سیستم تلفن ابری (Hosted PBX) چیست + مزایا و معایب
با حضور راه‌های جدید ارتباطی احتمالاً شما هم برای سرپا نگه‌داشتن کسب‌وکار خود شیوه‌های جدید را به کار گرفته و راهکار‌های قبلی ارتباط با مشتری خود را به‌روزرسانی می‌کنید. ارتباط تلفنی یکی از همین روش‌ها بوده که با ورود تکنولوژی‌های جدید نیاز به ارتقای آن خواهید داشت.
مرکز تلفن ابری همان سیستم تلفن VoIP درون‌سازمانی است که می‌توانید در کسب‌وکار خود با همان ویژگی و مزایا استفاده کنید. یک روش کم‌هزینه، بدون دردسر و کارآمد که قطعاً موردتوجه همه صاحبان کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. نسل جدید تلفن‌های ویپ را تهیه کنید و وضعیت کسب‌وکار خود را ارتقا دهید. اما چگونه؟ این دقیقاً سؤالی است که قصد داریم با بررسی Hosted PBX و شناخت مزایا و معایب آن پاسخ دهیم.
[lwptoc]
آشنایی با مرکز تلفن ابری
نام این سیستم به‌خوبی نشان‌دهنده نوع عملکرد آن است. درواقع ابری بودن این سیستم‌های تلفنی باعث شده برخلاف مرکز تلفن محلی ویپ هیچ نیازی به نصب تجهیزات در شرکت خود نداشته باشید. در این نوع سرویس مدیریت تماس، انتقال اطلاعات از طریق رایانش ابری صورت می‌گیرد؛ یعنی تمام سرور و تجهیزات موردنیاز در یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات مستقر شده و شما از خدمات آن استفاده می‌کنید.
ارائه سرویس‌های این نوع مرکز تلفن‌ها در قبال تهیه حق اشتراک از سوی شما است. در نتیجه خدمات مرکز تلفن ابری هیچ نیازی به تجهیزات و راه‌اندازی آن‌ها در مجموعه شما ندارد. شما می‌توانید باتوجه‌به نیاز‌های مختلف خود از جمله سرویس‌های ویژه یا ماژول‌هایی مانند منشی دیجیتال، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری از تماس‌ها، تعداد داخلی و… سرویس موردنظر خود را انتخاب کرده و با حق اشتراک‌های فصلی، ماهیانه یا سالیانه از آن‌ها استفاده کنید.
شما می‌توانید باتوجه‌به نیاز‌های مختلف خود از جمله سرویس‌های ویژه یا ماژول‌هایی مانند منشی دیجیتال، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری از تماس‌ها، تعداد داخلی و… سرویس موردنظر خود را انتخاب کرده و با حق اشتراک‌های فصلی، ماهیانه یا سالیانه از آن‌ها استفاده کنید.
بنابراین، به‌کارگیری تجهیزات سخت‌افزاری و مشکلات جابه‌جایی این تجهیزات در صورت نقل‌مکان مجموعه شما، از تفاوت‌هایی است که مرکز تلفن ویپ محلی و ابری دارند. اما باتوجه‌به ویژگی‌ها، خدماتی که ارائه می‌شود، شرایط ارائه این خدمات و هزینه سرویس‌ها، یک شرکت معتبر در این حوزه را انتخاب کنید. همه آنچه که برای راه‌اندازی نوع ابری مرکز تلفن نیاز دارید شامل: «تلفن ویپ سخت‌افزاری یا تلفن نرم‌افزار (سافت فون) و یک اینترنت پایدار» است.
مزایای مرکز تلفن ابری در کسب‌وکار شما
این روز‌ها سرور‌های ابری جایگزین خوبی برای سرور‌های محلی محسوب می‌شوند. به‌خصوص اگر شما هم صاحب یک کسب‌وکار متوسط یا کوچک هستید، قطعاً به این مدل سیستم‌های تلفنی نیاز پیدا خواهید کرد. علت اصلی استقبال زیاد کسب‌وکارها نیز کاهش هزینه‌ها و چالش‌های نگهداری است.
داشتن بودجه کافی، سیاست‌های ویژه امنیتی و درون‌سازمانی کسب‌وکارهای بزرگ باعث شده این مجموعه‌ها نیز به مرکز تلفن ابری توجه کم‌تری داشته باشند. در این بخش قصد داریم بررسی کنیم استفاده از این سامانه‌های تلفنی تا چه اندازه اثربخش است.
1) قابلیت پشتیبانی در هر ساعت از شبانه‌روز
برای شرکت‌های حساسی که باید ۲۴ ساعت شبانه‌روز آماده پاسخگویی به مشتریان باشند، استفاده از خدمات ابری را پیشنهاد می‌کنیم. زیرا پیاده‌سازی و پیکر‌بندی این گروه مرکز تلفن بر سرور‌های مجازی انجام می‌شود؛ بنابراین پشتیبانی و نگهداری ۲۴ ساعته از سرور شما امکان‌پذیر می‌شود.
2) ارائه خدمات IT با بهترین کیفیت
کارشناسان IT یک شرکت به‌اندازه‌ای وظایف و مسئولیت دارند که احتمالاً اضافه‌کردن پشتیبانی از مرکز تلفن درون‌سازمانی باعث تضعیف عملکرد این شخص شود. پس با استفاده از خدمات ابری، به کارشناسان فناوری اطلاعات خود کمک می‌کنید که باکیفیت بهتری به دیگر سرویس‌های شرکت رسیدگی کند.
3) قابل استفاده در زمان دورکاری به دلیل نیازنداشتن به راه‌اندازی تجهیزات خاص
اینترنتی بودن مرکز تلفن ابری باعث می‌شود حتی برای شرکت‌هایی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند گزینه خوبی باشد. زیرا برقراری ارتباط با مشتریان و همکاران از طریق اجرای یک داخلی روی تلفن ابری، تلفن تحت شبکه، لپ‌تاپ، تلفن هوشمند یا هر ابزاری که دارید امکان‌پذیر است.
4) قطع‌نشدن ارتباطات تلفنی در صورت جابه‌جایی موقعیت مکانی محل کار
برای کسب‌وکارهایی که محل کار استیجاری دارند یا باید نقل‌مکان کنند، عدم وجود خط تلفن در روز‌های جابه‌جایی یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران این شرکت‌ها است. به بیانی دیگر نداشتن خط تلفن برای برقراری ارتباط با مشتریان، به معنی ازدست‌دادن کاربران قدیمی و کاربران جدید است. اما ویپ ابری این مشکل را حل کرده و به دلیل اجرا بر بستر اینترنت حتی در روز‌هایی که جابه‌جایی دارید نیز قطع نخواهد شد.
5) ارتقای راحت سرور‌ها به دلیل مجازی بودن
تغییرات در سرور فیزیکی مرکز تلفن محلی ویپ می‌تواند به علت پردازش سرور یا افزودن تعداد واحد‌های داخلی بروز پیدا کند. همین فرایند ممکن است چالش‌های مختلفی مانند خاموش‌شدن سرور یا ازبین‌رفتن تماس‌هایتان را به وجود بیاورد. اما نرم‌افزاری بودن تمام منابع زیرساخت سرور شما باعث می‌شود برای ارتقای سرور‌ها نیازی به خارج‌شدن از سیستم تلفنی نداشته باشید.
6) کاهش هزینه‌های مصرفی
کم‌تر شدن هزینه‌های مرکز تلفن ابری یکی دیگر از مزایایی است که این سیستم نسبت به تلفن‌های ویپ محلی دارد؛ زیرا شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار برای استفاده از مرکز تلفن VoIP محلی ملزم به پرداخت هزینه برای تهیه سرور جهت نصب نرم‌افزار مرکز تلفن، اشغال یک اتاق برای تجهیزات سخت‌افزاری وابسته، پرداخت هزینه‌های برق مصرفی و در نظر‌گیری یک کارشناس پشتیبان در شرکت هستید. اما ویپ ابری راهکاری برای حذف این هزینه‌های اضافی است. در استفاده از این سامانه فقط کافی است هزینه اشتراک خریداری شده را بپردازید.
مرکز تلفن VoIP ابری چه معایبی دارد؟
- دسترسی کامل نداشتن به سرور و تمام قابلیت‌ها
- مالکیت نداشتن سرور‌ها و تجهیزات
- وابسته بودن سیستم تلفنی ابری به اینترنت
- برخورداری از امنیت کم‌تر در برابر سرور‌های درون‌سازمانی
- وجود محدودیت در ویژگی‌ها از جمله تلفن گویا، صف تماس، واحد‌های داخلی و..
کاربرد Hosted PBX در کسب‌وکارها
ویپ ابری همان ویپ محلی بوده که این سیستم بر سرور‌های مجازی یک شرکت ارائه‌دهنده نصب می‌شود. همچنین به خرید هیچ‌گونه تجهیزاتی برای استفاده از خدمات این سیستم نیاز ندارید. اما سؤال اصلی اینجاست که مرکز تلفن ابری چه کاربردی در کسب‌وکارها دارد و چگونه باعث برقراری ارتباط با مشتریان می‌شود؟
1) نگه‌داشتن کاربران در صف تماس
احتمال دارد تعداد اپراتور‌های شما متناسب با تعداد ورودی‌های شما نباشد؛ بنابراین با کاربران اضافی که تماس گرفته‌اند چه‌کار می‌کنید؟ آیا حاضر هستید به همین راحتی مشتریان جدید را از دست بدهید؟ پس با در نظر‌گیری صف تماس در سامانه ابری خود، ورودی‌های اضافی را در انتظار نگه دارید. پخش موسیقی یا پیام‌های تبلیغاتی در صف تماس کمک می‌کند تا زمانی که اپراتور شما قادر به پاسخگویی باشد مشتریانتان سرگرم شوند.
2) ارتباط با کاربران از طریق کنفرانس صوتی
یکی از فعالیت‌هایی که ممکن است سازمان‌های مختلف انجام دهند، برگزاری کنفرانس‌های صوتی با کاربران داخل و خارج از مجموعه است. سیستم ابری یک راهکار کارآمد برای اجرای این کنفرانس‌های صوتی است که می‌توانید از طریق کد‌گذاری‌ها برای ورود کاربران، اطلاع‌دادن به بقیه از ورود فرد جدید یا اخراج‌کردن یک شخص با کاربران در ارتباط باشید.
3) گذاشتن پیغام در صندوق صوتی
روی یکی از مسیر‌های تلفن گویا خود صندوق صوتی را قرار دهید و این صندوق را برای گذاشتن پیغام مشتریان از جمله پیشنهادها و انتقادات در نظر بگیرید. همچنین از طریق صندوق صوتی می‌توانید ورودی‌های خود را در زمان‌هایی که شرکت نیستید یا نمی‌توانید جواب دهید، ورودی‌های جدید را حفظ کنید. دسترسی به صندوق صوتی از طریق یک رمز در هر موقعیت جغرافیایی امکان‌پذیر است.
4) منشی دیجیتال یا تلفن گویا
زمانی که مشتریان با تلفن شرکت شما تماس بگیرند، یک‌صدای ضبط شده پس از خوشامدگویی به معرفی بخش‌های مختلف شرکت می‌پردازد و کاربر را برای برقراری ارتباط راهنمایی می‌کند. دقیقاً همان حالتی که بعد از پیاده‌سازی قابلیت تلفن گویا امکان‌پذیر می‌شود. از الان به بعد یک منشی خستگی‌ناپذیر در هر ساعتی از شبانه‌روز پاسخگوی مشتریان شما است.
5) گزارش‌گیری دقیق
یکی دیگر از کاربرد‌های مرکز تلفن ابری مربوط به قابلیت گزارش‌گیری یک تلفن ثابت، تلفن همراه یا داخلی تعیین شده است. از این طریق می‌توانید گزارشی دقیق از تعداد تماس‌های پاسخ داده شده، مدت‌زمان مکالمه و فایل صوتی آن داشته باشید. همین فرایند کمک می‌کند به بهترین شکل برای مشتریان خدمات خود را ارائه دهید.
6) حفظ اطلاعات و امنیت بالا
حفظ امنیت تماس‌های برقرار شده از طریق ویپ ابری و جلوگیری از دسترسی افراد سودجو از وظایف شرکت ارائه‌دهنده خدمات این مرکز تلفن‌ها محسوب می‌شود؛ بنابراین این شرکت‌ها موظف هستند برای ایجاد ایمنی لازم در تماس‌ها و اطلاعات لازم، تمام تلاش خود را به کار بگیرند.
7) ساخت پنل آنلاین برای رسیدگی به وضعیت اپراتور‌ها
مسئولان مدیریتی هر کسب‌وکاری قطعاً به دنبال این هستند که عملکرد کارکنان خود را زیر نظر بگیرند. امکان رصد فعالیت‌های تمام پرسنل از جمله مدت‌زمان تماس، شماره‌های تماس، نام افراد و… از طریق مرکز تلفن ابری امکان‌پذیر می‌شود.
8) ضبط مکالمه‌ها
اگر می‌خواهید به‌عنوان مدیریت یک مجموعه بر تماس‌های اپراتور‌ها و مکالمات آن‌ها اشراف داشته باشید بهتر است از خدمات ضبط مکالمات در این سیستم‌های تلفنی استفاده کنید.
سخن پایانی
در این مطلب به طور کامل در مورد ویژگی‌ها و مزایای تلفن‌های ابری صحبت کردیم. همچنین گفتیم با دریافت خدمات از شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس‌های ابری دیگر نیازی به فضایی برای استقرار تجهیزات، مسئولیت پشتیبانی کارشناسان IT و پرداخت هزینه‌های جانبی ندارید.
پس می‌توانید این سیستم را با ساده‌ترین امکانات راه بیندازید و حتی از طریق نصب برنامه‌ها روی تلفن هوشمند یا لپ‌تاپ، آن را مدیریت کنید. به‌طورکلی مرکز تلفن ابری از ویژگی‌های مثبتی برخورد بوده که علاوه بر هزینه‌های کم‌تر می‌توانید شرکت خود و ارتباط با مشتریان را بهتر مدیریت کنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!