایداری و امنیت شبکه‌های VoIP است. این فعالیت‌ها شامل موارد به‌روزرسانی نرم‌افزارها و سخت‌افزارها، مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد شبکه، مدیریت پهنای باند و ترافیک شبکه، پشتیبانی فنی و عیب‌یابی، امنیت شبکه و مستندسازی و گزارش دهی می‌شود.

پشتیبانی شبکه تلفن VOIP خدماتی است که پس از نصب و راه اندازی سیستم تلفن ویپ توسط مجری ارائه می‌شود. شرکت‌ها در ابتدای راه‌اندازی، دوره‌ای جهت پشتیبانی رایگان سیستم تلفن تحت شبکه ارائه می‌کنند تا به ثبات و پایداری سیستم برسد. برای دریافت خدمات و پشتیبانی VoIP به صورت مستمر، می‌توان با تنظیم قراردادهای دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالیانه) اقدام کرد.

در طول مدت قرارداد پشتیبانی، شرکت مجری متعهد است که طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ویپ شما را از نظر نرم‌افزاری و سخت‌افزاری به‌طور کامل بررسی و عیب‌یابی نماید. همچنین، تهیه نسخه‌های پشتیبان منظم و رفع سریع هرگونه مشکل یا خطایی که در سیستم شما رخ دهد، ازجمله وظایف این شرکت در طول دوره نگهداری شبکه تلفن ویپ خواهد بود.

چرا به پشتیبانی شبکه تلفن VOIP نیاز داریم؟

همان‌طور که می‌دانید، هیچ سیستم ‌کاملی وجود ندارد و احتمال بروز خطا و اشکال در هر سیستمی، ازجمله سیستم‌های تلفنی ویپ، وجود دارد. به همین دلیل، پشتیبانی و نگهداری پس از نصب و راه‌اندازی، برای تضمین عملکرد صحیح و بدون نقص این سیستم‌ها ضروری است.

تعداد زیادی از سرویس‌ها و تجهیزات در شبکه داخلی شرکت با هم هماهنگ می‌شوند تا شما بتوانید از خدمات مرکز تلفن VoIP بهره‌مند شوید. سرورها، سوئیچ‌ها، کامپیوترها، زیرساخت شبکه، اینترنت و به‌طور کلی تمامی زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت به صورت یکپارچه با هم کار می‌کنند تا یک سرویس واحد را به کاربران ارائه دهند.

برای اطمینان از اینکه مکالمات ویپ با کیفیت بالا و بدون اختلال انجام می‌شوند، نیاز به نظارت و مدیریت مداوم پهنای باند و ترافیک شبکه است. پشتیبانی و نگهداری VOIP کمک می‌کند تا مشکلات کیفیت صدا، تأخیر و افت بسته‌ها (packet loss) شناسایی و برطرف شوند.

شبکه‌های VoIP ممکن است در معرض تهدیدات امنیتی مختلفی مانند حملات DDoS، شنود مکالمات و دسترسی غیرمجاز باشند. پشتیبانی مستمر برای پیاده‌سازی و به‌روزرسانی پروتکل‌های امنیتی، رمزنگاری اطلاعات و استفاده از فایروال‌ها ضروری است.

نرم‌افزارها و تجهیزات VoIP نیاز به به‌روزرسانی مداوم دارند تا از جدیدترین قابلیت‌ها و وصله‌های امنیتی بهره‌مند شوند. پس پشتیبانی و نگهداری به انجام به‌موقع این به‌روزرسانی‌ها و حفظ تجهیزات کمک می‌کند.

در صورت بروز مشکلات فنی یا خرابی‌ها، نیاز به تیم پشتیبانی برای شناسایی سریع و رفع آن‌ها وجود دارد. این شامل عیب‌یابی، ارائه راه‌حل‌های موقت و دائم و بازگردانی سرویس به حالت عادی است.

مهم‌ترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی و نگهداری VOIP

ارائه‌دهندگان خدمات VoIP برای تضمین عملکرد بهینه، امنیت و پایداری شبکه‌های خود، نیازمند رعایت شرایط و ضوابط مشخصی هستند. این شرایط و ضوابط به منظور حفظ کیفیت خدمات، مدیریت صحیح ترافیک شبکه، تضمین امنیت اطلاعات و ارائه پشتیبانی فنی به کاربران تدوین شده‌اند. در این بخش، به بررسی مهم‌ترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی VoIP می‌پردازیم که برای هر سازمانی که از این فناوری استفاده می‌کند، ضروری و حیاتی هستند.

• مدت زمان قرارداد پشتیبانی سیستم ویپ

قراردادهای پشتیبانی ویپ معمولا به صورت دوره‌ای و با بازه‌های زمانی ۳ ماهه، ۶ ماهه یا سالیانه ارائه می‌شوند. در طول این مدت، شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ، طبق مفاد قرارداد موظف به ارائه پشتیبانی کامل از سیستم VOIP شما تا تاریخ انقضای قرارداد خواهد بود.

• نحوه پشتیبانی سیستم VOIP

نحوه ارائه خدمات پشتیبانی شبکه تلفن VOIP، مطابق با جزئیات و شرایط ذکر شده در قرارداد شما خواهد بود. برای مثال، در صورتی که تعداد داخلی‌های شما بالا باشد و از یک سیستم تلفن حساس استفاده می‌کنید، می‌توانید از استقرار یک کارشناس پشتیبان به صورت دائمی در محل شرکت خود بهره‌مند شوید.

در صورتی که نیاز به استقرار دائمی کارشناس پشتیبانی در محل شرکت خود ندارید، می‌توانید از خدمات پشتیبانی دوره‌ای و حضوری به همراه ارائه خدمات آنلاین و On Call در طول دوره قرارداد بهره‌مند شوید. خدمات نگهداری شبکه تلفن ویپ بر اساس توافق، نوع و مقیاس پروژه شکل می‌گیرد.

•  نحوه تسویه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ویپ

نحوه تسویه حساب کارفرما، یکی دیگر از مواردی است که در قرارداد پشتیبانی ویپ به آن پرداخته می‌شود. این مورد می‌تواند به صورت توافقی بین شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ و کارفرما یا طبق قوانین و مقررات شرکت پشتیبانی تعیین گردد. پرداخت هزینه‌ها می‌تواند در ابتدای هر دوره یا در انتهای آن انجام شود.

• تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ویپ

تعهدات طرفین قرارداد، یکی از ارکان اصلی و ضروری هر قرارداد پشتیبانی ویپ است که به‌طور شفاف در متن قرارداد قید می‌شود. برای مثال، در قرارداد می‌توان تعهد کرد که کارفرما مجاز به ارائه اطلاعات دسترسی به سرور به افراد غیرمجاز و اشخاصی که از طرف شرکت خدمات ویپ تأیید نشده‌اند، نخواهد بود. در مقابل، شرکت پشتیبان نیز متعهد می‌شود که در تمام ساعات اداری، به‌طور فوری و در لحظه به مشکلات و درخواست‌های کارفرما رسیدگی و پاسخگویی نماید.

• شرح دقیق از موارد قابل پشتیبانی پروژه

برای جلوگیری از هرگونه ابهام و سوءتفاهم، توصیه می‌شود در قرارداد پشتیبانی ویپ، به‌طور شفاف و کامل، تمامی موارد و تجهیزاتی که مشمول خدمات پشتیبانی می‌شوند، به تفصیل ذکر گردد. به‌عنوان مثال، ممکن است پشتیبانی تجهیزات VOIP شما، مانند تلفن‌های تحت شبکه، گیت‌وی، هدست و سایر سخت‌افزارهای مرتبط، در محدوده تعهدات شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ نباشد و فقط شامل پشتیبانی مرکز تلفن ویپ باشد. از این رو، بررسی دقیق مفاد قرارداد و آگاهی از تعهدات دقیق شرکت ارائه دهنده خدمات، از اهمیت بالایی برخوردار است.

از نگهداری شبکه تلفن ویپ چه انتظاری باید داشته باشیم؟

با توجه به اینکه می‌دانیم VOIP چیست، فناوری ویپ با ارائه قابلیت‌های گسترده و کاهش هزینه‌ها، مزایای بسیاری را به همراه دارد؛ اما برای بهره‌مندی کامل از این مزایا، نگهداری صحیح و مؤثر شبکه‌های VoIP اهمیت بالایی دارد. سوالی که برای بسیاری از مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات مطرح می‌شود، این است که از نگهداری شبکه تلفن VoIP چه انتظاری باید داشت؟ در این بخش، به بررسی انتظارات کلیدی از نگهداری شبکه VoIP خواهیم پرداخت.

• بازدید دوره‌ای حضوری

برای مثال، در قرارداد پشتیبانی ۶ ماهه غیرحضوری، می‌توان بازدید و بررسی حضوری ماهانه کارشناس شرکت ارائه دهنده خدمات را به‌عنوان یک گزینه مفید در نظر گرفت. در طول بازدیدهای دوره‌ای حضوری، کارشناسان مجرب، کلیه تجهیزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP شما، ازجمله سرور مرکز تلفن، تلفن‌های تحت شبکه رومیزی و بی‌سیم، گیت‌وی‌های خط شهری، هدست‌ها و سایر ملزومات را به‌طور دقیق بررسی و ارزیابی می‌کنند.

• تهیه نسخه پشتیبان

ظرفیت ذخیره‌سازی سرورهای مرکز تلفن محدود است و ممکن است برای نگهداری حجم بالایی از اطلاعات مانند گزارشات تماس‌ها، صندوق‌های صوتی و گزارشات عملکرد پرسنل، کافی نباشد. این موضوع به خصوص در سازمان‌هایی که با حجم بالایی از تماس‌ها و تبادل اطلاعات روبرو هستند، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. با این حال، با ارتقای هارد سرور تا حدی می‌توان این مشکل را برطرف کرد.

با وجود اینکه ارتقای هارد سرور می‌تواند تا حدی مشکل کمبود فضای ذخیره‌سازی را حل کند، اما هیچ حافظه‌ای بی‌نهایت نیست و درنهایت هارد پر خواهد شد و نیاز به خالی کردن بخشی از فضای آن به وجود می‌آید. علاوه بر این، همیشه خطر بروز اتفاقات غیرمنتظره و از دست رفتن اطلاعات سرور به‌طور کامل وجود دارد. در چنین شرایطی، داشتن نسخه پشتیبان از اطلاعات می‌تواند ناجی شما باشد و به شما در بازیابی اطلاعات و جلوگیری از پر شدن بی‌رویه فضای هارد کمک کند.

• عیب‌یابی مرکز تلفن ویپ

با بهره‌مندی از خدمات پشتیبانی شبکه تلفن VOIP، خیال شما از بابت رفع سریع و آسان هرگونه مشکل در سیستم تلفن تحت شبکه‌تان آسوده خواهد بود. دیگر نیازی نیست نگران عیب‌یابی و تعمیر مبدل خط تلفن شهری، خط E1، سیپ ترانک، تلفن‌های رومیزی تحت شبکه، تلفن‌های بی‌سیم یا سرور خود باشید. در صورت بروز هرگونه اختلال، تیم متخصصان، در سریع‌ترین زمان ممکن مشکل را تشخیص داده و نسبت به رفع آن اقدام خواهند کرد.

•  افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید

تصور کنید که به تازگی یک نیروی جدید در شرکت خود استخدام کرده‌اید. برای این فرد نیاز به تنظیماتی در مرکز تلفن ویپ خود دارید، ازجمله ایجاد یک داخلی جدید، اختصاص صندوق صوتی و تعیین نحوه مسیریابی تماس‌های ورودی از طریق صف انتظار و منوی تلفن گویا. در چنین شرایطی، شرکت راویستک در کنار شما خواهد بود و در هر زمان که نیاز به افزودن امکانات یا ایجاد تغییرات در مرکز تلفن خود داشته باشید، به یاری شما خواهد شتافت.

• ارائه مشاوره در توسعه سیستم تلفن ویپ

در حالی که شما ممکن است فقط با کارکردهای اولیه یک تلفن هوشمند آشنا باشید، ویپ دنیایی از امکانات و قابلیت‌های شگفت‌انگیز را در اختیار شما می‌گذارد که شاید تا به حال به آن‌ها فکر نکرده باشید. کارشناسان پشتیبانی ویپ، با در نظر گرفتن نوع کسب‌وکار و نیازهای شما، بهترین راه‌حل‌ها و امکانات ویپ را به شما پیشنهاد می‌کنند.

اگر صاحب یک مرکز تماس هستید، می‌توانید از سیستم نظرسنجی تلفنی برای جمع‌آوری نظرات مشتریان خود و ارتقای کیفیت خدماتتان استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و در جهت بهبود عملکردتان گام بردارید. اگر از نرم‌افزار CRM استفاده می‌کنید، می‌توانید مرکز تلفن ویپ خود را به آن متصل کنید و از مزایای تلفیق این دو سیستم بهره‌مند شوید. مراکز پشتیبان VOIP در این زمینه می‌توانند به شما کمک کنند.

انواع پشتیبانی و نگهداری تلفن ویپ

تلفن‌های ویپ به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای برقراری ارتباطات، در حال حاضر به‌طور گسترده‌ای در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. با این حال، مانند هر سیستم دیگری، تلفن‌های ویپ نیز به مراقبت و نگهداری منظم برای حفظ عملکرد صحیح و بدون نقص خود نیاز دارند. در اینجا، انواع مختلف پشتیبانی و نگهداری تلفن ویپ را به‌طور خلاصه معرفی می‌کنیم تا بتوانید بهترین گزینه را برای نیازهای خود انتخاب کنید.

• پشتیبانی از درخواست‌های کارفرما

پشتیبانی از کارفرما توسط تیم پشتیبانی شبکه تلفن VOIP نقش حیاتی در تضمین عملکرد بهینه و موفقیت سیستم‌های ارتباطی در یک سازمان ایفا می‌کند. وظایف و مسئولیت‌های تیم پشتیبانی در این زمینه شامل موارد زیر می‌شود:

• ویرایش سناریو تماس‌های ورودی
• تغییرات در صف تماس
• اعمال تغییر در منشی گویا
• فعال و غیرفعال کردن داخلی‌ها
• تنظیمات ضبط مکالمات و ساعت کاری
• و …

• پشتیبانی ویپ توسط تیم فنی

برای حفظ عملکرد بهینه و جلوگیری از بروز مشکلات در سیستم‌های ارتباطی، ضروری است که تیم فنی و کارشناسان به صورت دوره‌ای به بررسی و پایش وضعیت سیستم بپردازند. این بررسی‌های منظم به شناسایی و پیشگیری از مشکلات احتمالی کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که سیستم در بهترین وضعیت خود باقی بماند. با انجام این اقدامات پیشگیرانه، می‌توان از اختلالات و خرابی‌های ناگهانی جلوگیری کرد و کیفیت خدمات را به‌طور مستمر حفظ نمود.

• بررسی وضعیت فایروال و قوانین آن
• صحت سنجی رجیستری خطوط و داخلی‌ها
• نظارت بر لاگ‌های سرور برای پیشگیری از خطا
• ارزیابی عملکرد سخت‌افزار سرور
• جلوگیری برای از دست دادن داده‌ها با بک آپ گیری صحیح
• تجزیه‌وتحلیل منظم گزارش تماس‌ها
• و …

کلام پایانی

در پایان، اهمیت نگهداری شبکه تلفن ویپ به وضوح قابل درک است. با توجه به نقش حیاتی این فناوری در ارتباطات مدرن، تضمین عملکرد پایدار، امنیت و کیفیت بالای خدمات، امری ضروری و حیاتی است. انجام فعالیت‌های منظم نظارتی، به‌روزرسانی‌های دوره‌ای، مدیریت پهنای باند و امنیت و ارائه پشتیبانی فنی کارآمد، ازجمله اقداماتی است که به حفظ و ارتقاء شبکه VoIP کمک می‌کند.

مدیریت و نگهداری مناسب امکانات سیستم تلفن VOIP نه تنها به بهبود تجربه کاربری و کاهش مشکلات فنی کمک می‌کند، بلکه به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و کاهش هزینه‌ها نیز منجر می‌شود. با توجه به پیچیدگی و نیازمندی‌های خاص این سیستم‌ها، همکاری نزدیک با تیم‌های فنی متخصص و پیاده‌سازی بهترین رویه‌ها برای نگهداری و پشتیبانی شبکه، کلید موفقیت و پایداری این فناوری است.