سیستم مرکز تلفن ابری (Hosted PBX) چیست + مزایا و معایب

مرکز تلفن ابری(Hosted PBX) یک نوع از سیستم تلفنی است که به‌عنوان جایگزینی برای خطوط تلفن ثابت سنتی عمل می‌کند. این فناوری امکان ایجاد و مدیریت تماس‌های تلفنی را به ساده‌ترین شکل ممکن برای شرکت‌ها و سازمان‌ها فراهم ساخته است و برای راه‌اندازی آن نیازی به نصب سخت‌افزارهای پیچیده و پرداخت هزینه‌های بالا نیست.

این نوع سیستم تلفنی تمامی امکانات و ویژگی‌های مراکز تلفن سنتی را به شکل مجازی و از طریق اینترنت ارائه می‌دهد، بدون آنکه کسب‌وکارها نگران هزینه‌های نگهداری، پشتیبانی و ارتقاء تجهیزات باشند. از طرفی، قابلیت دسترسی از راه دور و مدیریت آسان از طریق پنل‌های تحت وب،  سیستم تلفن ابری را به انتخابی محبوب برای شرکت‌های کوچک و بزرگ تبدیل کرده است. با راویستک همراه باشید تا با مفهوم کامل تلفن ابری، مزایا و نحوه کارکرد آن آشنا شوید.

مرکز تلفن‌ ابری چیست؟

نام این سیستم به‌خوبی نشان‌دهنده نوع عملکرد آن است. درواقع ابری بودن این سیستم‌های تلفنی باعث شده برخلاف مرکز تلفن محلی ویپ هیچ نیازی به نصب تجهیزات در شرکت خود نداشته باشید. در این نوع سرویس، مدیریت تماس و انتقال اطلاعات از طریق رایانش ابری صورت می‌گیرد؛ یعنی تمام سرور و تجهیزات موردنیاز در یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات مستقر شده و شما از خدمات آن استفاده می‌کنید.

این سیستم راه‌ حلی نوین برای برقراری ارتباطات است. با استفاده از مرکز تلفن ابری، شرکت‌ها می‌توانند به‌راحتی تماس‌های ورودی و خروجی خود را مدیریت کرده و ارتباط با مشتریان خود را بهبود بخشند. این فناوری امکاناتی مانند تماس‌گیری، پاسخگویی به پیام‌های الکترونیکی، چت آنلاین، تماس با تصویر، ارسال پیام‌های متنی و… را برای کسب‌وکارها فراهم می‌سازد.

ارائه سرویس‌های این نوع مرکز تلفن‌ها در قبال تهیه حق اشتراک از سوی شما است. در نتیجه خدمات سیستم تلفن ابری هیچ نیازی به تجهیزات و راه‌اندازی آن‌ها در مجموعه شما ندارد. شما می‌توانید باتوجه‌به نیاز‌های مختلف خود از جمله سرویس‌های ویژه یا ماژول‌هایی مانند منشی دیجیتال، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری از تماس‌ها، تعداد داخلی و… سرویس موردنظر خود را انتخاب کرده و با حق اشتراک‌های فصلی، ماهیانه یا سالیانه از آن‌ها استفاده کنید.

بنابراین، به‌کارگیری تجهیزات سخت‌افزاری و مشکلات جابه‌جایی این تجهیزات در صورت نقل‌مکان مجموعه شما، از تفاوت‌هایی است که مرکز تلفن ویپ محلی و ابری دارند. اما با توجه‌ به این ویژگی‌ها و خدماتی که ارائه می‌شود، شرایط ارائه این خدمات و هزینه سرویس‌ها، یک شرکت معتبر در حوزه خدمات VOIP را انتخاب کنید.

نحوه کارکرد تلفن ابری

تلفن ابری یک سیستم تلفنی مبتنی بر اینترنت است که از طریق اتصال به اینترنت به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌های تلفنی خود را در هر مکان و زمانی مدیریت کنید. نحوه کارکرد تلفن ابری به این صورت است که ابتدا برای استفاده از تلفن ابری، شما نیاز دارید از طریق یک سیم‌کارت یا اتصال Wi-Fi به شبکه اینترنت متصل شوید.

بعد از اتصال به اینترنت، شما باید در سیستم تلفن ابری ثبت‌نام کنید و تنظیمات مورد نیاز را انجام دهید. این تنظیمات شامل تعیین شماره تلفن، تنظیمات صدا، پیام‌های خوش‌آمدگویی و… می‌شود.

حالا که تلفن ابری شما آماده است، می‌توانید از ویژگی‌های آن مانند انتقال تماس، نگه‌داری تماس و… نیز استفاده کنید.

با توجه به اینکه می‌دانیم تلفن ابری چیست، می‌توان گفت سیستم تلفن ابری قابلیت گزارش‌دهی پیشرفته را دارد که اطلاعات دقیقی در مورد تماس‌ها، زمان‌بندی تماس‌ها، مدت زمان تماس و… را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها به شما کمک می‌کند تا موارد لازم را برای بهبود‌ در سرویس مشتریان خود اعمال کنید.

مزایای مرکز تلفن‌ ابری در کسب‌وکار شما

این روز‌ها سرور‌های ابری جایگزین خوبی برای سرور‌های محلی محسوب می‌شوند. به‌خصوص اگر شما هم صاحب یک کسب‌وکار متوسط یا کوچک هستید، قطعاً به این مدل سیستم‌های تلفنی نیاز پیدا خواهید کرد. علت اصلی استقبال زیاد کسب‌وکارها نیز کاهش هزینه‌ها و چالش‌های نگهداری است.

داشتن بودجه کافی، سیاست‌های ویژه امنیتی و درون‌سازمانی کسب‌وکارهای بزرگ باعث شده این مجموعه‌ها نیز به مرکز تلفن ابری توجه کم‌تری داشته باشند. در این بخش قصد داریم بررسی کنیم استفاده از این سامانه‌های تلفنی تا چه اندازه اثربخش است.

1) قابلیت پشتیبانی در هر ساعت از شبانه‌روز

برای شرکت‌های حساسی که باید ۲۴ ساعت شبانه‌روز آماده پاسخگویی به مشتریان باشند، استفاده از خدمات ابری را پیشنهاد می‌کنیم. زیرا پیاده‌سازی و پیکر‌بندی این گروه مرکز تلفن بر روی سرور‌های مجازی انجام می‌شود؛ بنابراین پشتیبانی و نگه‌داری ۲۴ ساعته از سرور شما امکان‌پذیر می‌شود.

2) ارائه خدمات IT با بهترین کیفیت

کارشناسان IT یک شرکت به‌اندازه‌ای وظایف و مسئولیت دارند که احتمالاً اضافه‌کردن پشتیبانی از مرکز تلفن درون‌سازمانی باعث تضعیف عملکردشان میشود. پس با استفاده از خدمات ابری، به کارشناسان فناوری اطلاعات خود کمک می‌کنید که باکیفیت بهتری به دیگر سرویس‌های شرکت رسیدگی کنند.

3) قابل ‌استفاده در زمان دورکاری به دلیل نیازنداشتن به راه‌اندازی تجهیزات خاص

اینترنتی بودن مرکز تلفن ابری باعث می‌شود حتی برای شرکت‌هایی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند گزینه مناسبی باشد. زیرا برقراری ارتباط با مشتریان و همکاران از طریق اجرای یک تماس داخلی روی تلفن ابری، تلفن تحت شبکه، لپ‌تاپ، تلفن هوشمند یا هر ابزاری که دارید امکان‌پذیر است. شما می‌توانید برای مطالعه بیشتر به مقاله VoIP چیست مراجعه کنید.

4) قطع‌نشدن ارتباطات تلفنی در صورت جابه‌جایی موقعیت مکانی محل کار

برای کسب‌وکارهایی که محل کار استیجاری دارند یا باید نقل‌مکان کنند، عدم وجود خط تلفن در روز‌های جابه‌جایی یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران این شرکت‌ها است. به بیانی دیگر نداشتن خط تلفن برای برقراری ارتباط با مشتریان، به معنی از دست‌ دادن کاربران قدیمی و کاربران جدید است. اما ویپ ابری این مشکل را حل کرده و به دلیل اجرا بر بستر اینترنت حتی در روز‌هایی که جابه‌جایی دارید نیز قطع نخواهد شد.

5) ارتقای راحت سرور‌ها به دلیل مجازی بودن

تغییرات در سرور فیزیکی مرکز تلفن محلی ویپ می‌تواند به علت پردازش سرور یا افزودن تعداد واحد‌های داخلی انجام شود. همین فرایند میتواند دلیل چالش‌های مختلفی مانند خاموش‌شدن سرور یا از بین‌ رفتن تماس‌هایتان شود. اما نرم‌افزاری بودن تمام منابع زیر ساخت سرور شما باعث می‌شود برای ارتقای سرور‌ها نیازی به خارج‌شدن از سیستم تلفنی نداشته باشید.

6) کاهش هزینه‌های مصرفی

کم‌تر شدن هزینه‌های مرکز تلفن ابری یکی دیگر از مزایایی است که این سیستم نسبت به تلفن‌های ویپ محلی دارد؛ زیرا شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار برای استفاده از مرکز تلفن VoIP محلی ملزم به پرداخت هزینه برای تهیه سرور جهت نصب نرم‌افزار مرکز تلفن، اشغال یک اتاق برای تجهیزات سخت‌افزاری وابسته، پرداخت هزینه‌های برق مصرفی و در نظر‌گیری یک کارشناس پشتیبان در شرکت هستید. اما ویپ ابری راهکاری برای حذف این هزینه‌های اضافی است. در استفاده از این سامانه فقط کافی است هزینه اشتراک خریداری شده را بپردازید.

معایب مرکز تلفن ابری

• دسترسی کامل نداشتن به سرور و تمام قابلیت‌ها
• مالکیت نداشتن سرور‌ها و تجهیزات
• وابسته بودن سیستم تلفنی ابری به اینترنت
• برخورداری از امنیت کم‌تر در برابر سرور‌های درون‌سازمانی
• وجود محدودیت در ویژگی‌ها از جمله تلفن گویا، صف تماس، واحد‌های داخلی و…

بیشتر بخوانید: داکت کشی شبکه تلفن و مرکز تلفن ابری هر دو از اجزای مهم در زیرساخت ارتباطی یک سازمان هستند، اما در سطوح مختلفی عمل می‌کنند.

کاربرد مرکز تلفن ابری در کسب‌وکارها

شما می‌دانید تلفن ابری چیست و ویپ ابری یا مرکز تلفن ابری روی سرور‌های مجازی شرکت ارائه‌ دهنده نصب می‌شود و نیاز به خرید هیچ‌گونه تجهیزاتی برای استفاده از خدمات این سیستم ندارید. اما سؤال اصلی اینجاست که سیستم تلفن ابری چه کاربردی در کسب‌وکارها دارد و چگونه باعث برقراری ارتباط با مشتریان می‌شود؟

1) نگه‌داشتن کاربران در صف تماس

احتمال دارد تعداد اپراتور‌های شما متناسب با تعداد ورودی‌های شما نباشد؛ بنابراین با کاربران اضافی که تماس گرفته‌اند چه‌کار می‌کنید؟ آیا حاضر هستید به همین راحتی مشتریان جدید را از دست بدهید؟ پس با در نظر‌گیری صف تماس در سامانه ابری خود، ورودی‌های اضافی را در انتظار نگه دارید. پخش موسیقی یا پیام‌های تبلیغاتی در صف تماس کمک می‌کند تا زمانی که اپراتور شما قادر به پاسخگویی باشد مشتریانتان سرگرم شوند.

2) ارتباط با کاربران از طریق کنفرانس صوتی

یکی از فعالیت‌هایی که ممکن است سازمان‌های مختلف انجام دهند، برگزاری کنفرانس‌های صوتی با کاربران داخل و خارج از مجموعه است. سیستم ابری یک راهکار کارآمد برای اجرای این کنفرانس‌های صوتی است که می‌توانید از طریق کد‌گذاری‌ها برای ورود کاربران، اطلاع‌دادن به بقیه از ورود فرد جدید یا اخراج‌کردن یک شخص با کاربران در ارتباط باشید.

3) گذاشتن پیغام در صندوق صوتی

روی یکی از مسیر‌های تلفن گویا خود صندوق صوتی را قرار دهید و این صندوق را برای گذاشتن پیغام مشتریان از جمله پیشنهادها و انتقادات در نظر بگیرید. همچنین از طریق صندوق صوتی می‌توانید ورودی‌های جدید خود را در زمان‌هایی که شرکت نیستید یا نمی‌توانید جواب دهید حفظ کنید. دسترسی به صندوق صوتی از طریق یک رمز در هر موقعیت جغرافیایی امکان‌پذیر است.

4) منشی دیجیتال یا تلفن گویا

تلفن گویا چیست؟ زمانی که مشتریان با تلفن شرکت شما تماس بگیرند، یک‌صدای ضبط شده پس از خوشامدگویی به معرفی بخش‌های مختلف شرکت می‌پردازد و کاربر را برای برقراری ارتباط راهنمایی می‌کند. دقیقاً همان حالتی که بعد از پیاده‌سازی قابلیت تلفن گویا امکان‌پذیر می‌شود. از الان به بعد یک منشی خستگی‌ناپذیر در هر ساعتی از شبانه‌روز پاسخگوی مشتریان شما است.

5) گزارش‌گیری دقیق

یکی دیگر از کاربرد‌های مرکز تلفن ابری مربوط به قابلیت گزارش‌گیری یک تلفن ثابت، تلفن همراه یا داخلی است. از این طریق می‌توانید گزارشی دقیق از تعداد تماس‌های پاسخ داده شده، مدت‌زمان مکالمه و فایل صوتی آن داشته باشید. همین فرایند کمک می‌کند به بهترین شکل به مشتریان خدمات خود را ارائه دهید.

6) حفظ اطلاعات و امنیت بالا

حفظ امنیت تماس‌های برقرار شده از طریق ویپ ابری و جلوگیری از دسترسی افراد سودجو از وظایف شرکت ارائه‌دهنده خدمات این مرکز تلفن‌ها محسوب می‌شود؛ بنابراین این شرکت‌ها موظف هستند برای ایجاد ایمنی لازم در تماس‌ها و اطلاعات لازم، تمام تلاش خود را به کار بگیرند.

7) ساخت پنل آنلاین برای رسیدگی به وضعیت اپراتور‌ها

مسئولان مدیریتی هر کسب‌وکاری قطعاً به دنبال این هستند که عملکرد کارکنان خود را زیر نظر بگیرند. امکان رصد فعالیت‌های تمام پرسنل از جمله مدت‌زمان تماس، شماره‌های تماس، نام افراد و… از طریق مرکز تلفن ابری امکان‌پذیر می‌شود.

8) ضبط مکالمه‌ها

اگر می‌خواهید به‌عنوان مدیریت یک مجموعه بر تماس‌های اپراتور‌ها و مکالمات آن‌ها اشراف داشته باشید بهتر است از خدمات ضبط مکالمات در این سیستم‌های تلفنی استفاده کنید.

سیستم تلفن ابری برای چه کسانی مناسب است؟

با توجه به اینکه می‌دانیم تلفن ابری چیست و  تنوع ارائه‌دهندگان مرکز تلفن ابری، انتخاب سیستم مناسب با توجه به نیازهای شما حائز اهمیت است. در انتخاب مرکز تلفن ابری، به مواردی مانند امکانات ارائه شده، قیمت، کیفیت خدمات و پشتیبانی فنی توجه کنید. استفاده از سیستم تلفن ابری در مراکز زیر مناسب است:

• کارآفرینان و افراد دورکار
• کسب و کارهای کوچک و متوسط
• شرکت‌های بزرگ
• فروشگاه‌های آنلاین و ارائه دهندگان خدمات

مقایسه تلفن ابری با سرویس تلفن ثابت

تلفن ابری و تلفن ثابت دو نوع سیستم تلفنی هستند که برای برقراری ارتباطات مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر کدام از این سیستم‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند. در ادامه به برخی از تفاوت‌های کلیدی بین این دو سیستم می‌پردازیم:

نحوه کارکرد:

• تلفن ثابت: از طریق خطوط تلفن سنتی و شبکه مخابراتی کار می‌کند.
• تلفن ابری: از طریق اینترنت و بدون نیاز به خطوط تلفن سنتی کار می‌کند.

هزینه:

• تلفن ثابت: شامل هزینه‌های نصب، آبونمان، و تعرفه‌های مکالمه است.
• تلفن ابری: معمولاً ارزان‌تر از تلفن ثابت است و هزینه‌ها بر اساس میزان استفاده از اینترنت محاسبه می‌شود.

قابلیت مقیاس‌پذیری:

• تلفن ثابت: افزایش یا کاهش تعداد خطوط تلفن دشوار و پرهزینه است.
• تلفن ابری: به‌راحتی می‌توان تعداد خطوط تلفن را در هر زمان افزایش یا کاهش داد.

امکانات:

• تلفن ثابت: امکانات محدودی مانند منوی IVR و صف انتظار تماس دارد.
• تلفن ابری: امکانات پیشرفته‌ای مانند منوی IVR، صف انتظار تماس، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری و … دارد.

دسترسی:

• تلفن ثابت: فقط در مکان‌هایی که خط تلفن ثابت وجود دارد، قابل استفاده است.
• تلفن ابری: از طریق اتصال به اینترنت، در هر نقطه از جهان قابل استفاده است.

پویایی:

• تلفن ثابت: سیستمی سنتی و با قابلیت‌های محدود است.
• تلفن ابری: سیستمی نوین و با قابلیت‌های دائماً در حال توسعه است.

انتخاب بین سیستم تلفن ابری و تلفن ثابت به نیازها و شرایط شما بستگی دارد. اگر به‌دنبال سیستمی مقرون به صرفه، با قابلیت مقیاس‌پذیری بالا و امکانات پیشرفته هستید، تلفن ابری انتخاب مناسب‌تری است.

تفاوت بین سرویس Hosted PBX و VoIP

در دنیای ارتباطات امروزی، تلفن‌های سنتی جای خود را به سیستم‌های تلفنی مبتنی بر اینترنت داده‌اند. دو اصطلاحی که در این زمینه بسیار به گوش می‌رسد، Hosted PBX و VoIP هستند. هرچند این دو اصطلاح اغلب به جای هم استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های مهمی بین آن‌ها وجود دارد. در جدول زیر تفاوت‌های بین سرویس Hosted PBX و VoIP توضیح داده شده است:

سخن پایانی

در این مطلب به طور کامل در مورد ویژگی‌ها و مزایای تلفن‌های ابری صحبت کردیم. همچنین گفتیم با دریافت خدمات از شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس‌های ابری دیگر نیازی به فضایی برای استقرار تجهیزات، مسئولیت پشتیبانی کارشناسان IT و پرداخت هزینه‌های جانبی ندارید.

پس می‌توانید این سیستم را با ساده‌ترین امکانات راه بیندازید و حتی از طریق نصب برنامه‌ها روی تلفن هوشمند یا لپ‌تاپ، آن را مدیریت کنید. به‌طورکلی مرکز تلفن ابری از ویژگی‌های مثبتی برخورد بوده که علاوه بر هزینه‌های کم‌تر و استفاده از سیستم IVR می‌توانید شرکت خود و ارتباط با مشتریان را بهتر مدیریت کنید.