سافت فون یا تلفن نرم افزاری

سافت فون چیست؟ مزایا و معایب تلفن نرم‌افزاری (Softphone)

کمپانی‌ها و سازمان‌های بزرگی در سراسر دنیا وجود دارند که با توجه به پیشرفت‌های دنیای ارتباط به استفاده از سرویس‌های پیشرفته‌ای همچون سافت فون برای برقراری ارتباط روی آورده‌اند. افرادی که با سیستم ویپ و تلفن‌های اینترنتی آشنایی دارند، حتماً نام این سیستم ارتباطی اینترنتی نیز به گوش آن‌ها آشنا است.

با توجه به این که دنیای اطراف بر پایه شبکه‌های کامپیوتری راه‌اندازی شده است، تقریباً می‌توان گفت که زندگی بدون راه‌‍اندازی شبکه‌های کامپیوتری در این دنیا غیر قابل تصور است. یکی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین مواردی که لازمه زندگی در دنیای امروزی است برقراری ارتباط در بستر شبکه‌های کامپیوتری و تبادل اطلاعات در فضای سایبری است. چرا که ترقی و پیشرفت هر کسب‌وکاری به روش‌ها و راه‌کارهای ارتباطی مثل سیستم تلفن VOIP برای برقراری مکالمات تلفنی بستگی دارد.

در ادامه مقاله به بررسی ویژگی‌ها، کاربردها و مزای و معایب سافت فون پرداخته‌ایم، پس با راویستک همراه باشید.

سافت فون چیست؟

سافت فون چیست

سافت فون یا Softphone، نرم‌افزاری است که به کمک آن می‌توانید از طریق اینترنت، تماس صوتی و تصویری با دیگران برقرار کنید. با استفاده از سافت فون، کاربران قادرند از هر جای دنیا با دوستان و خانواده‌ گفتگو کرده و همچنین در کسب و کار خود از آن به عنوان یک راه حل ارتباطی استفاده کنند. با توجه به رشد فناوری و تحولات بزرگ در حوزه ارتباطات، استفاده از سافت فون به عنوان یک راه حل ارتباطی پرکاربرد و محبوب شده است. شما می‌توانید تلفن نرم‌افزاری را  بر روی کامپیوتر، تبلت و موبایل نصب کنید.

معرفی انواع سافت فون ها

تلفن‌های نرم‌افزاری Softphone انواع مختلفی دارند که سه مدل Xlite  دانلود سافت فون X-Lite، Zoiper (دانلود سافت فون زویپر) و 3CX (دانلود سافت فون 3CX) از پرکاربردترین آن‌ها به شمار می‌آیند. در حقیقت Softphone نرم‌افزاری ارتباطی قابل نصب روی کامپیوتر، تبلت و موبایل است که به منظور برقراری تماس‌های تلفنی مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم‌افزار Softphone قابل استفاده برای استفاده از خدمات Voip از طریق اینترنت است. این نرم‌افزار کاملاً مشابه تلفن‌های سخت‌افزاری است و رایگان بوده و برای راه‌اندازی امکانات پایه، نیازی به صرف هزینه ندارد.

ابزارهای مورد نیاز برای سافت فون

برای سافت فون یا نرم‌افزار تلفن همراه، ابزارهایی که ممکن است نیاز باشد عبارتند از:

۱. یک کامپیوتر یا لپ‌تاپ

۲. نرم‌افزار یا برنامه‌های مورد نیاز برای توسعه یا تست سافت فون

۳. دستگاه یا شبیه‌ساز برای اجرای و تست برنامه‌ها

۴. اگر نیاز به دسترسی به تنظیمات خاص یا دسترسی به سیستم‌عامل دارید، ممکن است نیاز به دسترسی روت یا ابزارهای تخصصی دیگر باشد

۵. ابزارهای تست و اشکال‌زدایی مانند کنسول توسعه‌دهنده، برنامه‌های پیکربندی و…

همچنین، بهبود دهنده‌های کد و محیط‌های توسعه یکپارچهIDE  نیز ابزارهای مفیدی برای توسعه سافت فون محسوب می‌شوند.

ویژگی های سافت فون

Softphone در واقع یک تلفن نرم‌افزاری است که دقیقا امکانات یک تلفن تحت شبکه سخت‌افزاری را به شما می‌دهد. برقراری تماس، انتقال تماس، تاریخچه تماس‌ها، انتنظار تماس و… از جمله ویژگی‌های سافت‌فون است.

کاربرد سافت فون

کاربرد سافت فون

کاربردهای سافت فون عبارتند از:

1تماس صوتی و تصویری با دیگران: با استفاده از سافتفون، می‌توانید با دوستان، خانواده و همکاران خود از طریق اینترنت تماس صوتی و تصویری برقرار کنید.

2- کسب و کار: سافت فون به عنوان یک راه حل ارتباطی در کسب و کار نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از سافت فون، می‌توانید با همکاران خود در سراسر دنیا ارتباط برقرار کنید. سافت فون برای  کسانی که در منزل به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند یا دفترکار مجازی دارند مناسب است.

3- کاهش هزینه‌های تماس: استفاده از سافت فون به دلیل تماس اینترنتی، هزینه تماس را به شدت کاهش می‌دهد و تقریبا رایگان است.

4- ارتباط با مشتریان: سافت فون به عنوان یک راه حل ارتباطی با مشتریان نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از سافتفون، می‌توانید با مشتریان خود تماس بگیرید و به صورت آنلاین با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.

5- کنفرانس تلفنی: با استفاده از سافت فون، می‌توانید به صورت آنلاین در کنفرانس‌های تلفنی شرکت کنید و با همکاران خود در سراسر دنیا ارتباط برقرار کنید.

سافت فون ها چگونه کار می کنند؟

همان طور که در بخش‌های بالا به آن اشاره کردیم این نوع از تلفن سانترال (سانترال چیست)  به صورت یک نرم‌افزار طراحی شده و کلیه کارهای مربوط به برقراری تماس‌های آن به وسیله سیستم‌های سخت‌افزاری از قبیل تلفن‌های هوشمند و رایانه انجام می‌گیرد.

سافت فون برای برقراری ارتباط صوتی، داده‌ها را به صورت بسته‌ای به پروایدر ویپ ارسال می‌کند و بعد از دریافت بسته، اطلاعات و داده‌هایی که در قالب بسته ارسال شده‌اند به سیگنال‌های صوتی تبدیل می‌شوند و به سمت کاربر دیگر ارسال خواهند شد. در مقصد نیز عملیاتی که در مبدأ روی داده‌های صوتی انجام گرفته به صورت برعکس روی اطلاعات دریافتی صورت می‌گیرد و به این وسیله مکالمه‌ای باکیفیت به واسطه تلفن نرم‌افزار بین کاربران انجام می‌گیرد.

مزایا و معایب سافت فون ها

معمولا مکان‌هایی مثل مرکز تماس از سافت‌فون به‌جای تلفن‌های نرم‌افزاری به علت مزایای زیادی که دارد از سوی سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف با استقبال گسترده‌ای مواجه شده است. از جمله امکاناتی که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، می‌توان به پشتیبانی از پروتکل سیپ و تاریخچه تماس‌ها و قابلیت دریافت تماس‌های ورودی و دفترچه تلفن هماهنگ شده با تلفن هوشمند اشاره کرد که جهت تسریع در روند کسب‌وکارها و مدیریت تماس‌ها، بسیار تأثیرگذار خواهد بود. مهم‌ترین مزیت سافت‌فون رایگان‌بودن است.

مزایای سافت فون

قابلیت به‌روزرسانی نیز از دیگر قابلیت‌های ویژه و مزایای سافت فون است. از تمامی امکانات موجود در تلفن‌های IP سخت‌افزاری می‌توان در تلفن‌های نرم‌افزاری نیز بهره‌مند شد. همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم این نوع تلفن سانترال به صورت نرم‌افزاری ارائه شده از این رو می‌توان به کلیه امکانات و قابلیت‌هایی که شرکت سازنده ارائه می‌‍دهد، دسترسی داشت و به آسانی آن‌ها را دریافت کرد. این آپشن دلیل برتری سافت فون به تلفن‌های سخت‌افزاری است. چرا که برای بهره‌مندی از قابلیت‌ها و امکانات جدید تلفن‌های سخت‌افزاری، تنها راه تعویض تلفن یا خریداری لوازم جانبی برای دستگاه است.

بیشتر تلفن‌های نرم‌افزاری به صورت رایگان و به راحتی از اینترنت دانلود می‌شوند؛ بنابراین می‌توان از مشخصه ارزان‌بودن به عنوان یکی دیگر از مزیت‌های Softphone نام برد. اگر این نرم‌افزار را روی موبایل، لپ‌تاپ یا تبلت خود داشته باشید؛ قابلیت جابه‌جایی از ویژگی‌های برتر تلفن‌های نرم‌افزاری است. زیرا آزادی عمل بیشتری به کاربر می‌دهد و این امکان را برای کاربر فراهم می‌کند که در حین مکالمه به راحتی در بین اتاق‌های شرکت رفت‌وآمد کند، بدون آنکه تماس ورودی از دست برود. به‌طور‌کلی می‌توان سافت فون را به عنوان یکی از باکیفیت‌ترین و ارزان‌ترین تلفن معرفی کرد که قابلیت استفاده در محیط را دارد که امکان برقراری تماس‌های رایگان درون‌شبکه‌ای یا اینترنتی را برای کاربران فراهم می‌آورد.

1- کاهش هزینه‌های تماس: استفاده از سافتفون به دلیل تماس اینترنتی، هزینه تماس را به شدت کاهش می‌دهد و رایگان است.

2- ارتباط آسان با همکاران و مشتریان: با استفاده از سافت فون، می‌توانید به صورت آنلاین با همکاران و مشتریان خود ارتباط برقرار کنید.

3- قابلیت کنفرانس تلفنی: با استفاده از سافتفون، می‌توانید به صورت آنلاین در کنفرانس‌های تلفنی شرکت کنید و با همکاران خود در سراسر دنیا ارتباط برقرار کنید.

4- قابلیت پشتیبانی از چندین پلتفرم: سافت فون بر روی چندین پلتفرم مانند ویندوز، مک، لینوکس و دستگاه‌های هوشمند قابل استفاده است.

5- کیفیت صدای بالا: با استفاده از سافتفون، می‌توانید از کیفیت صدای بالایی برای تماس‌های خود استفاده کنید.

معایب سافت فون

هر سیستم و تکنولوژی در مقابل مزایایی که دارد، دارای معایبی نیز است که آگاهی از آن‌ها می‌تواند برای کسب‌وکار مفید بوده و گاهی اوقات بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد. در ادامه این مقاله با معرفی معایب Softphone در تلاش هستیم شما را بهتر راهنمایی کنیم تا نتیجه دلخواه و مطلوب را از خرید این تلفن نرم‌افزار داشته باشید.

1-عدم سازگاری برخی از نرم‌افزارها با برخی از سیستم‌های تلفنی

قبل از خرید هر نوع نرم‌افزاری بهتر است ابتدا به دقت بررسی کنید که آیا سیستم تلفن سازمان شما با این نرم‌افزار سازگاری دارد یا نه؟ چرا که عدم سازگاری تلفن نرم‌افزاری منتخب شما با سیستم تلفن سازمان باعث بروز اختلال در ارتباط سازمان شود. همچنین لازم به ذکر است که تعدادی از تلفن‌های نرم‌افزاری قابلیت ارائه روی برخی از پلتفرم‌ها را ندارند.

برای مثال سیستم عامل گوشی هوشمند شما امکان نصب نرم‌افزاری را روی گوشی شما فراهم می‌آورد که سیستم عامل گوشی همکارتان قادر به مهیا کردن نصب همین نرم‌افزار نخواهد بود؛ بنابراین باید قبل از هر کار به درستی تحقیق کنید که آیا نرم‌افزار منتخب شما قابل نصب روی کلیه سیستم‌ عامل‌ها است؟ عدم انطباق برخی از نرم‌افزارها با کلیه سیستم عامل‌ها یکی از معایب سافت فون به شمار می‌آید.

2- عدم پشتیبانی از تعدادی از قابلیت‌ها در برخی از سافت‌فون‌ها

سافت‌فون‌ها توسط شرکت‌های مختلفی ارائه می‌شوند از این رو قابلیت‌های متفاوت از هم دارند. بیشتر ورژن‌های رایگان این تلفن‌های نرم‌افزاری قادر به ارائه قابلیت‌ها و امکانات پیچیده‌ای نیستند؛ بنابراین باید بر اساس نوع نیازی که دارید، تلفن نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید که قابلیت پاسخگویی به نیازهای شما را داشته باشد. پس قبل از انتخاب سافت فون با یادداشت‌کردن نیازهای خود بهترین نرم‌افزار آن را انتخاب کنید که قادر به رفع نیازهای شما و افزایش بهره‌وری سازمان شما باشد.

3-کاهش کیفیت صدای سافت فون‌ها در صورت عدم دسترسی به منابع کافی

انواع اپلیکیشن‌های ویپ که روی دسکتاپ و گوشی‌های تلفن هوشمند نصب می‌شوند از جمله چندین نرم‌افزار سافت فون هستند که به استفاده از منابع سخت‌افزاری موجود در دستگاه مرتبط هستند؛ بنابراین عدم قدرتمند بودن گوشی هوشمند یا کامپیوتر شما باعث می‌شود منابع سخت‌افزاری لازم در اختیار تلفن‌های نرم‌افزاری قرار نگیرد در نتیجه برقراری ارتباط دچار اختلال شده و کیفیت مکالمه کاهش می‌یابد.

اختلال در مکالمه به معنای کاهش کیفیت صدا است. اشتراک‌گذاری منابع سخت‌افزاری از معایب تلفن نرم‌افزار است که به دلیل اختصاصی‌بودن سیستم عامل تلفن‌های سخت‌افزاری بوده چرا که سیستم‌ عامل‌ها، منابع سخت‌افزاری را برای خود تغذیه کرده و آن‌ها را با نرم‌افزارها یا سایر سیستم‌ها به اشتراک نمی‌گذارند.

تفاوت ویپ و سافت فون

تفاوت ویپ و سافت فون

ویپ (VoIP) و سافت فون دو تکنولوژی مختلف هستند. ویپ یک فناوری است که به شما اجازه می‌دهد تماس‌های صوتی را با استفاده از اینترنت برقرار کنید، در حالی که سافت فون یک نرم‌افزار است که به شما اجازه می‌دهد از قابلیت‌های مختلف ویپ، مانند تماس صوتی و تصویری، ارسال پیام، اشتراک گذاری فایل و… استفاده کنید. بنابراین، ویپ یک فناوری برای انتقال صدا از طریق اینترنت است، در حالی که سافت‌فون یک نرم‌افزار است که این امکان را فراهم می‌کند تا از ویپ برای برقراری تماس‌های صوتی استفاده کنید.

برای مطالعه بیشتر درباره جزئیات ویپ، به مقاله VOIP چیست، مراجعه فرمایید.

 

کلام پایانی 

سافت فون نوعی نرم‌افزار است که جهت برقراری تماس‌های تلفنی در سیستم ویپ کاربرد دارد. این نرم‌افزار روی دستگاه‌هایی مانند گوشی تلفن هوشمند، تبلت و رایانه قابل نصب است. این‌گونه نرم‌افزارها از طریق اینترنت یا شبکه داخلی سازمان، با استفاده از فناوری VoIP به سیستم تلفن تحت‌شبکه متصل شده و همان امکانات تلفن ویپ سخت‌افزاری را در اختیارتان قرار می‌دهد. پشتیبانی از چند خط، برقراری تماس‌های صوتی، قابلیت Hold یا نگه‌داشتن فرد پشت خط و شماره‌گیری و انتقال تماس از جمله امکانات و کاربردهای تلفن نرم‌افزار به شمار می‌آیند.

سافت فون‌ها در قالب نرم‌افزارهایی جهت برقراری تماس‌های تلفنی از راه تکنولوژی ویپ هستند که دارای ویژگی‌های مطلوب و شاخصی از جمله برقراری تماس سه‌جانبه، قابلیت Caller ID یا اعلام شماره تماس‌گیرنده، قابلیت Call Waiting یا انتظار تماس، پیام صوتی و قطع و کنترل صدا است. استفاده از سافت فون کاربرپسند بوده و امکان ارتقا دارد. همچنین در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند و ارتباطی امن برقرار کرده و قابلیت کنترل از راه دور دارد. همچنین به خطوط اختصاصی نیازی ندارد و امکان ایجاد ارتباط یکپارچه را فراهم می‌آورد.

سافت فون‌ها بیشتر در مرکز تماس Call Center استفاده می‌شوند و این امکان را برای اپراتور فراهم می‌آورد که بدون نیاز به تلفن‌های سخت‌افزاری و با استفاده از هدست روی گوشی خود، قادر به پاسخگویی به تماس‌گیرندگان باشد. این تلفن نرم‌افزار بهترین گزینه برای مراکز تماس است که علاوه بر کاهش هزینه‌ها، راندمان کاری را نیز افزایش خواهد داد. البته سافت فون‌ها برای  افرادی که در شرکت حضور ندارند و پشت‌میزنشین نیستند، بسیار مناسب است. چرا که این‌گونه از تلفن‌های نرم‌افزاری با توجه به برخورداری از قابلیت نصب روی گوشی، امکان پاسخگویی به تماس‌ها از خارج شرکت و راه دور را نیز فراهم می‌آورند؛ بنابراین امکان دورکاری را نیز فراهم خواهند آورد.

 

راهنمای اصطلاحات مرکز تماس و شاخص‌های کلیدی عملکرد مرکز تماس

معرفی اصطلاحات مرکز تماس و شاخص‌ها (KPI)

برای هر کسب‌وکاری مرکز تماس یک شاه‌رگ حیاتی ارتباطی به شمار می‌آید. مرکز تماس به عنوان یک مرکز پاسخگو و ارتباطی دارای شاخص‌های عملکردی و اصطلاحات گوناگونی است که به طور مکرر در طول روز تکرار می‌شوند. چنانچه در یک مرکز تماس کار می‌کنید یا شغل شما طوری است که با این واحد همکاری دارید، لازم است که با اصطلاحات مرکز تماس و شاخص‌های کلیدی (KPI) آشنایی داشته باشید. ما در این مقاله قصد داریم برای افزایش سطح آگاهی شما مخاطبان عزیز اصطلاحات و واژگان و شاخص‌های کلی را که در مرکز تماس پرکاربرد و پرتکرار هستند به صورت خلاصه معرفی کنیم.

بهترین نرم افزار مرکز تماس

معرفی مرکز تماس

مرکز تماس و مرکز ارتباط، واحدی از یک مجموعه است که وظیفه آن پشتیبانی و همچنین ارتباط با مشتری‌ها است. البته در مواردی که مجموعه فروش تلفنی داشته باشد. مرکز تماس یا مرکز ارتباط، پشتیبانی و ارتباط با مشتری‌ها را به وسیله تلفن یا از طریق کانال‌های مختلف ارتباطی، پیگیری می‌کند. به زبان ساده‌تر واحد پاسخگویی به ارباب‌رجوع را مرکز تماس می‌گویند.

سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به منظور ارائه سرویس‌دهی خاص‌تر و در راستای مشتری‌مداری با بهره‌گیری از رویکردهای نوین علاوه بر نگاه علمی به پروسه‌های خدماتی و فروش و بازاریابی با توسعه مراکز تماس و سرویس‌دهی علمی و اصولی، موفق به ارائه خدماتی بهتر و در نتیجه بهبود کسب‌وکار خود شده‌اند. برای ارائه سرویس بهتر و خدمت‌رسانی کارآمدتر از واژگان و شاخص‌های خاصی تحت عنوان اصطلاحات مرکز تماس در این واحدها استفاده می‌شود که در ادامه به اختصار پرکاربردترین آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

ACD یکی دیگر از اصطلاحات مرکز تماس

واژه اپراتور چیست و به چه کسی اطلاق می‌شود؟

Agent که در فارسی به آن اپراتور گفته می‌شود به شخصی اطلاق می‌گردد که پاسخگویی تماس‌ها را بر عهده دارد. همچنین برقراری تماس و پیگیری مشکلات و خواسته‌های تماس‌گیرنده نیز بر عهده اپراتور است. اپراتور به عنوان فردی کارشناس در مرکز تماس استخدام می‌شود که به عنوان کارشناس امور مشتری‌ها باید به کلیه اصطلاحات مرکز تماس مسلط باشد.

1.  اصطلاح Agent Status در مرکز تماس

یکی از شاخص‌های مرکز تماس، اصطلاح Agent Status است که بیانگر وضعیت اپراتور خواهد بود. اپراتور مرکز تماس در تایم کاری خود به طور مکرر در موقعیت‌ها و وضعیت‌های مختلفی قرار می‌گیرد. Agent Status اپراتور شامل سه حالت مشغول یعنی در حال پاسخگویی به تماس بوده، در دسترس یعنی آماده اجرای وظایف خود است و خارج از دسترس می‌شود.

Agent Status اپراتور شامل سه حالت مشغول یعنی در حال پاسخگویی به تماس بوده، در دسترس یعنی آماده اجرای وظایف خود است و خارج از دسترس می‌شود.

2.  اصطلاح ACD در مرکز تماس

ACD یکی دیگر از اصطلاحات مرکز تماس و مخفف اصطلاح Automatic Call Distributer است. ACD یک سیستم است که توزیع خودکار تماس‌ها را بر عهده دارد. این سیستم قابلیت هدایت تماس داخلی و تماس‌های ورودی مراکز تماس بر عهده دارد.

سیستم تلفن گویا IVR تماس‌های ورودی به واحد تماس سازمان را قبل از برقراری ارتباط با اپراتور، دسته‌بندی می‌کند. این سیستم بعد از دسته‌بندی تماس‌ها به طور خودکار ارتباط تماس‌گیرنده‌ها را با اپراتور برقرار می‌کند؛ اما در طول برقراری اتصال در اثر دسته‌بندی تماس‌ها صفی از تماس‌گیرنده‌ها تشکیل می‌شود که برای مدتی در انتظار برقراری ارتباط خواهند بود در نهایت سیستم توزیع خودکار تماس‌ها ACD با رعایت نوبت تماس هر ارباب‌رجوع را به اولین اپراتور در دسترس متصل خواهد کرد.

3.  اصطلاح ACW در مرکز تماس

After-Call Work یا به اختصار ACW از اصطلاحات مرکز تماس است که به عنوان کار پس از تماس معنی می‌شود. کاری که بعد از اتمام تماس با تماس‌گیرنده بلافاصله انجام می‌شود؛ یعنی همان مدت زمان کار پس از پایان تماس با مشتری را ACW می‎‌گویند.

کارهایی که پس از تراکنش ورودی به مرکز تماس ضروری هستند را و باید به سرعت پس از قطع تماس انجام گیرد را در اصطلاح کار پس از تماس (ACW) گفته می‌شود. کار پس از تماس شامل مواردی از قبیل وارد کردن داده‌ها و پرکردن فرم‌ها و همچنین برقراری تماس‌های خروجی جهت تکمیل تراکنش‌ها می‌شود. اپراتور در حین انجام این کارها در وضعیت خارج از دسترس قرار می‌گیرد.

یکی دیگر از رایج‌ترین اصطلاحات مرکز تماس، اصطلاح CMS مخفف عبارت Call Management System or Contact Management System است.

4.  اصطلاح AWT در مرکز تماس

یکی از مهم‌ترین اصطلاحات مرکز تماس که زیاد از سوی مدیران مورد بررسی قرار می‌گیرد، اصطلاح AWT است. این اصطلاح به میانگین زمان انتظار مشتری‌ها برای برقراری ارتباط با اپراتور اطلاق می‌شود.

در صورتی که زمان انتظار تماس‌گیرنده برای ارتباط با کارشناس طولانی باشد، سبب کاهش رضایت مشتری از خدمات ارائه شده سازمان خواهد بود. البته این امکان وجود دارد گاهی اوقات به دلایل متفاوت تماس‌گیرنده در حال انتظار و در صف باقی بماند؛ اما مدیریت مرکز تماس باید با برنامه‌ریزی دقیق، بهره‌وری تیم مرکز تماس را افزایش دهد تا زمان انتظار مشتری به حداقل برسد. برای محاسبه شاخص AWT، تعداد کل مشتری‌هایی که در انتظار مانده‌اند را تقسیم بر تعداد کل تماس‌ها می‌کنند. هر چه رقم به‌دست‌آمده از این محاسبه کمتر باشد، درصد رضایت مشتری‌ها بالاتر خواهد بود.

یکی از مهم‌ترین اصطلاحات مرکز تماس که زیاد از سوی مدیران مورد بررسی قرار می‌گیرد، اصطلاح AWT است. این اصطلاح به میانگین زمان انتظار مشتری‌ها برای برقراری ارتباط با اپراتور اطلاق می‌شود.

5.  شاخص AHT در مرکز تماس

AHT شاخصی است که میانگین زمان رسیدگی به تماس‌ها را نشان می‌دهد. AHT از اصطلاحات مرکز تماس است که به عنوان معیاری کلیدی برای هر واحد برنامه‌ریزی مرکز تماس در نظر گرفته می‌شود. شاخص AHT بیانگر مدت زمانی است که برای رسیدگی به هر کار صرف می‌شود. شاخص مدت زمان رسیدگی از ابتدای شروع به کار اپراتور، یعنی از زمان پاسخگویی به تماس‌گیرنده را تا پایان تماس که شامل زمان مکالمه و زمان انتظار و هولد می‌شود و همچنین زمان لازم برای اجرای خدمات پس از تماس شامل وارد کردن اطلاعات را به دقت اندازه‌گیری می‌کند.

با مجموع زمان رسیدگی به کلیه تماس‌ها و تقسیم آن به تعداد تماس‌ها، شاخص AHT یا همان میانگین مدت زمان رسیدگی مشخص خواهد شد. این میانگین میزان توانایی هر اپراتور در پاسخگوی به تماس‌ها را نشان می‌دهد. یعنی با شاخص AHT مشخص می‌شود هر کارشناس چه میزان زمان را صرف رسیدگی به کارهای مشتری می‌کند و چه زمانی قادر به کار کردن با موارد جدید نیست. میانگین مدت زمان رسیدگی AHT از معیارهای کلیدی کلیه سیستم‌های برنامه‌ریزی در مراکز تماس است که جهت محاسبات Erlang به آن اتکا می‌شود. درک کامل این شاخص عملکردی مبنای برنامه‌ریزی مؤثر مرکز تماس است. البته لازم به ذکر است که توجه به کاهش میانگین مدت زمان پاسخگویی به تماس‌ها نباید به کاهش کیفیت پاسخگویی به تماس بی انجامد.

6.  شاخص ACT در مرکز تماس

یکی از مهم‌ترین اصطلاحات مرکز تماس، نرخ میانگین انتقال تماس است که با شاخص ACT بیان می‌شود. این شاخص تعداد تماس‌های انتقال‌داده‌شده به سایر بخش‌ها و سرپرست‌ها و دیگر افراد سازمان را مشخص می‌کند. انتقال تماس‌ها به بخش‌های دیگر و سرپرستان سازمان امری ضروری برتی رفع مشکلات تماس‌گیرندگان و برآورده کردن خواسته‌های مشتری‌ها است؛ اما عموماً بیشتر افراد از انتقال تماس‌ها راضی نیستند؛ بنابراین لازم است تلاش خود را بر آن گذاشت که تا جایی که امکان دارد نرخ تماس‌های انتقالی واحد مرکز تماس را کاهش داد.

یکی از راه‌حل‌های مناسب برای کاهش نرخ انتقال تماس‌ها، بهره‌گیری از سیستم تلفن گویا و کسب اطمینان از داشتن وضوح کافی و ایده‌آل تلفن گویا جهت توصیف قسمت‌های مختلف است. این کار موجب می‌شود تا تماس‌گیرنده بر اساس نیاز خود ارتباط با کارشناس مربوطه را برقرار کند. البته می‌توان با برگزاری کلاس‌های آموزش و افزایش مهارت کارشناسان، توانایی هر اپراتور را در زمینه پاسخگویی به مشتری‌ها را افزایش داد.

KPI مرکز تماس شامل شاخص‌های زیادی می‌شود

7.  شاخص CMS در مرکز تماس

یکی دیگر از رایج‌ترین اصطلاحات مرکز تماس، اصطلاح CMS مخفف عبارت Call Management System or Contact Management System است. این شاخص مشخص‌کننده سیستم مدیریت تماس است. سیستم مدیریت تماس یک محصول نرم‌افزاری برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که دارای ترافیک تماس بسیار بالایی دارند و در طول روز باید پاسخگوی حجم زیادی از تماس‌ها باشند. شاخص CMS داده‌های ترافیک تماس را جمع‌آوری کرده و گزارش‌های مدیریتی مبتنی بر یافته‌های به دست آمده از آن، تکمیل می‌شوند به طور کلی ارائه یک رابط اداری بر اساس شاخص CMS انجام می‌گیرد.

شاخص CMS داده‌های ترافیک تماس را جمع‌آوری کرده و گزارش‌های مدیریتی مبتنی بر یافته‌های به دست آمده از آن، تکمیل می‌شوند به طور کلی ارائه یک رابط اداری بر اساس شاخص CMS انجام می‌گیرد.

8.  شاخص FCR در مرکز تماس

FCR از پرکاربردترین اصطلاحات مرکز تماس است که به رفع مشکل تماس‌گیرنده در تماس اول اشاره دارد. افزایش میزان این شاخص به معنای جلب رضایت هر چه بیشتر مشتری‌های سازمان و واحد خدماتی است. هر اندازه که درصد شاخص FCR بالاتر باشد به منزله افزایش حل مشکلات تماس‌گیرندگان در اولین تماس است.

شاخص مذکور نشان‌دهنده درصد تماس‌های موفقی است که در اولین تماس مشکل آن‌ها برطرف شده و نیازی به برقراری تماس دوباره یا انتقال تماس به اپراتور دیگر نداشته است. این شاخص عملکرد خوب و بی‌نقص کارشناس مجموعه را نشان می‌دهد. شاخص FCR بهترین ایده‎‌آل‌ترین معیار سنجش کارایی و مهارت کارشناسان مرکز تماس است.

نتیجه‌گیری

در مقاله ارائه شده برخی از اصطلاحات مرکز تماس را به شما معرفی کردیم. افرادی که در این مراکز مشغول به کار هستند یا به هر نوعی با مراکز تماس در حال همکاری هستند باید با اصطلاحات و شاخص‌های این واحد به‌خوبی آشنایی داشته باشند. مرکز تماس یکی از واحدهای مهم در سازمان‌ها و کسب‌وکارها است که مسئولیت پشتیبانی و در برخی موارد پاسخگوی به مشتری‌ها را بر عهده دارد. عملکرد بهینه این واحد در موفقیت کسب‌وکار و افزایش رضایت مشتری‌ها از خدمات سازمان بسیار تأثیرگذار است.

KPI مرکز تماس شامل شاخص‌های زیادی می‌شود که از ضبط تماس، مدیریت مرکز تماس، تماس‌های بی‌پاسخ، اپراتور، وضعیت اپراتور، تلفن گویا، سیستم هدایت تماس و سیستم پاسخگوی هوشمند به عنوان رایج‌ترین اصطلاحات این واحد ارتباطی و مرکز پاسخگو یاد کرد؛ تمام این ویژگی‌ و شاخص‌ها از طریق نرم افزار مرکز تماس مدیریت می‌شوند. مرکز تماس قابلیت‌های فراوانی دارد از جمله قابلیت‌های این واحد می‌توان به توزیع مناسب تماس‌ها در بین کارشناسان یا همان اپراتورها و قابلیت پاسخگویی سریع و سودآوری بیشتر و عدم از دست دادن تماس اشاره کرد.

خط تلفن اینترنتی | خط تلفن ویپ

خط تلفن اینترنتی چیست (راهنمای خرید، انواع و تجهیزات)

دسترسی به تجهیزات و امکانات لازمه آغاز هر کسب‌وکار است. امروزه با گسترش تکنولوژی زمینه دسترسی به امکانات و تجهیزات مورد نیاز در کسب‌وکارها راحت‌تر شده است. با فرصت‌های بیشتری که در دنیای امروز پیش روی ما قرار گرفته‌اند، روند پیشرفت در کار برای ما ساده‌تر و سریع‌تر از گذشته شده است. خطوط تلفنی و سیستم تلفن VoIP از جمله فرصت‌هایی هستند که شانس توسعه کسب‌وکار را بیشتر کرده و امکاناتی بهینه را برای بهره‌وری بیشتر در اختیار افراد قرار می‌دهند.

برای خرید خط تلفن اینترنتی مخصوص به کسب‌وکار، نیازی به راه‌اندازی شرکت به صورت فیزیکی نیست در هر شرایط به راحتی می‌توانید خط تلفن سیپ ترانک را با شماره‌ای ثابت برای کسب‌وکار خریداری کنید.

با استفاده از خطوط تلفن اینترنتی دیگر از سیم‌کشی مخابرات و تجهیزات دیگری از این قبیل، خبری نخواهد بود. زیرا همه تماس‌ها در بستر اینترنت برقرار می‌شوند یا می‌توان گفت که کلیه امکانات در بستر اینترنت در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. با فناوری به راحتی صاحب تلفن مناسب برای کسب‌وکار خود شوید. خط تلفن اینترنتی چیست؟ یکی از بهترین فرصت‌ها برای ترقی هر کسب‌وکار است در ادامه آن را بیشتر بررسی می‌کنیم و چگونگی عملکرد و انواع و مزایا و معایب آن را بررسی خواهیم کرد.

خط تلفن اینترنتی چیست؟

خط تلفن اینترنتی قابلیت ارائه خدماتی مشابه به خطوط تلفن ثابت را دارد. تفاوت خطوط تلفن اینترنتی و خط‌های تلفن ثابت در ساختار و چگونگی اجرای خدمات آن‌ها است. راه‌اندازی خط تلفن‌های اینترنتی نیاز به بستر شبکه جهانی دارد در مقابل از سیم‌کشی و سایر تجهیزات مخابراتی بی‌نیاز است.

خطوط تلفنی اینترنتی که به آن‌ها سیپ ترانک نیز گفته می‌شود، پروتکل است که به منظور انتقال صدا در بستر شبکه و فناوری VoIP کاربرد دارد. برای اطلاعات بیشتر در مورد ویپ به مقاله VOIP چیست مراجعه کنید. سیپ ترانک‌ها دو طرف دارند در یک طرف آن مرکز تلفن ویپ و در سمت دیگر سرویس‌دهنده سیپ ترانک قرار گرفته است. البته ممکن است که در طرف دوم سانترال ویپ یا گیت‌وی نیز حضور داشته باشد.

خط تلفن اینترنتی چیست

شرکت‌های ارائه‌دهنده مخابرات و خدمات خطوط تلفن اینترنتی از فناوری ویپ و پروتکل سیپ برای برقراری تماس بهره می‌گیرند. سیپ فون نیز از انواع تلفن اینترنتی است که جهت برقراری تماس‌ها در بستر اینترنت از فناوری ویپ بهره می‌برد. فناوری ویپ موفق به بالا بردن کیفیت تماس‌های ورودی و خروجی در سازمان‌ها و شرکت‌ها و بخش‌های همچون مراکز تماس شده است. لازم به ذکر است که خطوط تلفن اینترنتی را به غیر از سیپ ترانک با نام‌های سیپ لاین و ویپ لاین نیز می‌شناسند.

خطوط تلفنی اینترنتی که به آن‌ها سیپ ترانک نیز گفته می‌شود، پروتکل است که به منظور انتقال صدا در بستر شبکه اینترنتی VoIP کاربرد دارد. سیپ ترانک‌ها دو طرف دارند در یک طرف آن مرکز تلفن ویپ و در سمت دیگر سرویس‌دهنده سیپ ترانک قرار گرفته است. البته ممکن است که در طرف دوم سانترال ویپ یا گیت‌وی نیز حضور داشته باشد.

عملکرد خطوط تلفن اینترنتی چگونه است؟

برای برقراری تماس اینترنتی، مخابرات و شرکت‌های فعال در این حوضه از بستری به منظور ایجاد ارتباط صوتی بین سرویس‌دهنده و سرویس‌گیرنده استفاده می‌شود. پروتکل سیپ امکان شکل‌گیری و فراهم آوردن چنین بستری را دارد.

با ایجاد چنین شرایطی امکان ارائه خطوط تلفنی با اینترنت را فراهم می‌شود. خدمات خط تلفن اینترنتی با استفاده از بستر فیبر نوری یا زوج سیم و همچنین بهره‌گیری از سخت‌افزاری که مودم G.SJDSL.BIS نام دارد به کاربران ارائه می‌شود. این شرایط امکان ارائه و عرضه خطوط تلفن اینترنتی به تعداد دلخواه به کاربران را مهیا می‌سازد.

استفاده از امکانات خط تلفن VoIP به شما این امکان را می‌دهد که از خطوط تلفنی استفاده کنید که وابسته به هیچ منطقه جغرافیایی نیستند. راه‌اندازی و زیرساخت‌های خطوط تلفنی اینترنتی با استفاده از فناوری ویپ ممکن است. شرکت‌های فعال در این زمینه از مجوزهای لازم به منظور ارائه خدمات به مشتری‌ها برخوردار هستند و امکانات لازم را بی‌هیچ تجهیزات پیچیده یا پروتکل‌های طولانی مدت و دشوار به مشتری‌ها ارائه می‌دهند.

انواع خط تلفن اینترنتی

خط تلفن اینترنتی در دو دسته سیپ یوز و سیپ ترانک قرار می‌گیرد. سیپ یوز SIP User که به عنوان خط تلفن اینترنت خانگی شناخته می‌شود با تلفن‌های معمولی تفاوتی ندارد. سیپ یوز با بهره‌گیری از بستر اینترنت برقراری تماس‌ها را ممکن می‌کند. کارکرد این نوع  از خطوط تلفن اینترنتی کاملاً مشابه ورژن و همتای سنتی آن است.

سیپ ترانک که به خطوط تلفن تجاری شهرت دارد برای استفاده در کسب‌وکارها کاربرد دارد. خط تلفن سیپ کرانت امکان برقراری چند تماس با استفاده از یک شماره را فراهم می‌کند. انتخاب ظرفیت تماس برای به سلیقه و نیاز فرد یا شرکت بستگی دارد.

توجه داشته باشید که برای خرید خطوط تلفن اینترنتی لازم است که نیازهای خود یا شرکت را به دقت بسنجید و اصطلاحاً نیازسنجی دقیقی داشته باشید. زیرا برای این که بتوانید با استفاده از سیپ ترانک به نتایج مطلوبی برسید، باید با در نظر گرفتن شرایط  برای تهیه و خرید بهترین خطوط تلفن اینترنتی برای کسب‌وکار خود اقدام کنید.

کاربرد سیپ یوز و شرایط فعال‌سازی آن

یکی از انواع خط تلفن اینترنتی، خط تلفن سیپ یوز است که برای استفاده‌های خانگی و فروشگاهی بهترین عملکرد را دارد. صاحبان مشاغل فروشگاهی می‌توانند با خرید خط تلفن ثابت و بهره‌گیری از تلفت اینترنتی سیپ یوز از خط تلفنی همیشگی و مختص به خود بهره‌مند شوند که در صورت جابه‌جایی مکان فروشگاه با جابه‌جایی خط تلفن، امکان خدمات‌رسانی به مشتری‌های خود در مکان جدید را نیز داشته باشند.

سیپ یوز برای ساختمان‌های مسکونی نیز قابل استفاده است و بهترین گزینه برای مناطقی از شهر است که امکان راه‌اندازی خطوط تلفن مخابراتی در آن‌ها ممکن نیست. خانواده‌ها با خرید تلفن ثابت سیپ یوز برای همیشه دارای یک شماره اختصاصی خواهند بود که در صورت جابه‌جایی مکان زندگی نیز از آن بهره‌مند خواهند بود.

برای خریداری خط تلفن ثابت سیپ یوز کاربر می‎‌تواند از طریق شرکت‌های آسیاتک، پیشگامان و شاتل اقدام نماید و یکی از بسته‌ها یا طرح‌های این اپراتورها را خریداری نماید یا به عبارتی کاربر فعال یکی از این اپراتورها باشد. در شرایط که کاربر فعال این اپراتورها باشید بدون نیاز به داشتن IP Static، استفاده از سیپ یوز ممکن شده و می‌توان تنها با همان طرح یا بسته فعال، مکالمات خود را برقرار سازید. برای خریداری خط تلفن ثابت سیپ یوز پس از ارائه درخواست خط مورد نیاز خود را استعلام کرده و تهیه نمایید.

کاربرد سیپ یوز و شرایط فعال‌سازی آن

چگونگی استفاده از خط تلفن اینترنت ثابت سیپ یوزر

سیپ یوزر از طریق روش‌های مختلفی امکان برقراری تماس را برای کاربران مهیا می‌سازد:

1- سیپ یوزر با استفاده از سیستم مرکز تماس ویپ امکان برقراری تماس‌ها را فراهم خواهد کرد.

2- سیپ یوزر بدون نیاز به خریداری هیچ تجهیزات جانبی، تنها از طریق app موبایلی تماس‌های اینترنتی کاربران را برقرار می‌کند.

3- یکی دیگر از راه‌های برقراری تماس با سیپ یوزر از طریق سافت فون‌های موجود و قابل استفاده است.

4- سیپ یوزر به شما این امکان را می‌دهد که به واسطه دستگاه ATA و ایجاد اتصال بین تلفن معمولی و مودم، تماس‌های خود را برقرار کرده و مکالماتی بی‌نقص و باکیفیت داشته باشید.

یکی دیگر از راه‌های استفاده از خط تلفن اینترنتی سیپ یوزر استفاده از دستگاه IP Phone و اتصال آن به مودم است.

معنا و مفهوم کانال در سیپ ترانک چیست؟

همام طور که در بالا به آن اشاره شد یکی از پرکاربردترین انواع خط تلفن اینترنتی، خط تلفن سیپ ترانک است. سیپ ترانک به عنوان یکی از انواع خطوط تلفن اینترنتی امکان برقراری چندین تماس و داشتن مکالمه‌های متعدد را از طریق یک خط و شماره تلفن فراهم می‌آورد؛ بنابراین با خرید خطوط سیپ ترانک توسط یک شرکت یا مجموعه، سازمان می‌تواند از ظرفیت‌های تماس به تعداد دلخواه بهره‌مند شود.

پس افراد یا مجموعه‌ها می‌توانند بر اساس نیاز خود ظرفیت برقراری تماس‌ها را تعیین نمایند. ظرفیت برقراری تماس‌ها در خطوط سیپ ترانک با توجه به تعداد کانال‌های آن مشخص خواهد شد؛ بنابراین وقتی یک خط سیپ ترانک با کانال 10 معرفی می‌شود به این مهنا است که این خط قابلیت برقراری 10 تماس هم‌زمان ورودی و خروجی را دارد.

سیپ ترانک به عنوان یکی از انواع خطوط تلفن اینترنتی امکان برقراری چندین تماس و داشتن مکالمه‌های متعدد را از طریق یک خط و شماره تلفن فراهم می‌آورد؛ بنابراین با خرید خطوط سیپ ترانک توسط یک شرکت یا مجموعه، سازمان می‌تواند از ظرفیت‌های تماس به تعداد دلخواه بهره‌مند شود.

راه اندازی خط تلفن اینترنتی چگونه انجام می‌شود؟

راه‌اندازی خط تلفن اینترنتی به دو صورت حقوقی و حقیقی قابل ثبت است و برای آنها قرارداد رسمی تنظیم می‌شود. همانطور که گفته شد خطوط تلفن اینترنتی برای راه‌اندازی نیاز به سیم‌کشی کابل ندارند و بدون محدودیت مکانی، امکان نقل و انتقال آن وجود دارد؛ به این معنی که چنانچه محل کار شما تغییر پیدا کند، شماره خط تلفنتان ثابت است و تغییری نمی‌کند و مالکیت آن به شکل دائمی برای خودتان خواهد بود. 

بخش IT هر شرکتی باید متخصص در راه‌اندازی شبکه‌های تلفنی VOIP باشد؛ زیرا انجام این کار موجب کاهش هزینه‌های تلفن هر سازمانی می‌شود و در کنار آن مدیریت سیستم‌های تحت شبکه نسبت به سیستم‌های تلفن سانترال دقیق‌تر و آسان‌تر است.

مراحل راه اندازی خطوط تلفن اینترنتی چیست؟

مراحل راه اندازی خطوط تلفن اینترنتی چیست

راه اندازی خطوط تلفن اینترنتی یک فرآیند پیچیده است که به تجهیزات مختلفی نیاز دارد. در این مرحله، نیاز است تا تیم متخصصان شبکه شناخت دقیقی از نیازهای سازمان و شبکه داشته باشند. آن‌ها باید تعیین کنند که چگونه خطوط تلفن اینترنتی در سازمان نصب و پیکربندی شوند. در زیر، مراحل اصلی راه اندازی خطوط تلفن اینترنتی را به شما توضیح می دهیم.

انتخاب ارائه دهنده خدمات تلفن اینترنتی

ابتدا باید یک شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات تلفن اینترنتی انتخاب کنید. این ارائه‌دهنده باید به شما یک شماره تلفن و ارتباط با شبکه اینترنت فراهم کند.

ثبت نام و انتخاب شماره

پس از انتخاب ارائه‌دهنده، باید به آنها مراجعه کرده و یک شماره تلفن اینترنتی انتخاب کنید. در این مرحله ممکن است نیاز به ارائه اطلاعات شناسنامه یا اطلاعات تماس دیگر باشد.

 برنامه‌ریزی

این مرحله شامل تعیین نیازها و اهداف شما برای سیستم تلفن اینترنتی است. شما باید تعیین کنید که چه تعداد خط تلفن و چه امکاناتی نیاز دارید.

انتخاب سیستم

بعد از برنامه‌ریزی، مرحله انتخاب سیستم تلفن اینترنتی است. این سیستم ممکن است شامل تجهیزات سخت‌افزاری، نرم‌افزارها و تجهیزات شبکه باشد. انتخاب سیستمی که با نیازهای شما بیشترین تطابق را داشته باشد، بسیار مهم است.

نصب تجهیزات

در این مرحله، تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای خطوط تلفن اینترنتی نصب می‌شوند. این شامل تلفن‌های IP، تجهیزات مسیریابی (Router) سرورهای تلفن اینترنتی و سایر تجهیزات می‌شود. پس از تهیه تجهیزات، تیم فنی باید آن‌ها را نصب و به شبکه‌ی موجود متصل کند.

تنظیمات شبکه

برای اجرای خطوط تلفن اینترنتی، شبکه‌ها باید به درستی تنظیم شوند. این شامل تنظیمات، اعتبارسنجی کاربران و مدیریت ترافیک است.

برنامه‌ریزی و طراحی شبکه

در این مرحله، نیاز است تا تیم متخصصان شبکه شناخت دقیقی از نیازهای سازمان و شبکه داشته باشند. آن‌ها باید تعیین کنند که چگونه خطوط تلفن اینترنتی در سازمان نصب و پیکربندی شوند.

تنظیم نرم‌افزار

نرم‌افزارهای مورد نیاز برای مدیریت و پیکربندی سیستم تلفن اینترنتی نیز باید تنظیم شوند. این شامل تعریف اکانت‌های کاربری، شماره‌های داخلی، صندوق پستی صوتی و سایر تنظیمات است.

آزمایش و اجرا

پس از نصب و تنظیم تجهیزات، باید سیستم تلفن اینترنتی را آزمایش کرده و اطمینان حاصل کنید که آیا خط تلفن اینترنتی شما به درستی کار می‌کند یا خیر. این شامل تست‌های تماس داخلی، تست‌های تماس به شبکه‌های دیگر و بررسی کیفیت صدا می‌شود.

آموزش کاربران

کاربران نیاز دارند تا چگونگی استفاده از خطوط تلفن اینترنتی را بیاموزند؛ بنابراین بهتر است که آموزش‌های کافی ارائه شود.

راه‌اندازی نهایی

پس از اطمینان از عملکرد صحیح سیستم، می‌توان خطوط تلفن اینترنتی را به کاربران عرضه کرد.

پشتیبانی و نگهداری

پس از راه‌اندازی، سیستم نیاز به نگهداری و پشتیبانی دائمی دارد تا در صورت بروز هرگونه مشکل، بتوان آن را به سرعت رفع کرد. توجه داشته باشید که این مراحل ممکن است بسته به نوع شبکه و تجهیزات استفاده شده متفاوت باشند. همچنین، باید به قوانین و مقررات مرتبط با راه‌اندازی خطوط تلفن اینترنتی در منطقه مورد نظر توجه شود.

مدارک مورد نیاز برای خرید خط تلفن اینترنتی

مدارک مورد نیاز برای خرید خط تلفن اینترنتی به ارائه‌دهنده خدمات و قوانین محلی بستگی دارد و متغیر هستند. اما معمولاً مدارک زیر برای خرید یک خط تلفن اینترنتی مورد نیاز است:

کارت شناسایی معتبر

شما باید کارت شناسایی معتبری مثل کارت ملی یا شناسنامه داشته باشید. برخی از ارائه‌دهندگان ممکن است از شما بخواهند که این مدارک را به صورت اسکن یا فتوکپی ارائه کنید.

آدرس محل اقامت

آدرس محل اقامت یکی دیگر از مواردی است که باید آن را تأیید کنید. برای این منظور، ممکن است بخواهند یک مدرک آدرس مثل قبض برق یا آب را به عنوان مدرک اثبات آدرس ارائه کنید.

اطلاعات تماس

شما باید اطلاعات تماس معتبر خود را مانند شماره تلفن همراه و آدرس ایمیل ارائه کنید تا ارائه‌دهنده بتواند با شما تماس بگیرد و اطلاعات حساب شما را ارسال کند.

پرداخت مالی

برخی از ارائه‌دهندگان ممکن است از شما هزینه‌های مرتبط با خرید خط تلفن اینترنتی را دریافت کرده و مدارک مربوط به پرداخت را ارسال کنید.

تفویض و اجازه (اختیاری)

در صورت نیاز به تفویض یا اجازه از صاحب اصلی خط تلفن یا افراد دیگری که ممکن است خدمات را مدیریت کنند، ممکن است این اسناد را از شما بخواهند. مطمئن شوید که با اپراتور خدمات تلفن اینترنتی خود تماس بگیرید تا دقیقاً مدارک مورد نیاز را برای خرید خط تلفن اینترنتی خود تأیید کنید.

ویژگی های خط تلفن اینترنتی

خط تلفن اینترنتی، یک سرویس ارتباطی دیجیتال است که از طریق اینترنت برای برقراری تماس‌های تلفنی و ارسال پیام‌ها استفاده می‌شود. ویژگی‌های اصلی خط تلفن اینترنتی عبارتند از:

امکان نقل و انتقال

یکی از ویژگی‌های خطوط تلفن اینترنتی این است که به مکانی وابسته نیست و در مکان‌هایی که صرفا اینترنت وجود داشته باشد، امکان استفاده از آن وجود دارد. ویژگی بسیار منحصربفردی که خطوط تلفن اینترنتی نسبت به خطوط تلفن سنتی دارند، عدم نیاز به کابل و سیم‌کشی است. خطوط ویپ فقط با یوزر و پسورد و همینطور آی پی سرور به مشتری داده می‌شود.

ارزانی خطوط تلفن اینترنتی

خطوط تلفن اینترنتی اغلب هزینه‌های تماس تلفنی را بخصوص برای تماس‌های بین‌المللی کاهش می‌دهند.

انتقال پیام صوتی

خطوط تلفن اینترنتی معمولاً این امکان را فراهم می‌کنند که پیام‌های صوتی را ضبط و ارسال کنید.

مالکیت دائمی

خطوط مجازی یا خطوط تلفن ابری برخلاف تلفن‌های کابلی مالکیت دائمی دارند و نیازی نیست که دارنده آن پرداخت آبونمان سالیانه انجام دهد. ثبت‌نام خطوط ویپ در سازمان تنظیم مقررات انجام شده و چنانچه ثبت‌نام با موفقیت پیش برود، پیامکی از سمت CRA به منزله تایید ثبت‌نام برای دارنده خط ارسال می‌شود.

امنیت

بسیاری از خطوط تلفن اینترنتی امکانات امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها و تشخیص تماس‌های ناشناخته را دارا می‌باشند. انعطاف‌پذیری این نوع خط تلفن به شما امکان مدیریت تماس‌ها و پیام‌های خود را از هر مکانی که به اینترنت دسترسی داشته باشید می‌دهد.

امکان انتخاب شماره

شما می‌توانید شماره تلفن مرتبط با خط تلفن اینترنتی خود را از بین گزینه‌های مختلف انتخاب کنید، حتی می‌توانید شماره متناظر با منطقه مورد نظرتان را انتخاب کنید.

اضافه کردن کانال

ویژگی دیگری که خطوط اینترنتی را از خطوط ثابت جدا کرده، این است که با یک سرشماره می‌توان چند تماس را به شکل همزمان برقرار کرد؛ به شکلی که امکان افزایش ظرفیت تا 100 تماس را دارد. به این ترتیب در صورت تماس از سمت مشتری، دیگر بوق اشغال برای وی به صدا درنمی‌آید.

فعالسازی آنی

یکی دیگر از ویژگی‌هایی که این تلفن‌ها را از تلفن‌های ثابت متمایز می‌کند، فعالسازی سریع آن است. به دلیل استفاده از تکنولوژی‌های بروز، خطوط تلفن‌های اینترنتی در کوتاه‌ترین زمان نصب شده و قابل استفاده هستند.

کیفیت صدای HD

بیشتر افرادی که از تلفن‌های سیمی استفاده می‌کنند، مشکل کیفیت صدا را دارند. حال تلفن‌های اینترنتی دیگر با این مشکل روبرو نیستند و میزان کیفیت صدا در این تلفن‌ها زیاد است.

نبود محدودیت مکانی

همانطور که می‌دانید با وجود اینترنت در دنیای امروزی دیگر محدودیتی در ارتباطات وجود ندارد. تلفن‌های اینترنتی نیز از این قضیه مستثنی نیستند و با استفاده از آن می‌توان با تمام نقاط دنیا ارتباط برقرار کرد.

استفاده تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی

یکی دیگر از ویژگی‌‍‌های خطوط ویپ این است که تمامی افراد چه حقیقی وچه حقوقی می‌توانند از این خطوط استفاده کنند. نحوه ثبت‌نام و خرید این خطوط را نیز در همین مقاله به شرح برایتان توضیح دادیم.

نیاز نداشتن به سخت افزار

برخلاف تصور بسیاری از افراد، راه‌اندازی تلفن‌های اینترنتی به هیچ سخت‌افزار گران قیمتی نیاز ندارد. برای راه‌اندازی این دسته از تلفن‌ها، نرم‌افزارهایی نیاز است که طراحی آن بر پایه IP می‌باشد. به‌این‌ترتیب در هزینه آن نیز صرفه‌جویی می‌شود.

امکان کنفرانس تلفنی

با خط تلفن اینترنتی، می‌توانید چند نفر را به یک تماس تلفنی اضافه کرده و در کنفرانس شرکت کنید.

ارسال و دریافت پیام متنی

شما می‌توانید پیام‌های متنی به دیگران ارسال کنید و پیام‌هایی که به شما ارسال شده است را دریافت کنید.

تماس‌های تصویری

شما می‌توانید با دیگران تماس‌های تصویری برقرار کنید و چهره‌هایشان را ببینید.

پخش موسیقی در انتظار تماس

این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که موسیقی یا پیام در انتظار تماس را پخش کنید.

انتخاب اینترنت مناسب برای خط تلفن اینترنتی

برای انتخاب اینترنت مناسب برای استفاده از خط تلفن اینترنتی، به نکات زیر توجه کنید:

سرعت اینترنت

سرعت اینترنت به میزان نیاز شما بستگی دارد. اگر فقط برای مکالمات صوتی و متنی استفاده می‌کنید، یک سرعت متوسط ممکن است کافی باشد. اما اگر قصد دارید از خدمات دیگری مانند تماشای فیلم‌ها یا بازی‌های آنلاین استفاده کنید، سرعت بالاتری نیاز دارید.

پهنای باند (Bandwidth)

مطمئن شوید که پهنای باند ارائه شده توسط ارائه دهنده اینترنت، پوشش کافی برای نیازهای شما را می‌دهد.

محدودیت داده

برخی ارائه‌دهندگان ممکن است محدودیت‌هایی برای حجم دانلود و آپلود داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که پلن انتخابی به نیازهای شما پاسخ می‌دهد.

پشتیبانی از تماس تلفنی

برخی اپراتورهای اینترنت ممکن است امکان استفاده از تماس تلفنی را فراهم نکنند. مطمئن شوید که خدمات تماس تلفنی به همراه اینترنت در پلن انتخابی شما موجود است.

پوشش محلی

اطمینان حاصل کنید که سرویس‌دهنده خدمات اینترنت در منطقه شما به بهترین شکل، خدمات را به شما ارائه می‌کند.

قیمت و بسته‌های قراردادی

بررسی کنید که آیا شرکت پوشش‌دهنده خدمات اینترنت پلن‌هایی با قرارداد مشخص دارد یا اینکه امکان خرید پلن‌های بدون قرارداد را فراهم می‌کند. همچنین مقایسه قیمت‌ها و امکانات مختلف برای انتخاب بهترین گزینه اهمیت دارد.

پشتیبانی فنی

مطمئن شوید که ارائه دهنده اینترنت ارائه خدمات پشتیبانی و تعمیرات کافی دارد تا در صورت نیاز به کمک شما بیاید. قبل از انتخاب شرکت ارائه‌دهنده اینترنت و خرید خط تلفن اینترنتی، بهتر است تحقیقات و مقایسه‌های لازم را در خصوص انتخاب بهترین گزینه انجام دهید.

سیپ ترانک چه کاربردی دارد؟

سیپ ترانک به عنوان یک خط تلفن اینترنتی قابل استفاده در کلیه مشاغلی است که نیاز به برقراری پیوسته تماس و مکالمات تلفنی دارند؛ بنابراین کلیه سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی، سازمان‌ها و ارگان‌های خدماتی و استارت‌آپ‌ها و اسنپ‌ها و مشاغلی از این قبیل از جمله کسب‌وکارهایی هستند که به این نوع خط تلفن VoIP نیاز دارند.

سیپ ترانک چه کاربردی دارد

چگونگی فعال‌سازی سیپ ترانک

شرکت‌های آسیاتک، پیشگامان و شاتل جهت استفاده از خطوط اینترنتی سیپ ترانک یکی از سرویس‌های وایرلس یا TD_LTE را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. بهترین بستر برقراری تماس‌ها از طریق این نوع خط تلفن اینترنتی، راه‌اندازی و استفاده از لینک وایرلس اختصاصی یا اشتراکی است. در صورتی که قصد استفاده از حداکثر 6 کانال را دارید به شما پیشنهاد می‌کنیم از مدل TF-i60 مودم‌های TD_LTE استفاده کنید. قبل از خریداری و راه‌اندازی سیپ ترانک بهتر است به نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است، دقت کنید:

1- هرگز از بستر ADSL جهت راه‌اندازی خطوط تلفن سیپ ترانک استفاده نکنید.

2- قبل از این که خط تلفن تجاری سیپ ترانک را در هر یک از بسترهای وایرلس یا مودم TD_LTE راه‌اندازی کنید بهتر است که نحوه پوشش‌دهی منطقه را به دقت بررسی کنید.
3- فراموش نکنی که داشتن آی پی استاتیک لازمه راه‌اندازی خطوط تجاری سیپ ترانک است.

در نهایت با استعلام خط مورد نظر و انتخاب تعداد کانال‌های مورد نساز کسب‌وکارتان برای تهیه خط تلفن مورد نیاز خود اقدام نمایید. توجه داشته باشید که برای بهره‌مندی از خطوط سیپ ترانک حتماً باید از خط تلفن ویپ یا به عبارتی مرکز تماس ویپ استفاده کنید. زیرا استفاده از امکانات و خدمات این نوع از خط تلفن VoIP از طریق اپلیکیشن‌ها و آی پی فون‌ها ممکن نیست.

برای خرید تلفن ثابت اینترنتی چه مدارکی لازم است؟

افراد حقیقی که قصد اقدام به خرید خط تلفن اینترنتی را دارند باید نام و نام خانوادگی، کد ملی، ایمیل، موبایل، شماره تلفن ثابت، کد پستی، آدرس کامل و اسکن رنگی کارت ملی و شناسنامه خود را ارائه دهند. مدارک لازمی که باید برای خرید خطوط تلفن اینترنتی توسط افراد حقوقی ارائه شود عبارت‌اند از نام شرکت، کد اقتصادی، شناسنامه ملی، شماره ثبت، تاریخ ثبت، نام و نام خانوادگی مدیرعامل، کد ملی، شماره موبایل، ایمیل، کد پستی، شماره تلفن ثابت و آدرس کامل شرکت هستند.

مزایای استفاده از خطوط تلفن اینترنتی چیست؟

خط تلفن اینترنتی مزیت‌های زیادی دارد. برخی از نقاط قوت و مزیت‌های خط تلفن ویپ عبارت‌اند از:

  • کاهش هزینه‌های مربوط به تماس‌های تلفنی
  • بیشتر شدن پایداری تماس‌ها و برخورداری از کیفیت مطلوب‌تر
  • عدم محدودیت استفاده از خطوط تلفن یعنی امکان برقراری ارتباط از هر مکان و نقطه جغرافیایی با مشتری‌ها و تماس‌گیرندگان وجود دارد.
  • فراهم آمدن شرایط دورکاری با استفاده از خطوط تلفن اینترنتی
  • با استفاده از خطوط تلفن اینترنتی دیگر با مشکلاتی از قبیل پژواک و برگشت صدا مواجه نشده و مکالمه‌ای بدون نویز و همهمه را تجربه خواهید کرد.
  • از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی با استفاده از خط تلفن VoIP پس در صورت جابه‌جایی و نقل مکان دفتر یا شرکت، همچنان شماره ثابت خود را در اختیار خواهید داشت در نتیجه مشتری‌های شما برای همیشه به شما دسترسی خواهند داشت.
  • پشتیبانی بی‌نقص از برقراری تماس در بستر شبکه و اینترنت با استفاده از خطوط تلفن اینترنتی
  • این سیستم ارتباطی به شما این اجازه را می‌دهد تا متناسب با کسب‌وکار خود تعداد خطوط و ظرفیت دلخواه در هر خط را متناسب با کسب‌وکار و نیاز خود تعیین کنید.

معایب استفاده از خطوط تلفن اینترنتی چیست؟

هر سیستم و تکنولوژی در کنار مزایای خود دارای معایبی نیز است. خط تلفن اینترنتی نیز در کنار مزیت‌های فراوانی که دارد به دلیل وابستگی به اینترنت و برق، معایبی دارد. به عبارتی باید گفت که با توجه به این که برقراری تماس‌ها به کیفیت برق و اینترنت بستگی دارد پس هرگونه اختلال در شبکه برق و اینترنت باعث بروز مشکلاتی در برقراری تماس‌ها می‌شود؛ بنابراین وابستگی خط تلفن ویپ به اینترنت و برق دردسرساز تلقی می‌شود.

نتیجه‌گیری

بهترین راه برای توسعه کسب‌وکارها و ارتقای کیفیت تماس‌های ورودی و خروجی سازمان‎‌ها و شرکت‌ها، استفاده از خط تلفن اینترنتی است. بهره‌گیری از خطوط تلفن اینترنتی این امکان را فراهم می‌آورد تا فارغ از محدودیت‎های مکانی و جغرافیایی با بهره‌گیری از تلفن اینترنتی ثابت و سیپ ترانک برای همیشه با مشتری‌های خود در ارتباط باشید. خطوط تلفن اینترنتی خدمات خود را در بستر شبکه ارائه می‌دهد.

این امر هم موجب بهبود کیفیت در برقراری تماس‌ها بوده و هم وابستگی آن موجب می‌تواند در شرایط اختلال اینترنت دردسرساز باشد. با خرید خطوط تلفن اینترنتی با یک خط می‌توانید از چندین کانال بهره‌مند شده و ظرفیت‌ تماس‌های ورودی و خروجی خود را افزایش دهید. همچنین با استفاده از خط تلفن ویپ می‌توانید هزینه‌های ناشی از برقراری تماس‌های سازمان را کاهش داده و همراه با بهره‌وری بیشتر، سود بیشتری نیز داشته باشید.

تلفن گویا چیست

تلفن گویا چیست؟ مزایا و کاربرد سیستم IVR

شاید بدانید تلفن گویا چیست؟ تلفن گویا یا منشی دیجیتال تماس‌گیرنده را به مقصد مورد‌نظر هدایت می‌کند و IVR به‌صورت شبانه‌روزی پاسخگویی می‌کند. برقراری ارتباط با مشتریان به بهترین شکل ممکن برای ارائه خدمات و محصولات مهم‌ترین ویژگی است که هر کسب‌و‌کاری باید به آن بپردازد. سیستم این تلفن با پیشرفت تکنولوژی و فناوری در دل کسب‌و‌کار‌ها نفوذ کرده است و جای سیستم تلفنی سنتی را گرفته است.

درست است که امروزه تماس‌های صوتی از طریق برنامه‌های مختلف مثل واتساپ و تلگرام به‌راحتی امکان‌پذیر است ولی برای بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌و‌کار‌ها این‌گونه برقراری ارتباط اصولی به نظر نمی‌آید. استفاده از این سیستم یکی از پر‌کاربرد‌ترین نحوه ارتباط با مشتریان است. این منشی دیجیتال قابلیت این را دارد که کارایی و بهره‌وری سازمان را افزایش دهد و با کارآمد‌ترین تکنولوژی با تماس‌گیرنده ارتباط برقرار کند و یک خوشامدگویی دل‌چسب برای او داشته باشد.

این سیستم، تماس‌گیرنده را به مقصد مورد‌نظرش هدایت می‌کند و در طول شبانه‌روز پاسخگویی خودکار دارد. این سیستم با این‌گونه پاسخگویی و مدیریت تماس موجب موفقیت کسب‌و‌کار‌ها برای پشتیبانی مشتریان می‌شود. در ادامه راویستک قصد دارد درباره اینکه سیستم تلفن گویا منشی هوشمند چگونه است و مزایا و کاربرد آن صحبت کند.

تلفن گویا چیست؟

 

تلفن گویا چیستپاسخ صوتی تعاملی یک ویژگی سیستم تلفن تجاری خودکار است که با تماس‌گیرندگان ارتباط برقرار می‌کند و با دادن گزینه‌هایی به آن‌ها از طریق منو، اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند. سپس اقداماتی را بر اساس پاسخ‌های تماس‌گیرنده از طریق صفحه‌کلید تلفن یا پاسخ صوتی آن‌ها انجام می‌دهد. این تلفن با توجه به انتخاب تماس‌گیرندگان تعیین می‌کند که اطلاعاتی را ارائه بدهد یا اگر موضوع پیچیده‌تر است آن‌ها را به یک عامل انسانی هدایت کند تا بهتر بتواند نیاز آن‌ها را برطرف کند. این تلفن پیام‌های از پیش ضبط‌شده یا فناوری تبدیل متن به گفتار را به یک رابط چند فرکانس دوگانه ترکیب می‌کند تا تماس‌گیرندگان به‌راحتی اطلاعات را دریافت کنند.

تاریخچه تلفن گویا

تاریخچه تلفن گویا

در سال 1936 در آزمایشگاه بل پروژه‌ای درزمینهٔ فناوری گفتار شروع شد که نتیجه آن دستگاهی به نام وادر شد. در سال 1961 سیستم بل روشی جدید شماره‌گیری طراحی کرد و در سال 1962 در نمایشگاه سیاتل از تلفنی رونمایی کرد که قادر بود کد‌های منطقه‌ای را با استفاده از فناوری DTMF شماره‌گیری کند.

در دهه 70 بااین‌وجود که استفاده از تلفن‌های گویا افزایش پیداکرده بود ولی فناوری آن پیچیده و هزینه‌بر بود و سیستم‌های تلفن گویای اولیه با واژگان کمی محدود بودند.

در اوایل دهه 80 لئون فربر وقتی‌که قیمت فناوری Hard Drive به محله به‌صرفه بودن رسید، سیستمی ارائه داد که گفتار دیجیتالی شده را بر روی دیسک ذخیره، پیام صوتی مناسب را پخش و پاسخ DTMF انسانی را پردازش کند. در اواخر دهه 90 با گسترش بیشتر فناوری شرکت‌ها برای یکپارچه‌سازی تلفن و کامپیوتر اقدام می‌کردند و این تلفن تبدیل به عنصر حیاتی برای گردآوری داده‌های مشتریان جهت پاسخگویی درست شد.

انواع تلفن گویا

انواع تلفن گویا

انواع مختلفی از تلفن گویا منشی هوشمند وجود دارد که بر اساس نحوه عملکرد، ویژگی‌ها و کاربرد تقسیم می‌شوند. با توجه به اینکه می‌دانید تلفن گویا چیست، برخی از رایج‌ترین انواع این تلفن عبارت‌اند از:

  • تلفن گویا مبتنی بر سخت‌افزار: این تلفن به‌عنوان خدمات VOIP یک دستگاه سخت‌افزاری است که به تلفن یا شبکه تلفنی متصل می‌شود. این سیستم تلفنی به پخش پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده می‌پردازد و تماس‌گیرندگان را به مسیر‌های مختلف هدایت می‌کند.
  • تلفن گویا مبتنی بر نرم‌افزار:این نوع سیستم تلفنی یک برنامه نرم‌افزاری است که روی کامپیوتر یا سرور اجرا می‌شود. این سیستم پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده را پخش می‌کند و سپس به راهنمایی تماس‌گیرندگان می‌پردازد.
  • تلفن گویا ابری:این نوع تلفن در فضای ابری میزبانی می‌شود. این بدان معناست که نیازی به سخت‌افزار یا نرم‌افزار محلی نیست. تماس‌گیرندگان می‌توانند از طریق تلفن، تلفن همراه یا وب‌سایت با سیستم تماس بگیرند.
  • تلفن گویا تعاملی: این تلفن از تماس‌گیرندگان می‌خواهد تا با استفاده از صفحه‌کلید یا دکمه‌های فشاری، اقداماتی را انجام دهند. به‌عنوان‌مثال، تماس‌گیرندگان ممکن است بتوانند شماره داخلی را وارد کنند یا گزینه‌ای را از منوی صوتی انتخاب کنند.
  • تلفن گویا هوشمند: این سیستم تلفن از هوش مصنوعی برای ارائه خدمات پیشرفته مانند تشخیص گفتار و چت بات استفاده می‌کند. به‌عنوان‌مثال، تلفن گویا هوشمند ممکن است بتواند سؤالات تماس‌گیرندگان را درک و پاسخ دهد یا آن‌ها را به‌صورت خودکار به بخش مناسب هدایت کند.

مزایای منشی دیجیتال

به‌طور کلی برای سازمان‌ها و نهادهایی که به صورت مستقیم و شبانه‌روزی با مشتری‌های خود در ارتباط هستند، وجود راه‌های فوری ارتباط تلفنی یکی از اهم موضوعاتی است که باید به آن توجه شود. در ادامه به بررسی مزایای این سیستم تلفنی برای کسب‌و‌کار‌ها می‌پردازیم:

  • خدمات‌رسانی بهتر به مشتریان

خدمات‌رسانی بهتر به مشتریان

در سیستم این تلفن با سرعت بیشتری می‌توان به مشتریان پاسخ داد و مشتریان می‌توانند پاسخ خود را با دنبال کردن دستورالعمل‌ها و انتخاب درست از لیست دریافت کنند. ای موضوع سبب می‌شود که زمان انتظار برای مشتری کاهش یابد و در زمان صرفه‌جویی شود. سیستم IVR حجم تماس‌های ورودی را از این طریق کم می‌کند و بدین ترتیب مشتریان زمان کمتری در صف انتظار می‌مانند و نتیجه آن رضایت بیشتر مشتری می‌شود.

  • افزایش امنیت

برخی از سیستم‌های تلفن گویا از فناوری تشخیص صدا برای تأیید هویت افراد استفاده می‌کنند و یک ‌لایه امنیتی بیشتری اضافه می‌کنند. این می‌تواند برای اطلاعات شخصی بسیار حساس، مانند امنیت اجتماعی و شماره تلفن، بررسی و اطلاعات حساب پس‌انداز و نتایج آزمایشگاهی مفید باشد.

  • در دسترس بودن مدام

بهترین بخش در مورد تلفن‌های گویا این است که کار کردن آن به انسان وابسته نیست. هنگامی‌که برنامه‌ریزی شد، به کار خود ادامه می‌دهد مگر اینکه پیکربندی دیگری انجام شود.

این بدان معناست که برخلاف ما انسان‌ها، نیازی به خواب یا استراحت ندارد. مشتریان حتی در نیمه‌های شب می‌توانند با شرکت شما تماس بگیرند و با استفاده از تلفن های گویا و فهرست راهنما، پاسخ خود را دریافت کنند. آن‌ها حتی در روز‌های تعطیل و ساعات غیر اداری می‌توانند در خصوص خدمات شما سؤالات و مشکلات خود را بدون ارتباط مستقیم با نمایندگان شما برطرف کنند و به‌صورت نامحدود از طرف شما پشتیبانی شوند.

  • امکان شخصی‌سازی تماس‌ها

امکان شخصی‌سازی تماس‌ها

سیستم تلفنی گویا با شخصی‌سازی کمک می‌کند تا ارتباط شما با مشتریان بهبود یابد. شما با این روش می‌توانید با در دست داشتن اطلاعات کاربری تماس‌گیرنده، سیستم پاسخگویی را بر اساس اطلاعات شخصی او تنظیم کنید و با توجه به نام آن‌ها یا اطلاعات تماسشان پاسخ را از واحد درست ارسال کنید. شما می‌توانید زبان را انتخاب کنید و گزینه‌ها را بر اساس زبان انتخابی تنظیم کنید.

با کسب اطلاعات بیشتر درباره اینکه VOIP چیست، می‌توانید از این سیستم تلفنی برای کسب‌وکار خود بیشترین بهره را ببرید.

  • ایجاد تصویر حرفه‌ای از کسب‌وکار

سیستم تلفن گویا منشی هوشمند کمک می‌کند تا مشتریان بادید بهتری به کسب‌و‌کار شما نگاه کنند و شما به نظر آن‌ها حرفه‌ای‌تر بیایید. درگذشته تلفن‌های گویا گران بود و زیرساخت آن سخت بود به همین دلیل اکثر مردم فکر می‌کردند سازمان‌های بزرگ فقط می‌توانند از آن استفاده کنند ولی اکنون این سیستم تلفنی یک راه‌حل برای ارتباط درست با مشتری است که بسیار مقرون‌به‌صرفه است. شرکت‌های کوچک برای خلق تصویر ذهنی بهتر در مشتری و شرکت‌های بزرگ برای ارائه بهتر خدمات و مدیریت تماس‌ها بهتر از تلفن گویا بهره ببرند.

  • افزایش بازدهی و کاهش خطا

افزایش بازدهی و کاهش خطا

این تلفن برخلاف انسان مستعد اشتباه و خطا نیست و با مسیریابی درست و انتقال تماس به واحد و نماینده مرتبط موجب می‌شود که مشتری سریع پاسخ خود را دریافت کند و این‌گونه بازدهی کسب‌و‌کار افزایش پیدا می‌کند. چون سیستم منشی دیجیتال به واحد و افراد مرتبط متصل می‌شود در‌نتیجه امکان خطا در پاسخ و راهنمایی اشتباه کم می‌شود. در پاسخگویی سنتی انسانی که مسئول پاسخ تماس‌ها است ممکن است به مشتریان اشتباه پاسخ دهد یا به فرد یا واحد نامربوط وصل کند.

از آنجا که تلفن گویا معمولاً بر روی بستر شبکه VoIP پیاده‌سازی می‌شود، می‌توان گفت نگهداری شبکه تلفن VoIP و تلفن گویا دو مقوله بسیار مرتبط به هم هستند که برای اطمینان از عملکرد روان و بی‌وقفه یک مرکز تماس، هر دو نیاز به توجه و مراقبت دارند.

  • صرفه جویی در هزینه‌ها

زمانی که از تلفن‌های گویا استفاده می‌کنید دیگر نیازی به منشی نخواهد بود و بیشتر سؤالات را که نیروی انسانی پاسخ آن‌ها را می‌داد توسط این سیستم پاسخگویی می‌شود گه این موضوع باعث کاهش هزینه‌های نیروی اضافی می‌شود. درواقع تلفن گویا یک منشی با هوش مصنوعی است که مشتریان را با اطلاعات درست در زمینه‌های مرتبط پشتیبانی می‌کند. این موضوع علاوه بر کاهش هزینه جذب نیروی انسانی کمک می‌کند تا از پتانسیل افراد در واحد‌های دیگر بهره ببرید.

  • زمانی برای اطلاع‌رسانی‌ها

این سیستم تلفنی بهترین ابزاری است که می‌توانید در کنار ارائه اطلاعات به تماس‌گیرندگان، کسب‌و‌کارتان هم به آن‌ها معرفی کنید. درواقع ممکن است با شنیدن متوجه اطلاعات و خدماتی از شما می‌شود که قبل از این اطلاعی درباره آن‌ها نداشته است. اطلاعات خاصی را می‌توانید در تلفن های گویا قرار دهید مثل اطلاعات مربوط به تغییر آدرس، جشنواره یا نمایشگاه. همچنین اگر بدانید بازاریابی تلفنی چیست، این سیستم در روند ارتباط با مشتریان بسیار تاثیر‌گذار است.

قابلیت‌های تلفن گویا منشی هوشمند

درباره اینکه تلفن گویا چیست و این سیستم چه مزایایی دارد پرداختیم. این سیستم تلفنی قابلیت‌هایی برای کسب‌و‌کار‌ها و سازمان‌ها دارد که از آن نباید غافل شد. در ادامه به این قابلیت‌ها می‌پردازیم:

  • اطلاع‌رسانی:

اطلاع‌رسانی

قابلیت اطلاع‌رسانی در تلفن‌های گویا می‌تواند به کسب‌و‌کار‌ها و سازمان‌ها کمک کند تا اطلاعات مهم را به‌صورت خودکار به مخاطبان خود اطلاع دهند. این اطلاع‌رسانی می‌تواند به دو صورت پویا و ایستا باشد. اطلاعات ایستا اطلاعاتی است که به‌صورت خودکار از تلفن پخش می‌شود. این قابلیت می‌تواند برای اهداف مختلفی استفاده شود ازجمله:

  • اطلاع‌رسانی در مورد محصولات و خدمات جدید
  • اطلاع‌رسانی در مورد رویدادهای ویژه
  • اطلاع‌رسانی در مورد تغییرات در ساعات کاری
  • اطلاع‌رسانی در مورد خرابی‌های خدمات

پس نرم‌افزار سیستم IVR به بانک‌های اطلاعاتی مثل Access, SQL Server, Oracle می‌تواند متصل شود و با گرفتن کد‌های ورودی، گزارش یا متنی را به‌صورت پویا تولید کند. اطلاع‌رسانی به روش پویا مقادیر عددی، ساعت، تاریخ و وضعیت‌ها را به‌صورت هوشمند و با فرمت متنوع ارائه می‌دهد. این قابلیت می‌تواند برای اهداف مختلفی استفاده شود از‌جمله:

  • مانده‌حساب مشتری، گردش حساب‌ها و یا گزارش‌های مالی
  • میزان مکالمات، حجم اینترنت مصرفی، تعداد پیامک‌های موفق و…
  • اطلاعات تحصیلی شامل دوره‌های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
  • وضعیت پرونده‌ها، نامه‌ها و مکاتبات
  • اعلام وضعیت آب‌وهوا، ساعت و …

در قابلیت اطلاع‌رسانی تلفن گویا منشی هوشمند بهتر این نکات را رعایت کنید:

  • پیام‌ها کوتاه، مختصر و مفید باشند.
  • از زبان ساده و قابل‌فهم استفاده کنید.
  • اطلاعات تماس خود را در انتهای پیام‌ها ارائه دهید.
  • انتقال مکالمه:

این قابلیت در تلفن‌های گویا به تماس‌گیرندگان این امکان را می‌دهد تا تماس خود را به واحد یا فردی دیگر منتقل کنند. انتقال مکالمه ابزاری ارزشمند برای کسب‌و‌کار‌ها به‌حساب می‌آید و کمک می‌کند تا تماس‌ها را به‌صورت کارآمد مدیریت کنند و مطمئن شوند که تماس‌گیرندگان به کمک مورد‌نیاز خود دسترسی پیدا می‌کنند.

قابلیت انتقال مکالمه معمولاً به‌صورت دستی انجام می‌شود. تماس‌گیرنده به یک پیام صوتی هدایت می‌شود که به آن‌ها امکان می‌دهد بخش یا شخص موردنظر خود را انتخاب کنند. سپس، تماس به‌طور خودکار به آن بخش یا شخص منتقل می‌شود. ولی در بعضی از سیستم‌های تلفنی، انتقال مکالمه به‌صورت خودکار انجام می‌شود. این سیستم‌ها از هوش مصنوعی یا یادگیری ماشین برای شناسایی تماس‌های مناسب و انتقال آن‌ها استفاده می‌کنند.

  • صندوق صوتی

صندوق صوتی

گفتنی است صندوق صوتی در تلفن های گویا، یک ویژگی است که به کاربران امکان می‌دهد پیام‌های صوتی را دریافت و ذخیره کنند. با استفاده از صندوق صوتی، کاربران می‌توانند پیام‌های خود را پس از ارائه دستورات مشخص، ضبط و ذخیره کنند. سپس می‌توانند این پیام‌ها را به محضر خود بازگردانند و آن‌ها را گوش کنند. این ویژگی برای کاربرانی که در حال حاضر مشغول هستند یا قادر به پاسخگویی نیستند، بسیار مفید است. برای بهره‌وری بیشتر از این قابلیت بهتر نکات زیر را رعایت کنید:

  • پیام‌های صوتی واضح و مختصر باشند.
  • اطلاعات تماس خود را در انتهای پیام‌ها ارائه دهید.
  • پیام‌های صوتی دریافتی را به‌طور منظم بررسی کنید.
  • پیام گو

سیستم پیام گو در تلفن گویا یک سیستم مبتنی بر نرم‌افزار است که به کسب‌و‌کار‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیام‌های صوتی از پیش ضبط‌شده را برای مشتریان خود ارسال کنند. با استفاده از این سرویس، کاربران می‌توانند پس از ارائه دستورات مشخص، پیام‌های خود را ضبط و ذخیره کنند. سپس می‌توانند این پیام‌ها را به محضر خود بازگردانند و آن‌ها را گوش کنند.

سیستم پیام گو در این تلفن معمولاً به‌صورت خودکار فعال می‌شود. هنگامی‌که تماس‌گیرنده با یک شماره تلفن که سیستم پیام گو دارد تماس می‌گیرد، پیام صوتی از پیش ضبط‌شده پخش می‌شود. این پیام صوتی می‌تواند اطلاعات مختلفی را در مورد ساعات کاری، اطلاعات تماس و پیام‌های مهم ارائه دهد.

  • سیستم رزرو کردن به‌صورت خودکار

سیستم رزرو کردن به‌صورت خودکار

این قابلیت تلفن‌های گویا در مراکزی که سیستم رزرو کردن دارند، اجرا می‌شود. این سیستم به تماس‌‌گیرندگان این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به صحبت با یک اپراتور، یک قرار ملاقات یا نوبت رزرو کنند. سازمان‌های خدماتی مثل بیمارستان‌ها، هتل‌ها و … می‌توانند از این قابلیت بهره ببرند. این سیستم صف انتظار در نرم افزار مرکز تماس را کاهش می‌دهد.

برای پیاده‌سازی سیستم رزرو خودکار در این تلفن بهتر است این نکات را رعایت کنید:

  • منو‌های صوتی واضح و مختصر باشند.
  • اطلاعات دقیق در مورد زمان‌ها و تاریخ‌های موجود ارائه دهید.
  • فرآیند رزرو را ساده و آسان کنید.
  • سیستم خود را به‌طور منظم آزمایش کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کند.
  • سیستم نظرسنجی

سیستم نظرسنجی در تلفن گویا یا Voice Survey System به معنای ساده‌تر، یک سیستم است که امکان جمع‌آوری نظرات و اطلاعات از طریق تلفن را فراهم می‌کند. این سیستم از صداهای ضبط‌شده مشتریان استفاده می‌کند تا سؤالات و نظرسنجی‌های مختلف را به‌ویژه در مورد تجربه مشتری، رضایت او و درک از محصول یا خدمات شما، انجام دهد.

برای پیاده‌سازی یک سیستم نظرسنجی کارآمد در این سیستم تلفنی بهتر است این دو نکته را رعایت کنید:

  • موضوعات نظرسنجی خود را مرتبط و مؤثر انتخاب کنید.
  • از تماس‌گیرندگان بخواهید تا بازخورد خود را به‌طور کامل بیان کنند.

با استفاده از سیستم نظرسنجی در تلفن‌های گویا، شرکت‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به رضایت مشتری را به‌صورت سریع و کارا جمع‌آوری کنند و در بهبود کیفیت محصول و خدمات خود پیشرفت کنند. همچنین، این سیستم به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا با بالا بردن سطح رضایت مشتریان، لیست مشتریان خود را گسترش دهند و باعث ارتقای فروش و سودآوری شوند.

  • سیستم رأی‌گیری

سیستم رأی‌گیری

سیستم رأی‌گیری در تلفن گویا یا Voice Voting System یک سیستم است که به شرکت‌ها، سازمان‌ها، یا ارگان‌ها امکان می‌دهد تا رأی‌گیری و جمع‌آوری آراء و نظرات مختلف از طریق تماس تلفنی انجام دهند. این سیستم معمولاً برای مواردی مانند انتخابات، نظرسنجی‌ها، تصمیم‌گیری‌های گروهی، یا هر نوع فرآیند نیاز به شمارش و جمع‌آوری آراء دارد. در این سیستم رأی‌گیری می‌تواند به چند صورت اجرا شود، ازجمله:

  • رأی‌گیری یک‌بارمصرف:  طی این رأی‌گیری فقط یک‌بار از تماس‌گیرندگان سؤال می‌شود.
  • رأی‌گیری دوره‌ای: این نوع رأی‌گیری به‌طور منظم و زمان مشخص از تماس‌گیرندگان پرسیده می‌شود.
  • رأی‌گیری سفارشی: این نوع رأی‌گیری متناسب با نیاز‌های خاص یک کسب‌و‌کار طراحی می‌شود.
  • سفارش گیری

سفارش گیری در تلفن‌های گویا یک سیستم است که به مشتریان امکان می‌دهد که از طریق تماس تلفنی سفارش محصولات یا خدمات را به شرکت یا سازمان موردنظر دهند. این سیستم به شرکت‌ها و کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا فرآیند سفارش گیری و پذیرش سفارش‌های مشتریان را بهبود بخشند و به‌صورت اتوماتیک و کارا اطلاعات سفارش‌ها را ثبت و پردازش کنند. گفتنی است در این سیستم تلفنی دو نوع سفارش گیری وجود دارد:

  • سفارش گیری ساده: این نوع سفارش گیری فقط اطلاعات اساسی مانند محصول یا خدمات موردنظر و اطلاعات تماس را جمع‌آوری می‌کند.
  • سفارش گیری پیشرفته: این نوع سفارش گیری اطلاعات بیشتری مانند اطلاعات محصول یا خدمات، اطلاعات سفارش و اطلاعات پرداخت را جمع‌آوری می‌کند.

سفارش گیری در این تلفن می‌تواند در صنایع مختلف مورداستفاده قرار بگیرد، ازجمله رستوران‌ها، فروشگاه‌ها، خدمات پستی، شرکت‌های توزیع و حمل‌ونقل و بسیاری از دیگر کسب‌وکارها که نیاز به سفارش گیری مشتریان دارند. این قابلیت از امکانات سیستم تلفن VOIP است.

  • اعلام کردن بدهی مشتریان

مکانیسم اعلام کردن بدهی مشتریان در تلفن‌های گویا می‌تواند به‌صورت ساده یا پیچیده، بسته به نیاز و امکانات موجود در این سیستم تلفنی انجام شود. در ادامه، نحوه انجام این کار توصیف‌شده است:

  1. شناسایی مشتری: اولین قدم، شناسایی مشتری است. این کار می‌تواند با استفاده از شماره تلفن، شماره مشتری یا سایر اطلاعات شناسایی انجام شود.
  2. اعلام بدهی: پس از شناسایی مشتری، باید بدهی او اعلام شود. این کار باید به‌طور واضح و مختصر انجام شود.
  3. ارائه راه‌حل: پس از اعلام بدهی، باید راه‌حلی برای پرداخت آن ارائه شود. این راه‌حل می‌تواند شامل تسویه‌حساب، اقساط یا سایر گزینه‌ها باشد.
  4. ثبت اطلاعات: اطلاعات تماس مشتری و اطلاعات بدهی باید ثبت شود. این اطلاعات برای پیگیری بعدی موردنیاز است.
  • ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف

ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف

ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف در منشی دیجیتال به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا این سیستم تلفنی خود را با وب‌سرویس‌های مختلف ارتباط برقرار کند. این ارتباطات می‌توانند از طریق وب‌سرویس‌های RESTful یا API های مخصوص باشند. این ارتباطات امکان انتقال اطلاعات بین سیستم تلفنی گویا و سایر سیستم‌ها را برای اهداف مختلف فراهم می‌کنند.

این قابلیت‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

  • امکان دسترسی به اطلاعات از سیستم‌های دیگر: این سیستم می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا اطلاعات از سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های CRM، ERP یا سیستم‌های مالی را به سیستم تلفنی گویا خود اضافه کنند. این امر می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا تماس‌های ورودی را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند و اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار تماس‌گیرندگان قرار دهند.
  • امکان انجام اقدامات خودکار: این قابلیت می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا اقدامات خودکار را در سیستم تلفن‌های گویا خود ایجاد کنند. این اقدامات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
    • ارسال ایمیل یا پیامک به تماس‌گیرندگان
    • ایجاد تیکت در سیستم پشتیبانی
    • انتقال تماس به یک اپراتور
  • امکان ایجاد تجربه‌های سفارشی برای تماس‌گیرندگان: این سیستم می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا تجربه‌های سفارشی برای تماس‌گیرندگان ایجاد کنند. این امر می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا تماس‌گیرندگان را بهتر جذب کنند و رضایت آن‌ها را افزایش دهند.

برای راه‌اندازی سامانه IVR به چه سخت‌افزاری نیاز داریم؟

برای راه‌اندازی سامانه IVR به چه سخت‌افزاری نیاز داریم

تا کنون درباره اینکه تلفن گویا چیست و مزایا و قابلیت‌های این سیستم چیست صحبت شد. سخت‌افزار موردنیاز برای راه‌اندازی سامانه تلفن های گویا به عوامل مختلفی مانند اندازه کسب‌و‌کار، تعداد تماس‌ها و ویژگی‌های مورد‌نیاز بستگی دارد. به‌طور‌کلی، سخت‌افزار مورد‌نیاز برای راه‌اندازی سامانه تلفنی گویا شامل موارد زیر است:

  • خط تلفن

اولین موردی که برای راه‌اندازی این سامانه تلفنی نیاز دارید، خط تلفن است. می‌توانید از خط تلفن ثابت یا خط تلفن همراه استفاده کنید.

  • تجهیزات تلفن

تجهیزات تلفن شامل تلفن، هدست و نرم‌افزار تلفن است. تلفن و هدست برای برقراری تماس و مکالمه با تماس‌گیرندگان موردنیاز است. نرم‌افزار تلفن برای کنترل تماس‌ها و مدیریت سامانه تلفنی گویا مورد‌نیاز است.

  • سرور

سرور برای ذخیره داده‌ها و اجرای نرم‌افزار تلفن‌های گویا موردنیاز است. اگر کسب‌و‌کار شما کوچک است، می‌توانید از یک سرور مجازی استفاده کنید. اگر کسب‌و‌کار شما بزرگ است، باید از یک سرور فیزیکی استفاده کنید.

  • IP PBX

IP PBX یا سانترال Voip یک سیستم تلفنی است که از طریق پروتکل اینترنت (IP) کار می‌کند. IP PBX‌ها انعطاف‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر از سیستم‌های تلفنی سنتی هستند. برای آشنایی با سانترال مقاله سانترال چیست را مطالعه کنید.

  • سخت‌افزار VoIP

سخت‌افزار VoIP برای برقراری تماس‌های تلفنی از طریق اینترنت موردنیاز است.

نرم‌افزار‌های موردنیاز برای راه‌اندازی سیستم تلفن گویا

نرم‌افزار‌های موردنیاز برای راه‌اندازی سیستم تلفن گویا

علاوه بر سخت‌افزار‌ها برای راه‌اندازی تلفن گویا منشی هوشمند به بعضی از نرم‌افزار‌ها احتیاج است. در ادامه به نرم‌افزار‌های مورد نیاز می‌پردازیم:

  • نرم‌افزار تلفنی گویا: نرم‌افزاری که امکان تماس گیری، مدیریت تماس‌ها و ارسال پیام‌ها را فراهم می‌کند.
  • پایگاه داده: برای ذخیره‌سازی اطلاعات مشتریان، سفارش‌ها و سایر اطلاعات مرتبط.
  • سیستم مدیریت سفارش: برای پردازش سفارش‌ها و مدیریت آن‌ها.
  • امنیت و حفاظت از داده: برای محافظت از اطلاعات حساس مشتریان و تماس‌ها.
  • اتصال به وب‌سرویس‌ها و API ها: برای ارتباط با سایر سیستم‌ها و وب‌سرویس‌های موردنیاز.
  • رابط کاربری: برای اداره و پیکربندی سامانه تلفن‌های گویا.
  • راه‌اندازی و پشتیبانی: برنامه‌های راه‌اندازی و پشتیبانی تلفن گویا.

روش استفاده از تلفن گویا

روش استفاده از تلفن گویا

سیستم تلفن گویا چیست؟ IVR یک راه آسان برای مشتریان است تا با شما ارتباط برقرار کنند. برای استفاده از این سیستم، مشتریان می‌توانند با شماره تلفن مخصوصی که شما فراهم کرده‌اید تماس بگیرند. در زمان تماس، یک منوی گزینه‌ها به آن‌ها ارائه می‌شود تا بتوانند گزینه موردنظر خود را انتخاب کنند. مثلاً اگر بخواهند سفارش ثبت کنند، به آن‌ها گزینه‌های مرتبط با سفارش گیری اعلام می‌شود.

با این روش، مشتریان می‌توانند به‌راحتی از خدمات یا محصولات شما استفاده کنند و شما هم بهبود در فرآیند سفارش گیری و ارتباط با مشتریان خود داشته باشید. همچنین، مکانیم اعلام بدهی مشتریان نیز می‌تواند به این سیستم اضافه شود تا اطلاعات مالی مربوط به هر مشتری به‌طور خودکار ثبت و اعلام شود.

تلفن گویا برای چه کسب‌و‌کاری مناسب است؟

با توجه به اینکه دانستید تلفن گویا چیست پاسخ به پرسش فوق آسان‌تر می‌شود. این تلفن برای کسب‌و‌کارهایی که حجم بالایی از تماس‌های ورودی دارند، لازم است. این کسب‌و‌کارها می‌توانند از این سیستم تلفنی برای مدیریت تماس‌های ورودی و بهبود تجربه مشتری استفاده کنند.

این کسب‌و‌کار‌ها بهتر است از تلفن گویا استفاده کنند:

  • کسب‌و‌کارهای خدمات مشتری: کسب‌و‌کارهای خدمات مشتری مانند شرکت‌های هواپیمایی، شرکت‌های بیمه و شرکت‌های فناوری از این تلفن برای پاسخگویی به سؤالات و مشکلات مشتریان استفاده می‌کنند.
  • کسب‌و‌کارهای خرده‌فروشی: کسب‌و‌کارهای خرده‌فروشی مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای و فروشگاه‌های آنلاین از تلفن گویا برای ارائه خدمات به مشتریان مانند سفارش آنلاین و پیگیری سفارش استفاده می‌کنند.
  • کسب‌و‌کارهای دولتی: کسب‌و‌کارهای دولتی مانند ادارات دولتی و خدمات عمومی از این سیستم تلفنی برای ارائه خدمات به شهروندان استفاده می‌کنند.

کلام پایانی

در این مقاله به این پرسش که تلفن گویا چیست پرداختیم و فهمیدیم تلفن گویا منشی هوشمند یا سیستم منشی دیجیتال با پخش پیام خودکار پاسخگوی تماس‌گیرندگان به یک سازمان یا کسب‌و‌کار است. امروزه استفاده از این تجهیزات فراگیر شده است و هر کسب‌و‌کار کوچک و بزرگی از تلفن‌های گویا بهره می‌برند و همچنین استفاده از این تلفن در Voip یکی از روش‌های برقراری با تماس‌گیرندگان است. در این مقاله درباره اینکه سیستم تلفنی گویا تماس‌ها را مدیریت و پاسخگویی می‌کند تا به درخواست تماس‌گیرندگان در کمترین زمان رسیدگی شود، اشاره شد.

از طرفی مزایای این سیستم تلفنی برای صاحبان کسب‌و‌کار مانند تصویرسازی قوی از برند، نظارت و بهبود فرایند کاری مجموعه، بهره‌وری عملیاتی بیشتر، امنیت VOIP، در دسترس بودن همیشگی و پاسخگویی شبانه‌روزی و همچنین استفاده بهینه از زمان پاسخگویی برای بازاریابی بیان شد و مشخص شد این سرویس به‌راحتی راه‌اندازی می‌شود و تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پیچیده‌ای نمی‌خواهد.